PAGE教科室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教科室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教育科研工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教科室在開(kāi)展教育科研活動(dòng)過(guò)程中形成的各類檔案，包括但不限于科研項(xiàng)目申報(bào)材料、研究過(guò)程記錄、成果鑒定材料、學(xué)術(shù)交流資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：教科室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映教育科研活動(dòng)的實(shí)際情況。3.保密性原則：對(duì)涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）教科室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)教科室檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理人員的工作，確保檔案管理工作的規(guī)范進(jìn)行。3.審核重要檔案的保管期限和密級(jí)，對(duì)檔案的鑒定、銷毀等工作進(jìn)行審批。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整和安全。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，便于查詢和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行必要的指導(dǎo)和監(jiān)督。5.做好檔案管理的信息化工作，提高檔案管理的效率和水平。（三）科研人員職責(zé)1.按照檔案管理要求，及時(shí)將科研活動(dòng)中形成的各類文件材料整理歸檔，確保檔案的齊全和完整。2.配合檔案管理人員做好檔案的整理、核對(duì)等工作，提供必要的協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目申報(bào)材料：包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、專家評(píng)審意見(jiàn)等。2.研究過(guò)程記錄：如研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、調(diào)查問(wèn)卷、會(huì)議記錄、研究日志等。3.成果鑒定材料：成果報(bào)告、鑒定證書(shū)、查新報(bào)告、用戶評(píng)價(jià)等。4.學(xué)術(shù)交流資料：會(huì)議論文、學(xué)術(shù)報(bào)告、交流活動(dòng)記錄等。5.其他與教育科研相關(guān)的文件材料，如獲獎(jiǎng)證書(shū)、專利證書(shū)等。（二）收集要求1.科研人員應(yīng)在科研活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)材料整理齊全，移交檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門和科研人員的檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的及時(shí)完成。3.對(duì)于重要的科研項(xiàng)目，檔案管理人員應(yīng)提前介入，指導(dǎo)科研人員做好文件材料的收集和整理工作。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為科研項(xiàng)目類、學(xué)術(shù)交流類、成果類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙張較多、較厚的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.將審核后的檔案按照分類編號(hào)順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜。3.在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、名稱等信息，并建立檔案臺(tái)賬。4.將檔案臺(tái)賬錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映教科室主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)教育科研工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年。3.檔案保管期限的劃分，由檔案管理人員根據(jù)檔案的重要性、查考價(jià)值等因素提出初步意見(jiàn)，報(bào)教科室主任審核確定。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、防蟲(chóng)防霉處理等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房的安全管理制度，防止檔案被盜搶、丟失、損壞等情況的發(fā)生。五、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.出具證明：根據(jù)利用者的需要，檔案管理人員可為其出具檔案內(nèi)容的證明材料。（二）借閱手續(xù)1.利用者需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量及用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)教科室主任審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱登記冊(cè)》，記錄借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量、歸還日期等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。4.利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.教科室應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、科研人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的保存價(jià)值，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)教科室主任審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)將《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》等相關(guān)材料歸檔保存。七、檔案管理的信息化（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立教科室檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢、借閱登記、統(tǒng)計(jì)分析等功能，為教育科研工作提供便捷的服務(wù)。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案