PAGE電氣檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電氣檔案管理，確保電氣檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于電氣設(shè)備的運(yùn)行維護(hù)、檢修改造、故障分析以及技術(shù)決策，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與電氣相關(guān)的檔案管理，包括但不限于電氣設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)、檢修報(bào)告、試驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等各類文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的電氣檔案管理部門，對(duì)電氣檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則電氣檔案應(yīng)如實(shí)反映電氣設(shè)備的實(shí)際情況和運(yùn)行維護(hù)過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則涵蓋電氣設(shè)備從規(guī)劃、采購(gòu)、安裝、運(yùn)行、維護(hù)到報(bào)廢全過(guò)程的相關(guān)文件資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密的電氣檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善電氣檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.接收、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)電氣檔案，建立檔案目錄和索引，方便查詢和利用。3.定期對(duì)電氣檔案進(jìn)行檢查、鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.負(fù)責(zé)電氣檔案的借閱、歸還登記和催還工作，對(duì)違規(guī)借閱行為進(jìn)行處理。5.按照規(guī)定的期限對(duì)電氣檔案進(jìn)行保管和銷毀，確保檔案管理的規(guī)范化。（二）電氣設(shè)備使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電氣設(shè)備檔案資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實(shí)、完整，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.在電氣設(shè)備的運(yùn)行維護(hù)、檢修改造等過(guò)程中，如實(shí)記錄相關(guān)信息，形成原始檔案資料，并按要求及時(shí)歸檔。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門申請(qǐng)借閱電氣檔案，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。4.配合檔案管理部門做好電氣檔案的清查、盤點(diǎn)等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉電氣檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的電氣專業(yè)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。2.負(fù)責(zé)電氣檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、存儲(chǔ)、檢索、借閱等。3.對(duì)電氣檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促相關(guān)部門整改。4.做好檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.電氣設(shè)備采購(gòu)階段包括采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件、設(shè)備說(shuō)明書、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等。2.電氣設(shè)備安裝調(diào)試階段安裝調(diào)試方案、安裝記錄、調(diào)試報(bào)告、驗(yàn)收文件等。3.電氣設(shè)備運(yùn)行維護(hù)階段運(yùn)行日志、巡檢記錄、維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄、故障處理報(bào)告、設(shè)備缺陷記錄等。4.電氣設(shè)備檢修改造階段檢修計(jì)劃、檢修方案、檢修記錄、改造方案、改造記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.電氣設(shè)備試驗(yàn)檢測(cè)階段試驗(yàn)計(jì)劃、試驗(yàn)報(bào)告、檢測(cè)記錄等。6.電氣技術(shù)資料電氣系統(tǒng)原理圖、接線圖、布置圖、電路圖、設(shè)備清單、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)電氣檔案資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類按照電氣設(shè)備類型、檔案內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如高壓設(shè)備檔案、低壓設(shè)備檔案、電氣技術(shù)資料檔案等。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號(hào)等信息，便于管理和查詢。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，確保整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。4.編目建立檔案目錄，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，并編制索引，方便快速查找。四、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，采用密集架或檔案柜進(jìn)行存儲(chǔ)，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、索引管理和檢索查詢。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問(wèn)題。（三）保管期限1.電氣設(shè)備采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議等重要文件資料，保管期限為設(shè)備使用壽命周期加10年。2.電氣設(shè)備安裝調(diào)試記錄、運(yùn)行維護(hù)記錄、檢修報(bào)告等檔案，保管期限為設(shè)備使用壽命周期。3.電氣技術(shù)資料中的操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等，保管期限為長(zhǎng)期。4.其他臨時(shí)性或一般性的電氣檔案，保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但不少于3年。（四）檔案清查1.每年定期對(duì)電氣檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)情況與檔案目錄一致。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息不準(zhǔn)確等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄和總結(jié)，形成清查報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的借閱與利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱電氣檔案的，應(yīng)填寫《電氣檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于涉及機(jī)密或重要的電氣檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱人應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時(shí)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.在借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）利用方式1.提供檔案原件供查閱、復(fù)印或拍照，但涉及機(jī)密的檔案不得復(fù)印或拍照。2.根據(jù)利用部門的需求，檔案管理部門可提供檔案摘要、數(shù)據(jù)分析等服務(wù)，協(xié)助利用部門更好地理解和利用檔案信息。3.鼓勵(lì)各部門之間共享電氣檔案信息，促進(jìn)公司電氣技術(shù)水平的提升和工作效率的提高。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)保管期限和檔案的實(shí)際價(jià)值，定期對(duì)電氣檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、電氣技術(shù)專家、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)電氣檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行初步篩選。2.對(duì)篩選出的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，評(píng)估其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和潛在價(jià)值。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，延長(zhǎng)其保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《電氣檔案銷毀清單》。（四）銷毀程序1.《電氣檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組審核通過(guò)后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后的銷毀清單交檔案