PAGE公章證照檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章、證照及檔案的管理，確保其安全、完整、有效使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在涉及公章使用、證照管理及檔案整理、保管、查閱等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障公章、證照及檔案的安全，防止泄露、遺失或損壞，對(duì)涉及公司機(jī)密的信息嚴(yán)格保密。3.規(guī)范有序原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和職責(zé)，確保管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。4.高效便捷原則：在保證安全和規(guī)范的前提下，提高工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)開(kāi)展的需要。二、公章管理（一）公章種類(lèi)及用途1.公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、合同協(xié)議、授權(quán)委托書(shū)等重要事項(xiàng)的簽署。2.法定代表人章：用于特定的財(cái)務(wù)文件、個(gè)人授權(quán)等。3.部門(mén)章：用于部門(mén)內(nèi)部文件、通知等，不得對(duì)外使用。（二）公章的刻制與啟用1.公章的刻制由公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，須憑上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)設(shè)立的文件或相關(guān)證明，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制。2.新刻公章啟用前，應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行備案登記，注明啟用日期、使用范圍等信息。（三）公章的保管1.公司公章由總經(jīng)理辦公室指定專(zhuān)人保管，保管人員須具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.保管人員應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜存放公章，確保公章存放安全。非保管人員不得擅自接觸公章。3.公章保管人員因事離崗時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理交接手續(xù)，由臨時(shí)指定人員代管。（四）公章的使用1.使用申請(qǐng)：各部門(mén)或個(gè)人需使用公章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用事由、文件名稱、份數(shù)、使用日期等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批流程：一般性文件或事項(xiàng)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)總經(jīng)理辦公室主任審批。重要合同協(xié)議、重大事項(xiàng)等，須經(jīng)總經(jīng)理審批。3.使用登記：公章保管人員在蓋章前，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行認(rèn)真審核，確認(rèn)無(wú)誤后，在《公章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄使用時(shí)間、文件名稱、蓋章人等信息。4.蓋章要求：蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，騎年蓋月，不得模糊、遺漏或重疊。（五）公章的停用與銷(xiāo)毀1.公章因磨損、遺失、變更等原因需要停用的，由總經(jīng)理辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。2.停用的公章應(yīng)及時(shí)上繳總經(jīng)理辦公室，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。如需銷(xiāo)毀，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由總經(jīng)理辦公室會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。三、證照管理（一）證照種類(lèi)包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、許可證等各類(lèi)公司經(jīng)營(yíng)所需的證件。（二）證照的辦理與領(lǐng)取1.證照辦理由公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，根據(jù)業(yè)務(wù)需要及時(shí)向相關(guān)部門(mén)提交申請(qǐng)材料，并跟蹤辦理進(jìn)度。2.證照領(lǐng)取時(shí)，領(lǐng)取人須核對(duì)證照內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤，并在《證照領(lǐng)取登記簿》上簽字確認(rèn)。（三）證照的保管1.證照原件由總經(jīng)理辦公室指定專(zhuān)人保管，存放于專(zhuān)門(mén)的證照檔案柜中，確保安全。2.保管人員應(yīng)建立證照清單，詳細(xì)記錄證照名稱、編號(hào)、頒發(fā)日期、有效期等信息，并定期進(jìn)行核對(duì)。3.如需借用證照原件，須填寫(xiě)《證照借用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理辦公室主任審批后，方可借用。借用期限不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借用期間應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。（四）證照的年檢與換證1.總經(jīng)理辦公室應(yīng)及時(shí)關(guān)注各類(lèi)證照的年檢和換證時(shí)間，提前做好準(zhǔn)備工作。2.按照相關(guān)部門(mén)要求，按時(shí)提交年檢或換證申請(qǐng)材料，確保證照的有效性。（五）證照的遺失與補(bǔ)辦1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失，應(yīng)立即向總經(jīng)理辦公室報(bào)告，并采取必要的措施防止造成不良后果。2.由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)向相關(guān)部門(mén)申請(qǐng)補(bǔ)辦，補(bǔ)辦過(guò)程中應(yīng)積極配合，提供所需材料。四、檔案管理（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人信息、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、客戶信息等。（二）檔案的收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.檔案收集后，應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，編制目錄，便于查找和使用。3.整理后的檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂或裝盒，并標(biāo)注檔案名稱、年度、保管期限等信息。（三）檔案的保管1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室用于存放檔案，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.檔案保管人員應(yīng)按照檔案保管期限的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立檔案索引。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。（四）檔案的查閱與借閱1.內(nèi)部查閱：公司員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.外部查閱：因業(yè)務(wù)合作、審計(jì)、法律糾紛等需要外部單位查閱檔案的，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由專(zhuān)人陪同查閱。查閱單位應(yīng)出具查閱介紹信，明確查閱范圍和用途。3.檔案借閱：如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理辦公室主任審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，須辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、遺失。（五）檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和是否需要銷(xiāo)毀。2.對(duì)于已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案保管人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在監(jiān)督下進(jìn)行，并做好銷(xiāo)毀記錄。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀人等信息，保存期限為[X]年。五、監(jiān)督與檢查（一）公司成立公章、證照及檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)相關(guān)管理工作進(jìn)行檢查。（二）檢查內(nèi)容包括管理制度的執(zhí)行情況、操作流程是否規(guī)范、檔案