PAGE重大決策檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司重大決策檔案管理，確保重大決策過程和結(jié)果的真實(shí)記錄、有效保存與規(guī)范利用，提高公司決策的科學(xué)性、民主性和規(guī)范性，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類重大決策事項(xiàng)所形成檔案的管理，包括但不限于戰(zhàn)略規(guī)劃、投資決策、重大項(xiàng)目建設(shè)、重要規(guī)章制度制定、重大人事任免等方面產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映重大決策的全過程，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理與重大決策相關(guān)的各類文件和資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的重大決策檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。5.便利性原則：便于檔案的查閱、利用和保管，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善重大決策檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好重大決策檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)重大決策檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理系統(tǒng)，確保檔案的安全與完整。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.定期對(duì)重大決策檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。（二）決策部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門重大決策事項(xiàng)相關(guān)文件、資料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理要求及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，確保重大決策檔案管理工作的順利開展。3.在重大決策過程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定做好文件材料的收集、整理和保管工作，保證檔案的質(zhì)量。（三）其他部門職責(zé)1.配合檔案管理部門和決策部門做好重大決策檔案的相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。2.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，對(duì)涉及重大決策的文件、資料進(jìn)行妥善保管，并按照要求及時(shí)移交。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.重大決策前期調(diào)研、論證、咨詢等過程中形成的文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、專家意見等。2.決策過程中形成的各類請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定等文件。3.決策執(zhí)行過程中的相關(guān)文件，如實(shí)施方案、工作進(jìn)展報(bào)告、調(diào)整記錄等。4.決策效果評(píng)估、總結(jié)等方面的文件材料。5.其他與重大決策相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)重大決策檔案的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步收集。（三）整理方法1.按照重大決策事項(xiàng)的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理。2.每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件題名、日期、來源、保管期限等信息。3.對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，并編制頁(yè)碼，確保整齊、牢固。4.建立文件材料目錄清單，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.重大決策事項(xiàng)結(jié)束后，承辦部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.對(duì)于跨年度的重大決策事項(xiàng)，應(yīng)在次年[X]月底前完成歸檔工作。（二）歸檔程序1.承辦部門填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并與檔案管理部門辦理交接手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋承辦部門進(jìn)行整改。3.審核無(wú)誤后，檔案管理部門將檔案進(jìn)行分類存放，并錄入檔案管理系統(tǒng)。（三）保管期限1.重大決策檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.對(duì)于涉及公司戰(zhàn)略發(fā)展、重要資產(chǎn)權(quán)益、重大歷史事件等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對(duì)于其他在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定定期保管期限，一般為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)按照類別、保管期限進(jìn)行有序存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱重大決策檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的重大決策檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司重大決策檔案的，應(yīng)提交書面申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔和完整。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱重大決策檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密的重大決策檔案，原則上不得借閱，確因工作需要借閱的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（四）借閱程序1.借閱申請(qǐng)人填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門向借閱人員提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱期限、歸還時(shí)間等要求。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、決策部門及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)重大決策檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。3.鑒定過程中應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、文化價(jià)值和法律價(jià)值等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交鑒定小組進(jìn)行審核，鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，并提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定小組審核通過的擬銷毀檔案清單，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀工作應(yīng)在專人監(jiān)督下進(jìn)行，銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門重大決策檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)重大決策檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理的合規(guī)性和有效性。（二）考核機(jī)制1.將重大決策檔案管理工作