PAGE檔案管理制度老院一、總則（一）目的為加強本老院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為老院的各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本老院各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指老院在各項工作中直接形成的、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：老院檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則：確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映老院工作的歷史和現(xiàn)狀。3.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便員工查閱和利用檔案。4.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置設立老院檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責老院檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善老院檔案管理制度。2.負責老院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的保管和保護工作，定期對檔案進行檢查、清點、核對，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量。6.負責向有關部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。8.參與老院重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案的同步形成和有效管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括老院的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務管理檔案：涉及老院各項業(yè)務工作的文件、資料、報表、合同、協(xié)議等。3.醫(yī)療護理檔案：患者的病歷、護理記錄、檢查檢驗報告、醫(yī)療文件等。4.后勤保障檔案：包括物資采購、設備維護、基建工程、安全保衛(wèi)等方面的檔案。5.其他檔案：老院在對外交流、文化活動、科研項目等工作中形成的具有保存價值的檔案。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集到檔案管理部門。2.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要的檔案資料，應同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的一致性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.按照檔案的類別和年度進行分類，如行政管理類、業(yè)務管理類、醫(yī)療護理類等。2.在每一類檔案中，按照文件的時間順序或重要程度進行排列。3.對每份文件進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，目錄應包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，確保目錄清晰、準確。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應排列整齊，便于查找和管理。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映老院主要職能活動和歷史面貌的，對老院有長遠利用價值的檔案，應永久保管。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是老院在一定時期內(nèi)具有重要查考利用價值的檔案。短期保管的檔案：保管期限為1年至15年的檔案，是老院在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案。2.各部門應根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，提出檔案保管期限的初步意見，報檔案管理部門審核確定。（三）保管措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，延長檔案的使用壽命。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、保管、借閱、移出等情況，做到賬物相符。4.加強對檔案管理室的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、防火器材等，防止檔案被盜、被篡改或損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合老院的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從老院的整體利益出發(fā)，準確判定檔案的價值。3.嚴格掌握鑒定標準，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其價值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合老院的實際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.征求相關部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的公正性和科學性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細列出檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報老院主管領導批準。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴格遵守檔案查閱制度，確保檔案的安全和保密。2.查閱檔案應遵循必要、合理、合法的原則，不得隨意擴大查閱范圍。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。（二）查閱程序1.查閱人應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，符合查閱條件的，予以批準，并安排專人負責提供檔案查閱服務。3.查閱人應在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，查閱過程中不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞檔案。4.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。（三）借閱原則1.嚴格控制檔案的借閱范圍，確因工作需要借閱檔案的，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，不得逾期不還。3.借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。（四）借閱程序1.借閱人應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請表進行審核，符合借閱條件的，予以批準，并與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權利和義務。3.檔案管理部門按照借閱協(xié)議的要求，向借閱人提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用情況等，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時、完整。3.檔案統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和時間要求報送老院主管領導和上級檔案管理部門。（二）移交工作1.老院因機構(gòu)變動、工作需要等原因，涉及檔案移交的，應按照國家有關檔案移交