PAGE檔案保管庫房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案保管庫房的管理，確保檔案的安全與完整，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案保管庫房的管理工作，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等的存儲與保管。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用先進(jìn)的管理方法和技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，為公司各項工作提供便捷的服務(wù)。二、庫房環(huán)境管理（一）溫濕度控制1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實時監(jiān)測庫房溫濕度情況，并做好記錄。3.根據(jù)溫濕度變化情況，采取相應(yīng)的調(diào)控措施。如溫度過高時，可采用空調(diào)制冷；濕度偏高時，可使用除濕機(jī)除濕。（二）清潔衛(wèi)生1.定期對庫房進(jìn)行清掃，保持地面、貨架、檔案箱等清潔無灰塵。2.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、飲食和堆放雜物，防止污染檔案。3.定期對庫房的門窗、通風(fēng)口等進(jìn)行檢查和清潔，確保通風(fēng)良好。（三）防火防盜1.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.安裝防火、防盜報警裝置，如煙霧報警器、紅外探測器等，并與公司安全監(jiān)控系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。3.嚴(yán)格執(zhí)行庫房出入制度，非庫房管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。庫房管理人員離開庫房時，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。（四）防蟲防鼠1.在庫房內(nèi)放置防蟲、防鼠藥品，如樟腦丸、鼠夾等，但要注意避免對檔案造成污染。2.定期對庫房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害、鼠害跡象及時采取措施進(jìn)行處理。3.保持庫房環(huán)境整潔，減少害蟲和老鼠的滋生條件。三、檔案存儲管理（一）檔案分類1.根據(jù)檔案的形成來源、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類。2.公司檔案主要分為文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。3.每類檔案可進(jìn)一步細(xì)分若干二級類目，如文書檔案可分為上級文件、公司文件、部門文件等。（二）檔案編號1.為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進(jìn)行編號。2.編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，確保編號與檔案內(nèi)容相對應(yīng)。3.編號方法可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母混合編號等方式，具體編號規(guī)則由公司檔案管理部門制定。（三）檔案上架1.按照檔案分類和編號順序，將檔案整齊上架存放。2.每個檔案架應(yīng)標(biāo)明架號、層數(shù)和格號，便于查找。3.檔案應(yīng)豎放，避免平放或倒置，以防止檔案受損。（四）電子檔案存儲1.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。2.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，便于管理和查找。3.電子檔案的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，與紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)，以便于關(guān)聯(lián)和檢索。四、檔案出入庫管理（一）檔案入庫1.檔案形成部門或移交部門應(yīng)及時將整理好的檔案移交至檔案保管庫房。2.移交時，雙方應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、編號、移交時間等信息，并簽字確認(rèn)。3.庫房管理人員應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，無誤后辦理入庫手續(xù)。（二）檔案出庫1.因工作需要查閱或借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱（借閱）申請表，注明查閱（借閱）的檔案名稱、數(shù)量、用途、查閱（借閱）時間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。2.庫房管理人員根據(jù)審批后的申請表，辦理檔案出庫手續(xù)，填寫檔案出庫清單，交查閱（借閱）人簽字確認(rèn)。3.查閱（借閱）人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，歸還時庫房管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，無誤后辦理入庫手續(xù)。（三）檔案歸還1.查閱（借閱）人應(yīng)按時歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.庫房管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與查閱（借閱）人溝通解決。五、檔案查閱利用管理（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的查閱權(quán)限進(jìn)行申請和審批。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱方式1.檔案查閱應(yīng)在庫房內(nèi)指定的查閱區(qū)域進(jìn)行，不得將檔案帶出庫房。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)庫房管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上進(jìn)行任何標(biāo)記或損壞。（三）利用登記1.對檔案的查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）時間、檔案名稱、用途等信息。2.定期對檔案查閱利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案整理與鑒定（一）檔案整理1.定期對檔案進(jìn)行整理，確保檔案的分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、排列有序。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。3.及時清理檔案中的重復(fù)、無效文件，提高檔案的質(zhì)量。（二）檔案鑒定1.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，定期對檔案進(jìn)行鑒定。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對檔案的價值進(jìn)行評估和鑒定。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，對失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀處理，對仍有保存價值的檔案繼續(xù)進(jìn)行保管。七、檔案銷毀管理（一）銷毀范圍1.經(jīng)鑒定失去保存價值的檔案。2.已超過保管期限且無繼續(xù)保存必要的檔案。3.因其他原因需要銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、編號、銷毀原因等信息，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同實施檔案銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫檔案銷毀記錄，記錄銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。5.檔案銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。八、檔案管理人員職責(zé)（一）庫房管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)庫房的日常管理工作，包括溫濕度調(diào)控、清潔衛(wèi)生、防火防盜等。2.做好檔案的入庫、上架、保管、出庫等工作，確保檔案的安全與完整。3.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量和狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.協(xié)助檔案查閱利用工作，為查閱人員提供必要的服務(wù)和幫助。（二）檔案整理人員職責(zé)1.按照檔案分類和編號規(guī)則，對檔案進(jìn)行整理和編號。2.對檔案進(jìn)行裝訂、編目等加工處理，提高檔案的規(guī)范性和可讀性。3.參與檔案鑒定工作，協(xié)助確定檔案保存價值。（三）檔案鑒定人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計劃和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織檔案鑒定小組對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案銷毀或繼續(xù)保管的建議。（四）檔案查閱利用管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案查閱（借閱）申請的受理、登記和審批工作。2.按照規(guī)定為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，監(jiān)督查閱過程。3.根據(jù)查閱利用情況，及時更新檔案利用登記信息。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門定期對檔案保管庫房管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.建立檔案管理工作內(nèi)部考核機(jī)制，對檔案管理人員的工作進(jìn)行評價和考核。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、