PAGE西藏村居檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)西藏村居檔案室建設(shè)與管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，服務(wù)村居各項(xiàng)工作及社會發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于西藏自治區(qū)內(nèi)所有村居檔案室的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則村居檔案室應(yīng)對本村居形成的各類檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管和利用，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映村居工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備，嚴(yán)禁虛假和篡改檔案。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案實(shí)體和信息安全，嚴(yán)格控制檔案查閱、借閱范圍，防止檔案失密、泄密。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為村居工作及村民提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)村居應(yīng)設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)本村居檔案的具體管理工作。檔案室應(yīng)相對獨(dú)立，具備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常工作。對檔案進(jìn)行定期檢查，確保檔案安全，對破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。建立檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案查詢利用。按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤服務(wù)。參與檔案信息化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)村居檔案室的管理工作，制定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。審核檔案整理質(zhì)量，對檔案鑒定、銷毀等重要事項(xiàng)進(jìn)行審批。協(xié)調(diào)檔案管理與村居其他工作的關(guān)系，保障檔案工作順利開展。定期向上級檔案管理部門匯報(bào)檔案工作情況，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案收集（一）收集范圍1.黨群工作類黨組織建設(shè)、黨員管理、組織活動(dòng)等文件材料。群團(tuán)工作相關(guān)文件，如團(tuán)支部、婦聯(lián)工作記錄等。2.行政管理類村居各類會議記錄、決議、紀(jì)要。工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。人事任免、考核、獎(jiǎng)懲等文件。財(cái)務(wù)收支憑證、賬目、審計(jì)報(bào)告等。村規(guī)民約、自治章程等。3.經(jīng)濟(jì)發(fā)展類產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃、項(xiàng)目申報(bào)及實(shí)施文件。土地承包、流轉(zhuǎn)合同及相關(guān)文件。企業(yè)經(jīng)營、招商引資等資料。4.社會事務(wù)類民政工作文件，如低保、五保、優(yōu)撫等申請及審批材料。教育、衛(wèi)生、文化等工作記錄。社會保障、就業(yè)服務(wù)相關(guān)文件。環(huán)境衛(wèi)生、公共設(shè)施建設(shè)與管理文件。5.其他類反映村居歷史變遷、重大事件、特色文化等具有保存價(jià)值的資料。上級部門下發(fā)的與本村居相關(guān)的各類文件、通知等。（二）收集要求1.各部門、各崗位工作人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料移交檔案室。2.移交的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于重要文件的電子版本，應(yīng)同時(shí)移交檔案室，并確保格式正確、內(nèi)容完整可讀取。（三）收集時(shí)間1.每年年初，各部門應(yīng)制定本年度檔案收集計(jì)劃，并定期向檔案室移交檔案。2.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案移交檔案室。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照黨群工作、行政管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會事務(wù)等類別進(jìn)行一級分類。2.每一類別下再根據(jù)檔案內(nèi)容的具體性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行二級分類，如行政管理類可分為會議文件、工作計(jì)劃、人事檔案等。3.二級分類下可進(jìn)一步細(xì)分形成三級分類，如會議文件可按年度、會議主題等進(jìn)行細(xì)分。（二）整理方法1.文書檔案按年度、保管期限、問題等進(jìn)行排列，同一事由的文件集中排列在一起。去除文件上的金屬物，對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)，對字跡模糊或褪色的文件進(jìn)行復(fù)制。編寫頁號，在文件有字跡的頁面正面的右上角、背面的左上角編寫頁號。填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目。裝訂文件，采用三孔一線的方法進(jìn)行裝訂，保持文件整齊牢固。填寫卷皮，包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、年度、保管期限、密級等內(nèi)容。2.科技檔案按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，一個(gè)項(xiàng)目的檔案集中在一起。對項(xiàng)目文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編制項(xiàng)目檔案目錄，詳細(xì)記錄項(xiàng)目文件的題名、編號、日期、來源等信息。建立項(xiàng)目檔案索引，方便快速查找項(xiàng)目相關(guān)檔案。3.會計(jì)檔案按照會計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類，如會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。會計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊，封面注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等。會計(jì)賬簿應(yīng)按年度整理，加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、年度等。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按年度裝訂，注明報(bào)告名稱、年度、月份等。（三）整理期限檔案管理人員應(yīng)在接收檔案后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理，確保檔案分類清晰、排列有序。對于數(shù)量較多、整理難度較大的檔案，可適當(dāng)延長整理期限，但最長不超過[X]個(gè)工作日。五、檔案保管（一）保管設(shè)施1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光（紫外線）、防塵、防有害生物等功能。2.配備檔案密集架、檔案柜、防磁柜等檔案存儲設(shè)備，確保檔案存放安全有序。3.安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，將檔案室溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。4.配備消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品、防霉劑等安全防護(hù)用品。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)，一式多套，分別存放在不同地點(diǎn)。備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。3.對重要的實(shí)物檔案，如證書、獎(jiǎng)牌等，應(yīng)專柜存放，并做好登記和保護(hù)措施。（三）保管期限1.永久保管涉及村居歷史變革、重大事件、重要政策法規(guī)執(zhí)行等具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。村居的重要資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)文件、土地房產(chǎn)證書等。上級部門明確要求永久保存的與本村居相關(guān)的文件。2.定期保管保管期限為[X]年的檔案，主要包括一般性的行政管理文件、短期的工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。保管期限為[X]年的檔案，如一般性的黨群工作文件、經(jīng)濟(jì)發(fā)展項(xiàng)目的階段性文件等。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等。2.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對失去保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清冊，包括檔案題名、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。4.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人審核、村居負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀清冊永久保存。六、檔案利用（一）利用范圍1.村居內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.村民因個(gè)人權(quán)益保障、了解村居歷史文化等合理需求查閱檔案。3.上級部門、其他單位因工作聯(lián)系需要查閱與本村居相關(guān)的檔案。（二）利用手續(xù)1.村居內(nèi)部工作人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.村民查閱檔案，應(yīng)攜帶有效身份證件，填寫檔案查閱登記表，說明查閱事由，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后查閱。3.上級部門、其他單位查閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)村居負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員陪同查閱。（三）利用方式1.現(xiàn)場查閱檔案利用者可在檔案室現(xiàn)場查閱紙質(zhì)檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。2.復(fù)制根據(jù)利用者需求，檔案室可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，注明復(fù)制日期、用途等，并加蓋檔案室印章。3.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，需經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)村居檔案的數(shù)字化管理，建立涵蓋各類檔案信息的電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案檢索、利用效率，方便檔案資源共享。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行去污、糾偏、裁剪等處理，保證圖像質(zhì)量。2.數(shù)據(jù)錄入將掃描后的檔案圖像進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，包括題名、文號、責(zé)任者、日期、保管期限等字段信息。數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確無誤，錄入人員應(yīng)進(jìn)行自檢和互檢。3.數(shù)據(jù)掛接將電子檔案圖像與對應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行掛接，形成完整的電子檔案記錄，便于通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢索和利用。4.存儲與備份電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理系統(tǒng)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱申請、利用登記等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息安全。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.村居應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案室工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)定期向村居負(fù)責(zé)人匯報(bào)檔案工作情況，接受村居內(nèi)部監(jiān)督。3.接受上級檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，對提出的問題及時(shí)整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。2.檔案整理質(zhì)量，檢查檔案分類是否準(zhǔn)確、編號是否規(guī)范、目錄是否完整等。3.檔案保管條件，查看檔案室設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，溫濕度是否符合要求，檔案是否存在安全隱患。4.檔案利用情況，檢查查閱、借閱手續(xù)是否完備，利用登記是否準(zhǔn)確及時(shí)。5.檔案信息化建設(shè)進(jìn)展，包括電子