PAGE檔案館影像照片制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案館影像照片的管理，確保影像照片資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮其在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及所屬單位形成的影像照片資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。（三）基本原則1.真實性原則：影像照片應真實反映當時的實際情況，不得進行偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集與公司/組織相關的影像照片資料，確保資料的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類方法和邏輯順序對影像照片進行整理，使其具有系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施確保影像照片的安全，防止損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、影像照片的收集（一）收集范圍1.公司/組織重要活動、會議、慶典等影像資料，包括領導視察、簽約儀式、表彰大會、文藝演出等。2.公司/組織生產經營活動影像資料，如生產車間場景、項目施工現(xiàn)場、產品研發(fā)過程等。3.公司/組織對外宣傳活動影像資料，如廣告拍攝、新聞發(fā)布會、參展活動等。4.公司/組織員工培訓、學習、交流等活動影像資料。5.公司/組織與外部單位合作、交流等活動影像資料。6.反映公司/組織發(fā)展歷程、重大事件、重要成果等具有歷史價值的影像資料。7.其他與公司/組織相關的影像資料。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應指定專人負責影像照片的收集工作，確保影像照片的及時、準確收集。2.收集的影像照片應主題明確、圖像清晰、內容完整，能夠準確反映拍攝對象的特征和相關活動的主要內容。3.對于重要活動或事件的影像照片，應同時收集相關的文字說明，包括活動時間、地點、人物、內容等信息。4.收集的影像照片應使用原始數(shù)據(jù)，不得進行后期過度修飾，確需進行必要處理的，應保留處理前的原始數(shù)據(jù)，并注明處理方式和原因。（三）收集渠道1.各部門及所屬單位自行拍攝。2.員工個人拍攝并主動提交。3.邀請專業(yè)攝影機構進行拍攝。4.從其他相關單位或渠道收集的與本公司/組織有關的影像照片。三、影像照片的整理（一）整理原則影像照片的整理應遵循便于管理和利用的原則，按照一定的分類標準和方法進行。（二）分類方法1.按年度分類：將影像照片按照拍攝年份進行分類。2.按事件分類：根據(jù)影像照片所反映的事件性質進行分類，如生產經營、行政管理、文化活動等。3.按部門分類：按照公司/組織內部的部門進行分類，便于各部門查找和使用。（三）編號規(guī)則1.為每一張影像照片賦予唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。2.編號格式可采用“年份+事件代碼+順序號”的形式，例如：2023JY001，表示2023年生產經營類的第1張影像照片。（四）整理步驟1.篩選：對收集到的影像照片進行篩選，剔除重復、模糊、無關的照片。2.標注：對篩選后的影像照片進行標注，注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息。3.分類排序：按照分類方法對影像照片進行分類，并按照編號順序進行排序。4.建立目錄：根據(jù)分類和排序結果，建立影像照片目錄，目錄應包括照片編號、標題、拍攝時間、地點、人物、簡要說明等內容。四、影像照片的歸檔（一）歸檔要求1.整理好的影像照片應及時進行歸檔，確保資料的連續(xù)性和完整性。2.歸檔的影像照片應存儲在安全可靠的存儲介質上，如硬盤、光盤、磁帶等，并定期進行備份。3.歸檔的影像照片應建立相應的電子檔案，電子檔案的命名應與紙質檔案一致，便于查找和管理。（二）歸檔流程1.整理人員將整理好的影像照片及目錄清單提交給檔案館管理人員。2.檔案館管理人員對提交的影像照片進行審核，檢查照片的完整性、準確性和規(guī)范性。3.審核通過后，檔案館管理人員將影像照片按照分類和編號順序進行存儲，并建立電子檔案。4.檔案館管理人員對歸檔的影像照片進行登記，記錄照片的名稱、編號、歸檔時間、存儲位置等信息。五、影像照片的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案館或檔案室，用于存放影像照片資料。2.檔案館或檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保影像照片的安全保管。（二）保管設備1.配備必要的保管設備，如檔案柜、存儲服務器、光盤刻錄機、磁帶庫等。2.保管設備應定期進行維護和檢查，確保其正常運行。（三）保管期限1.根據(jù)影像照片的重要程度和保存價值，確定其保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的影像照片包括反映公司/組織發(fā)展歷程、重大事件、重要成果等具有歷史價值的資料。3.長期保管的影像照片保管期限一般為30年，包括公司/組織重要活動、生產經營等方面的資料。4.短期保管的影像照片保管期限一般為10年，包括一般性的活動、會議等資料。（四）保管措施1.對不同保管期限的影像照片進行分類存放，便于管理和查找。2.定期對影像照片進行清點和核對，確保賬物相符。3.對保管期限已滿的影像照片，按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，銷毀過程應進行記錄。六、影像照片的利用（一）利用范圍1.公司/組織內部各部門在工作中需要查閱影像照片資料的。2.公司/組織對外宣傳、文化建設等需要使用影像照片資料的。3.有關部門或單位因工作需要查閱本公司/組織影像照片資料的。（二）利用流程1.利用部門或個人填寫影像照片利用申請表，注明利用目的、所需照片的名稱、編號等信息。2.申請表提交給檔案館管理人員進行審核。3.審核通過后，檔案館管理人員按照申請表的要求提供影像照片資料，并辦理借閱手續(xù)。4.利用部門或個人應在規(guī)定的時間內歸還影像照片資料，歸還時應確保資料的完好無損。（三）利用方式1.查閱：利用部門或個人可到檔案館或檔案室查閱影像照片資料。2.復制：對于需要復制的影像照片資料，利用部門或個人應按照規(guī)定辦理復制手續(xù)，并支付相應的費用。3.借閱：對于需要借閱的影像照片資料，利用部門或個人應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內歸還。七、影像照片的保密（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息等敏感內容的影像照片。2.未經公司/組織批準，不得對外公開的影像照片。（二）保密措施1.對涉及保密內容的影像照片進行標識，并采取加密存儲、限制訪問等措施。2.嚴格控制影像照片的利用范圍，未經授權不得將保密影像照片提供給無關人員。3.加強對檔案館或檔案室工作人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，防止泄密事件的發(fā)生。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機構成立影像照片管理監(jiān)督小組，負責對本制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司/組織相關領導和部門負責人組成。（二）檢查內容1.影像照片的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作是否符合本制度的要求。2.影像照片資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性是否得到保障。3.影像照片管理工作中存在的問題及改進措施的落實情況。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對影像照片管理工作進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。2.不定期抽查：監(jiān)督小組不定期對影像照片管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行