PAGE檔案局依法監(jiān)管制度一、總則（一）目的為加強檔案局對檔案工作的依法監(jiān)管，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本地區(qū)檔案工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)各級各類機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作監(jiān)管。（三）基本原則1.依法監(jiān)管原則：嚴格依據法律法規(guī)開展檔案監(jiān)管工作，確保監(jiān)管行為合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：對各類檔案工作進行全方位監(jiān)管，不留死角。3.預防為主原則：注重檔案工作風險防范，提前采取措施避免問題發(fā)生。4.服務發(fā)展原則：通過監(jiān)管促進檔案工作更好地服務經濟社會發(fā)展。二、檔案管理機構及職責（一）檔案局職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本地區(qū)檔案工作規(guī)章制度并組織實施。2.對本地區(qū)檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導，依法查處檔案違法行為。3.負責接收、征集、整理、保管本地區(qū)重要檔案資料，推進檔案信息化建設。4.組織開展檔案宣傳、教育、培訓工作，提高全社會檔案意識。（二）機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家和本地區(qū)檔案工作法律法規(guī)及規(guī)章制度，建立健全本單位檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管本單位各類檔案，確保檔案的完整、準確、安全。3.按照規(guī)定向檔案局移交應進館的檔案，并積極配合檔案局的監(jiān)督檢查工作。4.組織開展本單位檔案信息化建設，推進檔案信息資源共享利用。5.對本單位所屬機構的檔案工作進行指導和監(jiān)督。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的文件材料，包括紙質、電子、聲像、實物等。2.對國家和社會具有重要保存價值的歷史檔案、革命歷史檔案、民族檔案等。（二）收集要求1.各單位應明確檔案收集責任部門和責任人，確保檔案收集工作及時、全面。2.收集的檔案應保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對電子文件的收集，應符合電子檔案管理相關標準，確保數(shù)據的真實性、完整性和可讀性。（三）整理規(guī)范1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照國家檔案分類標準進行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等。3.對紙質檔案進行裝訂、編頁、編目等整理工作，對電子檔案進行格式轉換、元數(shù)據著錄等處理。四、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護設施。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。（二）保管設備1.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序、便于查找。2.安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材、防蟲藥品、除濕設備等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.各單位應按照國家規(guī)定的檔案保管期限表，準確劃分檔案保管期限。（四）檔案清點與檢查1.定期對檔案進行清點，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.每年至少進行一次檔案全面檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時采取措施進行處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本單位人員查閱、借閱檔案，應填寫查閱、借閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應持單位介紹信，注明查閱、借閱目的、范圍等，經本單位檔案管理部門負責人審核，報分管領導批準后，方可查閱、借閱。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案應愛護檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、批注、污損檔案。3.如需復制檔案，應經檔案管理部門負責人批準，按照規(guī)定進行復制。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員和檔案專家組成。（二）鑒定標準1.依據國家檔案保管期限表和有關規(guī)定，對已滿保管期限的檔案進行鑒定。2.鑒定檔案是否仍具有保存價值，是否已失去保存意義。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。3.對確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，報本單位分管領導批準后銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應采用安全可靠的方式，一般采用焚燒、粉碎等方式。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。七、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立覆蓋本地區(qū)的檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢、利用和共享。2.推進檔案數(shù)字化進程，提高檔案管理的效率和水平。（二）建設內容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據掛接等數(shù)字化處理。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設：搭建檔案信息資源共享平臺，與其他部門信息系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通。（三）安全保障1.建立檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護。2.采取數(shù)據備份、加密存儲、訪問控制等技術措施，確保檔案信息的安全。八、監(jiān)督檢查（一）檢查方式1.定期檢查：檔案局每年定期對各單位檔案工作進行全面檢查。2.不定期抽查：根據工作需要，對部分單位檔案工作進行不定期抽查。3.專項檢查：針對檔案工作中的重點問題或特定領域開展專項檢查。（二）檢查內容1.檔案管理制度建設情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作開展情況。3.檔案信息化建設情況。4.檔案安全防護措施落實情況。（三）檢查結果處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案局應下達整改通知書，責令相關單位限期整改。2.對整改不力或拒不整改的單位，依法依規(guī)進行處理。九、法律責任（一）對違反檔案法律法規(guī)行為的界定1.未按規(guī)定建立檔案管理制度的。2.未及時收集、整理、保管檔案，導致檔案損毀、丟失的。3.擅自涂改、偽造、銷毀檔案的。4.違反檔案利用規(guī)定，造成檔案信息泄露的。5.拒絕、阻礙檔案局依法進行監(jiān)督檢查的。（二）處罰措施1.對違反檔案法律法規(guī)行為較輕