PAGE煤礦員工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強煤礦員工檔案管理，確保員工檔案真實、完整、有效，充分發(fā)揮檔案在員工管理、考核、晉升、培訓(xùn)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本煤礦全體員工檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：員工檔案由煤礦人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映員工的實際情況，確保信息的準確性和可靠性。3.保密安全原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，確保員工檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。4.及時更新原則：隨著員工工作經(jīng)歷、崗位變動、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等情況的變化，及時更新檔案內(nèi)容，保證檔案信息的時效性。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（包括手機號碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、家庭成員信息（包括父母、配偶、子女等姓名、工作單位、聯(lián)系方式等）。（二）學(xué)歷學(xué)位1.最高學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件，以及學(xué)歷認證報告。2.在校學(xué)習(xí)成績單、畢業(yè)論文（設(shè)計）等相關(guān)材料。（三）工作經(jīng)歷1.入職以來在本煤礦及其他單位的工作經(jīng)歷，包括工作單位名稱、起止時間、擔(dān)任職務(wù)、工作職責(zé)等。2.離職證明（如有）。（四）勞動合同1.與本煤礦簽訂的勞動合同文本，包括合同期限、工作內(nèi)容、工作地點、勞動報酬、社會保險等條款。2.勞動合同變更、續(xù)簽、解除等相關(guān)手續(xù)文件。（五）培訓(xùn)記錄1.參加煤礦內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)考核成績等。2.培訓(xùn)證書復(fù)印件。（六）考核評價1.年度績效考核結(jié)果、月度績效考核結(jié)果等相關(guān)材料。2.員工獎懲記錄，包括獎勵原因、獎勵名稱、獎勵時間，以及違紀違規(guī)行為記錄、處分原因、處分類型、處分時間等。（七）職業(yè)資格證書1.與煤礦工作相關(guān)的職業(yè)資格證書復(fù)印件，如電工證、爆破工證、安全評價師證等。2.職業(yè)資格證書的有效期、年審記錄等相關(guān)信息。（八）健康體檢報告1.煤礦組織的定期健康體檢報告，包括身體各項指標檢查結(jié)果。2.職業(yè)病診斷證明（如有）。（九）其他材料1.員工個人獲得的榮譽證書、技術(shù)成果證明等相關(guān)材料。2.員工個人認為需要歸入檔案的其他重要材料。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門應(yīng)向其發(fā)放《員工檔案信息登記表》，要求員工如實填寫個人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將填寫完整的《員工檔案信息登記表》及相關(guān)證明材料提交至人力資源部門。人力資源部門負責(zé)對提交的材料進行審核，確保信息真實、準確、完整。3.審核通過后，人力資源部門為新員工建立個人檔案，并按照檔案內(nèi)容分類進行整理歸檔。（二）檔案材料收集1.人力資源部門負責(zé)定期收集員工檔案更新材料。各部門應(yīng)及時將涉及員工崗位變動、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、考核評價等相關(guān)材料報送至人力資源部門。2.員工個人應(yīng)主動向人力資源部門提交本人獲得的新的學(xué)歷學(xué)位證書、職業(yè)資格證書、榮譽證書等材料，以及其他需要歸入檔案的重要材料。3.對于外部單位發(fā)送至煤礦的與員工相關(guān)的文件、通知等材料，由相關(guān)部門及時轉(zhuǎn)交給人力資源部門，歸入員工檔案。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類，對收集到的檔案材料進行整理。同一類別的材料應(yīng)集中放置，并按照時間順序或重要程度進行排列。2.對每份檔案材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號規(guī)則可根據(jù)煤礦實際情況制定，例如采用年份+流水號的方式。3.去除檔案材料中的訂書釘、回形針等金屬物品，對破損、褪色的材料進行修復(fù)或復(fù)制。（二）歸檔方式1.檔案整理完成后，應(yīng)按照檔案類別分別裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、員工姓名、檔案編號等信息。2.將檔案盒存放在檔案柜中，檔案柜應(yīng)按照一定的順序排列，便于查找。同時，建立檔案目錄索引，記錄每個檔案盒內(nèi)的檔案內(nèi)容清單，方便快速查閱檔案。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限根據(jù)工作需要，以下人員可查閱員工檔案：1.人力資源部門工作人員：可查閱全體員工檔案，用于員工日常管理、考核晉升、培訓(xùn)調(diào)配等工作。2.煤礦領(lǐng)導(dǎo)：因工作需要，可查閱相關(guān)員工檔案，但應(yīng)履行審批手續(xù)。3.其他部門負責(zé)人：在涉及員工工作表現(xiàn)、崗位調(diào)整等相關(guān)事宜時，經(jīng)人力資源部門同意，可查閱本部門員工檔案。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《員工檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交所在部門負責(zé)人審批。2.經(jīng)審批同意后，查閱人員持《員工檔案查閱申請表》到人力資源部門辦理查閱手續(xù)。人力資源部門檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱人員姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員。（三）借閱權(quán)限與程序1.因特殊原因需要借閱員工檔案的，僅限以下人員：司法機關(guān)、行政機關(guān)依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱或借閱員工檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。其他單位因工作需要，經(jīng)煤礦領(lǐng)導(dǎo)批準，可借閱員工檔案，但應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定。2.借閱程序：借閱人員填寫《員工檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并提交所在部門負責(zé)人和煤礦領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，借閱人員持《員工檔案借閱申請表》到人力資源部門辦理借閱手續(xù)。人力資源部門檔案管理人員根據(jù)借閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案借閱登記簿上記錄借閱人員姓名、借閱時間、借閱內(nèi)容、預(yù)計歸還時間等信息。借閱人員應(yīng)出具借條，并承諾遵守檔案借閱規(guī)定，按時歸還檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向人力資源部門申請并說明原因。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還人力資源部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對員工檔案信息予以保密。未經(jīng)員工本人同意，不得向任何單位或個人泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理場所應(yīng)設(shè)置必要的安全防護設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入檔案管理區(qū)域。3.檔案管理人員在整理、查閱、借閱檔案過程中，應(yīng)注意保護檔案信息安全，避免因操作不當導(dǎo)致檔案信息泄露。（二）安全管理1.定期對檔案管理場所進行安全檢查，確保檔案存放環(huán)境安全，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。2.配備必要的消防設(shè)備，制定檔案管理場所的消防安全制度，確保檔案在火災(zāi)等緊急情況下的安全。3.對檔案管理系統(tǒng)進行定期維護和數(shù)據(jù)備份，防止因系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等原因影響檔案管理工作。七、檔案保管期限（一）永久保管檔案1.員工的入黨、入團材料。2.在重大事件、重要工作中形成的具有保存價值的材料。3.涉及員工個人權(quán)益、重要歷史事件的證明材料等。（二）長期保管檔案1.員工的學(xué)歷學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等重要證件材料。2.勞動合同、績效考核結(jié)果、培訓(xùn)記錄等與員工工作經(jīng)歷和業(yè)績相關(guān)的材料。3.員工獲得的榮譽證書、技術(shù)成果證明等材料。長期保管期限一般為[X]年。（三）短期保管檔案1.員工的日常考勤記錄、請假條等一般性材料。2.臨時性的培訓(xùn)通知、會議記錄等材料。短期保管期限一般為[X]年。檔案保管期限屆滿后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由人力資源部門牽頭，組織相關(guān)人員對到期檔案進行審核，確定是否仍具有保存價值。對于確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)煤礦領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀，并在檔案銷毀登記簿上記錄銷毀情況。八、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.煤礦應(yīng)建立完善的員工檔案信息化管理系統(tǒng)，將員工檔案的紙質(zhì)材料進行數(shù)字化掃描錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱審批、安全保密等功能，方便檔案管理人員進行日常操作和管理。（二）數(shù)據(jù)維護與更新1.檔案管理人員應(yīng)定期對電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.隨著員工檔案內(nèi)容的變化，及時將新的檔案材料錄入電子檔案系統(tǒng)，并對相關(guān)數(shù)據(jù)進行修改和補充。（三）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改檔案數(shù)據(jù)。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的地點。同時，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理工作1.負責(zé)員工檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管等日常管理工作。2.按照檔案管理規(guī)定，對檔案材料進行分類、編號、裝訂，確保檔案的規(guī)范性和完整性。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（二）查閱與借閱服務(wù)1.為查閱和借閱檔案的人員提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理查閱和借閱手續(xù)，記錄查閱和借閱情況。2.協(xié)助查閱和借閱人員查找所需檔案材料，解答相關(guān)疑問。（三）保密與安全管理1.嚴格遵守檔案保密制度，確保