PAGE檔案館檔案征集制度一、總則（一）目的為了加強本檔案館檔案資源建設，豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化館藏結構，全面、真實、系統(tǒng)地記錄歷史，更好地發(fā)揮檔案在服務社會、傳承文化等方面的作用，特制定本檔案征集制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館面向社會各界開展的檔案征集工作，包括但不限于機關團體、企事業(yè)單位、社會組織、個人等捐贈、寄存、出售檔案及相關資料的活動。（三）基本原則1.依法征集原則嚴格遵守國家有關法律法規(guī)，確保檔案征集工作合法合規(guī)進行。在征集過程中，尊重捐贈者、寄存者、出售者的合法權益，簽訂相關協(xié)議，明確雙方權利義務。2.自愿原則充分尊重社會各界的意愿，不得強迫或變相強迫任何單位和個人捐贈、寄存、出售檔案。對于主動提出檔案征集意向的單位和個人，積極提供優(yōu)質(zhì)服務，鼓勵其參與檔案征集工作。3.科學鑒定原則建立科學合理的檔案鑒定機制，對征集到的檔案進行全面、細致的鑒定，確保檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性和價值性。依據(jù)檔案的形成背景、內(nèi)容、載體等因素，準確判斷其歷史價值和保存意義。4.保護優(yōu)先原則將檔案保護放在首位，在征集、整理、保管和利用檔案過程中，采取有效措施確保檔案的安全。對珍貴檔案和易損檔案，給予特殊保護，防止檔案受到損壞、丟失或篡改。二、征集范圍（一）反映本地區(qū)政治、經(jīng)濟、文化、社會、生態(tài)文明等方面發(fā)展歷程和重大事件的檔案資料1.各類會議文件、記錄、紀要，包括黨委會、政府工作會議、重要專題會議等相關材料。2.反映本地區(qū)經(jīng)濟建設成就的文件、報表、統(tǒng)計資料，如工業(yè)發(fā)展、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、商業(yè)貿(mào)易、重點項目建設等方面的資料。3.體現(xiàn)本地區(qū)文化特色的檔案，如歷史文化遺跡、民俗風情、文化藝術活動、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等相關資料，包括文字記錄、圖片、影像、實物等。4.有關社會民生的檔案，如教育、醫(yī)療、就業(yè)、社會保障、社區(qū)建設等方面的文件、報告、調(diào)查材料等。5.涉及生態(tài)文明建設的檔案，如環(huán)境保護政策、資源開發(fā)利用、生態(tài)保護項目等相關資料。（二）本地區(qū)重要人物的檔案資料1.本地區(qū)知名政治家、科學家、藝術家、學者、企業(yè)家等的個人檔案，包括生平事跡、著作、手稿、書信、照片、證書、榮譽等相關資料。2.反映本地區(qū)重要人物參與重大活動、做出重要貢獻的檔案記錄，如會議發(fā)言、工作報告、批示文件等。（三）本地區(qū)重大活動、突發(fā)事件的檔案資料1.慶?；顒?、紀念活動、節(jié)日慶典等重大活動的組織策劃文件、活動方案、現(xiàn)場照片、影像資料等。2.自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件等突發(fā)事件的應急處置文件、救援記錄、調(diào)查報告、新聞報道等相關資料。（四）本地區(qū)特色產(chǎn)業(yè)、行業(yè)的檔案資料1.傳統(tǒng)優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)，如特色農(nóng)業(yè)、手工業(yè)、制造業(yè)等的發(fā)展歷程、技術工藝、產(chǎn)品樣本、品牌資料等。2.新興產(chǎn)業(yè)，如信息技術、生物醫(yī)藥、新能源、新材料等行業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、科研成果、企業(yè)檔案等。3.具有地方特色的行業(yè)協(xié)會、商會等社會組織的活動記錄、會員檔案、行業(yè)規(guī)范等資料。（五）反映本地區(qū)歷史風貌、民俗風情的檔案資料1.城市建設、鄉(xiāng)村規(guī)劃、古建筑、古民居等方面的檔案，包括設計圖紙、施工記錄、修繕資料、照片等。2.民俗文化檔案，如傳統(tǒng)節(jié)日習俗、民間手工藝、民間傳說、方言土語等相關資料，包括文字記錄、實物、影像等。（六）其他具有歷史、文化、科學研究價值的檔案資料1.反映本地區(qū)與國內(nèi)外其他地區(qū)交流合作的檔案，如外事活動記錄、友好往來文件、合作項目資料等。2.具有地方特色的家譜、族譜、宗譜等家族檔案資料。3.散存于社會各界的珍貴歷史檔案，如革命歷史檔案、民國檔案、清代檔案等。三、征集方式（一）捐贈1.發(fā)布捐贈公告通過本檔案館官方網(wǎng)站、社交媒體平臺、地方媒體等渠道發(fā)布檔案征集捐贈公告，詳細說明征集范圍、捐贈方式、捐贈獎勵等內(nèi)容，向社會各界廣泛宣傳檔案征集工作，鼓勵單位和個人捐贈檔案。2.接受捐贈申請對有意向捐贈檔案的單位和個人，要求其填寫捐贈申請表，詳細說明捐贈檔案的內(nèi)容、數(shù)量、來源、保存狀況等信息，并提供必要的證明材料。3.組織鑒定與接收本檔案館組織專業(yè)人員對捐贈檔案進行鑒定，確定檔案的價值和保存意義。對于符合征集要求的檔案，辦理接收手續(xù)，向捐贈者頒發(fā)捐贈證書，并根據(jù)捐贈檔案的價值和貢獻，給予適當?shù)莫剟?，如榮譽證書、紀念品、資金獎勵等。4.簽訂捐贈協(xié)議與捐贈者簽訂捐贈協(xié)議，明確雙方的權利義務。協(xié)議內(nèi)容包括捐贈檔案的內(nèi)容、數(shù)量、交付時間、保管責任、利用方式等條款，確保捐贈檔案的合法權益得到有效保障。（二）寄存1.寄存申請受理接受社會各界關于檔案寄存的申請，要求寄存者填寫寄存申請表，詳細說明寄存檔案的內(nèi)容、數(shù)量、寄存期限、保管要求等信息，并提供必要的證明材料。2.評估與協(xié)商本檔案館對寄存申請進行評估，根據(jù)寄存檔案的價值、數(shù)量、保管難度等因素，與寄存者協(xié)商確定寄存費用、保管方式、利用規(guī)則等事項。3.簽訂寄存協(xié)議與寄存者簽訂寄存協(xié)議，明確雙方的權利義務。協(xié)議內(nèi)容包括寄存檔案的內(nèi)容、數(shù)量、寄存期限、保管費用、保管責任、利用方式等條款，確保寄存檔案的安全和正常利用。4.檔案寄存與管理按照寄存協(xié)議的要求，接收寄存檔案，并進行妥善保管。建立寄存檔案管理臺賬，記錄寄存檔案的基本信息、寄存期限、利用情況等內(nèi)容，定期對寄存檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。（三）購買1.確定購買需求根據(jù)本檔案館的館藏建設規(guī)劃和征集范圍，確定需要購買的檔案資料清單，明確購買檔案的內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.發(fā)布購買信息通過本檔案館官方網(wǎng)站、社交媒體平臺、地方媒體等渠道發(fā)布檔案購買信息，向社會各界征集符合購買需求的檔案資料。3.洽談與交易與有意出售檔案的單位和個人進行洽談，了解檔案的詳細情況，包括檔案的形成背景、內(nèi)容、保存狀況、價格等信息。根據(jù)檔案的價值和市場行情，協(xié)商確定購買價格和交易方式。4.簽訂購買協(xié)議與出售者簽訂購買協(xié)議，明確雙方的權利義務。協(xié)議內(nèi)容包括購買檔案的內(nèi)容、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)量保證等條款，確保購買檔案的合法權益得到有效保障。5.獲取與驗收按照購買協(xié)議的要求，獲取購買的檔案資料，并組織專業(yè)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、內(nèi)容、質(zhì)量、保存狀況等方面，確保購買的檔案符合要求。四、征集工作流程（一）征集信息發(fā)布1.根據(jù)本檔案館的工作重點和館藏建設需求，制定年度檔案征集計劃，明確征集主題、范圍、方式等內(nèi)容。2.按照征集計劃，通過多種渠道發(fā)布征集信息，包括在本檔案館官方網(wǎng)站首頁設置征集專欄、在社交媒體平臺發(fā)布征集公告、在地方媒體刊登征集啟事等。征集信息應詳細說明征集的目的、范圍、方式、要求、聯(lián)系方式等內(nèi)容，確保社會各界能夠準確了解征集工作的相關信息。（二）線索收集與整理1.設立征集熱線電話、電子郵箱等聯(lián)系方式，接受社會各界關于檔案征集的咨詢和線索提供。2.安排專人負責收集整理征集線索，對收到的線索進行詳細記錄，包括線索來源、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、檔案大致內(nèi)容等信息。3.對征集線索進行初步分析和篩選，對于具有一定價值和可能性的線索，及時與線索提供者取得聯(lián)系，進一步了解檔案的詳細情況。（三）實地考察與溝通1.根據(jù)線索收集情況，對于需要實地考察的檔案線索，安排專業(yè)人員組成考察小組，前往線索提供者所在地進行實地考察。2.在實地考察過程中，與線索提供者進行深入溝通，詳細了解檔案的形成背景、內(nèi)容、保存狀況、來源等信息，查看檔案的原件情況，對檔案的價值進行初步評估。3.針對考察過程中發(fā)現(xiàn)的問題和疑問，及時與線索提供者進行溝通協(xié)商，確保對檔案的情況有全面、準確的了解。（四）鑒定與評估1.將實地考察獲取的檔案資料帶回本檔案館，組織專業(yè)鑒定人員對檔案進行全面鑒定。鑒定人員應根據(jù)檔案的形成背景、內(nèi)容、載體、保存狀況等因素，依據(jù)國家有關檔案鑒定標準和本檔案館的館藏建設需求，對檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性和價值性進行綜合評估。2.對于具有重要價值的檔案，組織專家進行論證，充分聽取專家意見，進一步確定檔案的價值和保存意義。3.根據(jù)鑒定與評估結果，確定是否符合本檔案館的征集要求。對于符合要求的檔案，制定具體的征集方案，明確征集方式、征集流程、后續(xù)處理措施等內(nèi)容。（五）征集實施1.捐贈征集實施按照捐贈征集流程，與捐贈者進行溝通協(xié)商，辦理捐贈手續(xù)。向捐贈者頒發(fā)捐贈證書，對捐贈檔案進行整理、編目、上架等后續(xù)處理工作，確保捐贈檔案能夠及時融入館藏體系，方便社會利用。2.寄存征集實施按照寄存征集流程，與寄存者簽訂寄存協(xié)議，接收寄存檔案，并進行妥善保管。建立寄存檔案管理臺賬，定期對寄存檔案進行檢查和維護，確保寄存檔案的安全和完整。同時，根據(jù)寄存協(xié)議的規(guī)定，為寄存者提供檔案利用服務。3.購買征集實施按照購買征集流程，與出售者進行洽談協(xié)商，簽訂購買協(xié)議，獲取購買的檔案資料，并組織專業(yè)人員進行驗收。驗收合格后，對購買檔案進行整理編目，納入館藏管理。（六）整理與編目1.對征集到的檔案進行整理，按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等因素進行分類、排序、編號，確保檔案的系統(tǒng)性和條理性。2.編制檔案目錄，詳細記錄檔案的題名、責任者、日期、來源、保管期限等信息，為檔案的檢索和利用提供便利。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案目錄信息錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案管理和利用效率。（七）入庫與保管1.將整理編目后的檔案按照規(guī)定的保管要求，存入本檔案館的檔案庫房。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全保管條件，確保檔案的安全。2.對檔案進行上架排列，按照檔案的類別、保管期限等因素進行合理存放，便于查找和利用。同時，建立檔案保管賬目，記錄檔案的入庫時間、存放位置等信息。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如更換損壞的檔案裝具、修復受損的檔案等，保障檔案的安全和完整。五、征集工作管理與監(jiān)督（一）人員管理1.建立檔案征集工作團隊，明確團隊成員的職責分工，確保征集工作的順利開展。2.加強對征集工作人員的培訓，提高其業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。培訓內(nèi)容包括檔案業(yè)務知識、法律法規(guī)知識、溝通技巧、服務意識等方面，使工作人員能夠熟練掌握征集工作流程和方法，依法依規(guī)開展工作。3.對征集工作人員進行考核評價，建立激勵機制，鼓勵工作人員積極主動開展征集工作，提高工作質(zhì)量和效率。（二）財務管理1.設立檔案征集專項經(jīng)費，用于檔案征集工作中的各項費用支出，包括宣傳費用、鑒定費用、獎勵費用、購買費用、保管費用等。2.嚴格執(zhí)行財務管理制度，規(guī)范經(jīng)費使用審批程序。征集工作經(jīng)費的使用應符合國家有關財務規(guī)定，做到?？顚Ｓ?，確保經(jīng)費使用合理、透明。3.定期對征集工作經(jīng)費的使用情況進行審計和監(jiān)督，確保經(jīng)費使用效益最大化。（三）監(jiān)督檢查1.建立檔案征集工作監(jiān)督檢查機制，定期對征集工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。2.加強對征集工作過程的監(jiān)督，確保征集工作嚴格按照法律法規(guī)和本制度的規(guī)定進行。對征集工作中的違規(guī)行為，依法依規(guī)進行處理。3.接受社會監(jiān)督，設立舉報電話、電子郵箱等舉報渠道，接受社會各界對檔案征集工作的監(jiān)督和舉報。對舉報事項及時進行調(diào)查處理，并將處理結果向社會公開。六、利用與保密（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)，確保檔案利用工作合法合規(guī)進行。2.服務社會原則充分發(fā)揮檔案的服務功能，積極為社會各界提供檔案利用服務，滿足社會公眾對檔案信息的需求。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴格遵守檔案安全保密制度，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。（二）利用方式1.查閱利用設立檔案查閱場所，為社會公眾提供檔案查閱服務。查閱者需按照規(guī)定填寫查閱申請表，經(jīng)本檔案館審核同意后，在查閱場所查閱檔案。查閱過程中，工作人員應提供必要的協(xié)助和指導，確保查閱工作順利進行。2.復制利用對于社會公眾需要復制的檔案資料，按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。復制檔案應使用符合檔案保護要求的設備和材料，確保復制件與原件內(nèi)容一致，不影響檔案的真實性和完整性。3.專題展覽利用根據(jù)檔案內(nèi)容和社會需求，舉辦專題檔案展覽。展覽內(nèi)容應經(jīng)過精心策劃和篩選，確保展覽主題鮮明、內(nèi)容豐富、形式多樣。通過展覽，向社會公眾展示檔案的歷史價值和文化魅力，發(fā)揮檔案的宣傳教育作用。4.編研成果利用對檔案進行深入研究和開發(fā)，形成編研成果，如檔案史料匯編、專題研究報告、大事記等。編研成果應具有較高的學術價值和社會價值，為社會各界提供系統(tǒng)、全面的檔案信息服務。（三）保密規(guī)定1.加強對檔案利用過程的保密管理，嚴格限制檔案利用范圍，對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用。2.要求檔案利用者簽