PAGE住房公積金檔案保管制度一、總則（一）目的為加強住房公積金檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司住房公積金檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映住房公積金業(yè)務活動的真實情況。2.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，做到標準化、規(guī)范化。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善住房公積金檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理本公司住房公積金檔案，對檔案的收集、整理、保管、利用等工作進行指導和監(jiān)督。3.定期對檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見，并按照規(guī)定程序組織銷毀。4.負責檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護和更新，確保檔案管理工作的正常開展。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門住房公積金業(yè)務檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將業(yè)務辦理過程中形成的各類文件材料進行分類整理，編制目錄，定期移交檔案管理部門。3.在業(yè)務辦理過程中，應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管業(yè)務檔案，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。（三）檔案管理人員職責1.認真履行崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負責檔案的日常收集、整理、裝訂、編目、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。4.積極為檔案利用者提供服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，做好登記和記錄工作。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，協(xié)助編寫檔案鑒定報告和銷毀清冊。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍住房公積金檔案包括但不限于以下內(nèi)容：1.繳存單位和職工的基本信息檔案，如單位登記表、職工住房公積金繳存清冊、職工身份證復印件等。2.住房公積金繳存、提取、貸款業(yè)務檔案，包括繳存憑證、提取申請表、貸款合同、還款記錄等。3.財務檔案，如會計憑證、賬簿、報表等。4.審計、監(jiān)察檔案，如審計報告、監(jiān)察決定書等。5.其他與住房公積金業(yè)務相關(guān)的文件材料，如政策文件、會議記錄、工作總結(jié)等。（二）收集要求1.業(yè)務部門應在業(yè)務辦理完畢后及時將相關(guān)文件材料收集齊全，確保檔案的時效性。2.收集的檔案材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照住房公積金業(yè)務類別和檔案內(nèi)容，將檔案分為繳存類、提取類、貸款類、財務類、審計監(jiān)察類等若干類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.應設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.定期對保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（三）檔案存儲1.按照檔案類別和保管期限，將檔案分類存放于檔案架或檔案柜中，并在顯著位置標明檔案類別和編號。2.對于電子檔案，應采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）檔案保管期限住房公積金檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年不等。具體保管期限按照以下規(guī)定執(zhí)行：1.涉及住房公積金繳存、提取、貸款等業(yè)務的原始憑證、合同協(xié)議等重要文件材料，保管期限為永久。2.一般性業(yè)務文件材料，保管期限為15年。3.財務報表、會計憑證等財務檔案，保管期限按照國家有關(guān)財務檔案管理規(guī)定執(zhí)行。4.其他臨時性文件材料，保管期限為3年或5年。（五）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況，應及時查明原因，采取措施進行處理，并向上級主管部門報告。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱住房公積金檔案。2.繳存單位和職工因自身權(quán)益需要查閱、復印與其相關(guān)的住房公積金檔案。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)因辦案需要查閱、借閱住房公積金檔案。（二）利用手續(xù)1.本公司內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.繳存單位和職工查閱、復印與其相關(guān)的住房公積金檔案，應提供有效身份證明和相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，不得將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案，應按照規(guī)定收取復印費用。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)查閱、借閱住房公積金檔案，應出具單位介紹信和相關(guān)法律文書，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案應嚴格遵守有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的時間、內(nèi)容、利用人等信息進行詳細登記，登記記錄應妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對檔案進行鑒定。對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。2.對于涉及住房公積金繳存、提取、貸款等業(yè)務的重要文件材料，如原始憑證、合同協(xié)議等，即使保管期限已滿，也應適當延長保管期限，以備查考。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，并編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司領(lǐng)導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀。銷毀過程中，應確保檔案徹底銷毀，無法恢復。4.檔案銷毀完畢后，銷毀人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立住房公積金檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案目錄及相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能模塊：檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析、鑒定銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的需要。4.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行檔案管理工作。2.