PAGE檔案指導(dǎo)調(diào)研規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案指導(dǎo)調(diào)研工作，提高檔案管理水平，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在檔案指導(dǎo)調(diào)研工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整安全原則：保證檔案的完整性，防止檔案丟失、損壞和泄密，確保檔案安全。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案指導(dǎo)工作（一）指導(dǎo)職責(zé)1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)，幫助其建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案整理、歸檔流程。2.針對各部門在檔案管理過程中存在的問題，及時提供專業(yè)的解決方案和建議，確保檔案管理工作的質(zhì)量。（二）指導(dǎo)內(nèi)容1.制度建設(shè)指導(dǎo)：協(xié)助各部門制定完善的檔案管理制度，明確檔案管理的職責(zé)分工、工作流程、歸檔范圍、保管期限等內(nèi)容。2.整理規(guī)范指導(dǎo)：指導(dǎo)各部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對各類文件材料進行科學(xué)分類、編號、編目，確保檔案整理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。3.歸檔流程指導(dǎo)：講解檔案收集、整理、裝訂、移交等環(huán)節(jié)的具體操作方法和要求，使各部門能夠準(zhǔn)確、及時地完成檔案歸檔工作。4.保管保護指導(dǎo)：傳授檔案保管場所的選擇、溫濕度控制、防火防盜防蟲等方面的知識和技能，確保檔案的安全保管。（三）指導(dǎo)方式1.現(xiàn)場指導(dǎo)：檔案管理部門定期深入各部門，實地查看檔案管理情況，針對存在的問題進行現(xiàn)場指導(dǎo)和糾正。2.集中培訓(xùn)：根據(jù)各部門的需求，定期組織檔案管理知識和技能培訓(xùn)，邀請專家授課或由檔案管理人員進行講解，提高員工的檔案管理水平。3.在線指導(dǎo)：建立檔案管理工作交流群或在線平臺，及時解答各部門在檔案管理過程中遇到的問題，提供相關(guān)的政策法規(guī)、業(yè)務(wù)知識和操作指南。三、檔案調(diào)研工作（一）調(diào)研目的1.了解公司檔案管理工作的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，為制定檔案管理政策和改進措施提供依據(jù)。2.研究檔案管理的新技術(shù)、新方法，探索如何更好地利用檔案資源為公司發(fā)展服務(wù)。3.加強與同行業(yè)其他公司的檔案管理經(jīng)驗交流，借鑒先進做法，提升公司檔案管理水平。（二）調(diào)研內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況：檢查各部門對檔案管理制度的貫徹落實情況，包括制度的知曉度、執(zhí)行的嚴(yán)格程度等。2.檔案資源狀況：調(diào)查公司各類檔案的數(shù)量、種類、完整性、準(zhǔn)確性等情況，評估檔案資源的價值和利用潛力。3.檔案管理信息化建設(shè)：了解公司檔案管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用情況，包括系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)錄入、查詢檢索等方面的效率和效果。4.檔案利用效果：收集各部門對檔案利用情況的反饋，評估檔案在支持公司決策、業(yè)務(wù)開展、解決問題等方面所發(fā)揮的作用。5.同行業(yè)檔案管理經(jīng)驗：對比分析同行業(yè)其他公司在檔案管理理念、模式、技術(shù)等方面的先進經(jīng)驗和做法，找出差距和改進方向。（三）調(diào)研方法1.問卷調(diào)查：設(shè)計針對不同調(diào)研內(nèi)容的問卷，發(fā)放給各部門員工，廣泛收集意見和建議。2.訪談?wù){(diào)研：選取部分部門負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員進行面對面訪談，深入了解檔案管理工作的實際情況和存在的問題。3.實地考察：到各部門實地查看檔案管理場所、設(shè)施設(shè)備、檔案整理情況等，直觀感受檔案管理工作的現(xiàn)狀。4.數(shù)據(jù)分析：對公司檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，提取有價值的信息，為調(diào)研結(jié)論提供數(shù)據(jù)支持。5.文獻研究：查閱國內(nèi)外檔案管理領(lǐng)域的相關(guān)文獻資料，了解行業(yè)發(fā)展動態(tài)和前沿技術(shù)，為公司檔案管理工作提供參考。（四）調(diào)研計劃與實施1.制定調(diào)研計劃：根據(jù)公司檔案管理工作的實際情況和需求，制定詳細的調(diào)研計劃，明確調(diào)研目的、內(nèi)容、方法、時間安排、人員分工等。2.組織實施調(diào)研：按照調(diào)研計劃，有序開展問卷調(diào)查、訪談?wù){(diào)研、實地考察等工作，確保調(diào)研數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。3.數(shù)據(jù)整理與分析：對調(diào)研收集到的數(shù)據(jù)和資料進行及時整理、分類和分析，運用科學(xué)的方法得出調(diào)研結(jié)論。4.撰寫調(diào)研報告：根據(jù)調(diào)研分析結(jié)果，撰寫詳細的調(diào)研報告，內(nèi)容包括調(diào)研背景、目的、方法、主要發(fā)現(xiàn)、存在問題及建議等。四、檔案管理流程規(guī)范（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專（兼）職檔案管理人員，負責(zé)本部門文件材料的收集工作。2.文件材料形成后，承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料收集齊全，整理后移交本部門檔案管理人員。3.檔案管理人員應(yīng)定期對收集到的文件材料進行檢查，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類整理。2.分類后的文件材料應(yīng)進行編號，并編制相應(yīng)的目錄，注明文件材料的題名、日期、來源、保管期限等信息。3.對破損、褪色的文件材料應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（三）檔案裝訂1.裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。2.裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂。3.裝訂后的檔案應(yīng)在首頁加蓋檔號章，注明全宗號、年度、保管期限、件號等信息。（四）檔案歸檔1.各部門檔案管理人員應(yīng)定期將整理裝訂好的檔案移交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門進行整改。3.審核通過的檔案按照規(guī)定的保管期限和存放位置進行上架排列，建立檔案檢索目錄，實現(xiàn)檔案的有序管理。（五）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全無損。（六）檔案利用1.公司員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、用途等信息。4.外單位人員查閱公司檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時應(yīng)有公司檔案管理人員在場陪同。五、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負責(zé)人職責(zé)1.全面負責(zé)公司檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全公司檔案管理制度。3.組織開展檔案指導(dǎo)調(diào)研工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。4.負責(zé)檔案管理部門的人員隊伍建設(shè)，組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)公司檔案的收集、整理、裝訂、歸檔、保管、利用等具體工作。2.按照檔案管理制度的要求，對各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.定期對檔案進行檢查和清點，做好檔案的安全保護工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.負責(zé)檔案管理信息化系統(tǒng)的維護和管理，及時錄入、更新檔案信息，提高檔案查詢檢索的效率和準(zhǔn)確性。5.積極參與檔案調(diào)研工作，為公司檔案管理工作的改進和發(fā)展提供建議和意見。六、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、消防器材等，確保檔案庫房的安全。2.制定檔案庫房安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，定期對檔案庫房進行安全檢查，及時消除安全隱患。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房安全操作規(guī)程，嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、使用明火、存放易燃易爆炸物品等。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應(yīng)急處置能力，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地保護檔案安全。（二）保密管理1.建立健全檔案保密制度，明確檔案保密范圍、保密措施和保密責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、重要決策等機密檔案進行嚴(yán)格管理，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對查閱、借閱機密檔案的人員進行嚴(yán)格登記和審批，明確其保密責(zé)任，確保檔案在使用過程中的安全。4.加強對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識和職業(yè)道德水平，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案泄密事件的發(fā)生。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司建立檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案整理歸檔質(zhì)量、檔案保管安全狀況、檔案利用效果等方面。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.制定檔案管理工作考核評價標(biāo)準(zhǔn)，對各部門的檔案管理工作進行量化考核。2.考核評價結(jié)果作為部門和個人績效考核的重要依據(jù)，與部門和個人的獎懲掛鉤。