PAGE檔案電子信息化制度一、總則（一）目的為了適應(yīng)公司/組織數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求，規(guī)范檔案電子信息化管理工作，提高檔案管理效率和質(zhì)量，確保檔案信息的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案電子信息化管理過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案電子信息化管理活動合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：保證電子檔案內(nèi)容與原始檔案一致，真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動。3.完整性原則：涵蓋公司/組織各類檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)不缺失、不遺漏。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。5.便捷性原則：通過信息化手段提高檔案管理效率，方便檔案的查詢、利用和共享。二、檔案電子信息化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案電子信息化管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司/組織檔案電子信息化建設(shè)工作，包括系統(tǒng)選型、部署和升級。3.負(fù)責(zé)電子檔案的收集、整理、分類、存儲和保管，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，提供便捷的檔案查詢服務(wù)。5.定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并做好備份數(shù)據(jù)的存儲和管理。6.負(fù)責(zé)檔案信息安全管理，制定安全策略，采取安全技術(shù)措施，防范安全風(fēng)險(xiǎn)。7.組織開展檔案電子信息化培訓(xùn)工作，提高員工的檔案管理意識和技能。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門產(chǎn)生的檔案進(jìn)行分類、編號和標(biāo)注，便于電子檔案的錄入和管理。3.配合檔案管理部門做好檔案電子信息化系統(tǒng)的使用和維護(hù)工作，及時(shí)反饋系統(tǒng)運(yùn)行中存在的問題。4.嚴(yán)格遵守檔案電子信息化管理制度，規(guī)范本部門員工的檔案管理行為。（三）信息技術(shù)部門1.為檔案電子信息化建設(shè)提供技術(shù)支持，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。根據(jù)檔案管理部門的需求，進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)、定制和優(yōu)化。2.負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作，確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的安全。3.協(xié)助檔案管理部門制定數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)方案，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)演練。4.對檔案電子信息化系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行設(shè)置和管理，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。三、檔案電子信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)選型1.根據(jù)公司/組織檔案管理的實(shí)際需求和發(fā)展規(guī)劃，選擇適合的檔案電子信息化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、存儲、檢索、利用、安全管理等功能，且能夠與公司/組織現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成。2.在選型過程中，對多家供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)研、評估和比較，綜合考慮系統(tǒng)的功能、性能、穩(wěn)定性、安全性、易用性、價(jià)格等因素，選擇最優(yōu)方案。（二）系統(tǒng)部署1.在信息技術(shù)部門的協(xié)助下，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案電子信息化管理系統(tǒng)的部署工作。部署過程中，要確保系統(tǒng)的安裝、配置和調(diào)試工作順利進(jìn)行，保證系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行。2.對系統(tǒng)進(jìn)行初始化設(shè)置，包括檔案分類體系、編號規(guī)則、元數(shù)據(jù)定義等，確保系統(tǒng)設(shè)置符合公司/組織的檔案管理要求。3.建立檔案電子信息化管理系統(tǒng)與公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的連接，確保檔案信息能夠在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行傳輸和共享。（三）數(shù)據(jù)錄入與轉(zhuǎn)換1.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織各部門對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入工作。錄入過程中，要嚴(yán)格按照檔案整理規(guī)范和系統(tǒng)要求，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對于歷史檔案，可根據(jù)實(shí)際情況采用掃描、拍照等方式進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并進(jìn)行必要的圖像處理和數(shù)據(jù)標(biāo)注，使其能夠納入電子檔案管理系統(tǒng)。3.在數(shù)據(jù)錄入和轉(zhuǎn)換過程中，要建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)審核機(jī)制，對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行多次核對，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。（四）系統(tǒng)測試與上線1.在系統(tǒng)部署和數(shù)據(jù)錄入完成后，組織進(jìn)行系統(tǒng)測試工作。測試內(nèi)容包括功能測試、性能測試、安全測試等，確保系統(tǒng)各項(xiàng)功能符合設(shè)計(jì)要求，性能穩(wěn)定可靠，安全措施有效。2.根據(jù)測試結(jié)果，對系統(tǒng)存在的問題進(jìn)行及時(shí)整改和優(yōu)化，確保系統(tǒng)能夠滿足公司/組織檔案管理的實(shí)際需求。3.在系統(tǒng)測試通過后，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，正式上線運(yùn)行檔案電子信息化管理系統(tǒng)。四、檔案電子信息化管理流程（一）檔案收集1.各部門負(fù)責(zé)收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音視頻等。收集過程中，要確保檔案的齊全、完整，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理。2.對于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，并妥善保管原始檔案。備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、云存儲備份等多種形式，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新。3.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將收集整理好的檔案移交至檔案管理部門，移交時(shí)要填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行進(jìn)一步的整理和分類。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于檔案的存儲、檢索和利用。2.對每份檔案進(jìn)行編號、標(biāo)注，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，并與檔案分類體系相對應(yīng)。標(biāo)注內(nèi)容應(yīng)包括檔案名稱、日期、來源、保管期限等關(guān)鍵信息。3.對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。數(shù)字化處理后的檔案應(yīng)按照電子檔案存儲要求進(jìn)行存儲。（三）檔案存儲1.檔案管理部門應(yīng)建立安全可靠的電子檔案存儲系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的長期保存和安全訪問。存儲系統(tǒng)可采用磁盤陣列、磁帶庫、云存儲等多種方式，根據(jù)檔案的重要性和使用頻率進(jìn)行合理配置。2.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分層管理。存儲路徑應(yīng)清晰明確，便于查找和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)。3.定期對電子檔案存儲系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。同時(shí)，要做好存儲系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（四）檔案檢索1.建立完善的電子檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞、分類等進(jìn)行檢索。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速、準(zhǔn)確、全面的檢索功能，能夠滿足用戶的查詢需求。2.在檢索系統(tǒng)中，對檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)注和索引，以便用戶能夠通過檢索元數(shù)據(jù)快速定位到所需檔案。同時(shí)，要定期對檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案數(shù)據(jù)一致。3.為用戶提供檢索指南和幫助文檔，指導(dǎo)用戶正確使用檢索系統(tǒng)。對于復(fù)雜的檢索需求，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和支持。（五）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱電子檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，對檔案利用申請進(jìn)行審核。審核通過后，為用戶提供相應(yīng)的檔案查閱、借閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。借閱檔案時(shí)，應(yīng)明確借閱期限，并要求借閱人妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.對于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，限制查閱和借閱范圍，并采取必要的保密措施，防止機(jī)密信息泄露。（六）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門定期對電子檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)成立專門的鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。2.鑒定小組按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見。對于需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。3.在檔案銷毀過程中，應(yīng)采用安全可靠的銷毀方式，確保檔案數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀過程要進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。五、檔案電子信息化安全管理（一）安全策略制定1.根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定檔案電子信息化安全策略。安全策略應(yīng)涵蓋網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全、用戶安全等方面，明確安全管理目標(biāo)、原則和措施。2.安全策略應(yīng)定期進(jìn)行評估和更新，確保其有效性和適應(yīng)性。同時(shí)，要向全體員工宣傳安全策略，提高員工的安全意識和遵守安全規(guī)定的自覺性。（二）網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施1.建立防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）、防病毒軟件等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，對公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.對網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，設(shè)置用戶權(quán)限和訪問規(guī)則，限制非授權(quán)人員對檔案電子信息化系統(tǒng)的訪問。同時(shí)，要定期對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全防護(hù)軟件進(jìn)行更新和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.采用加密技術(shù)對檔案信息在傳輸和存儲過程中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)要求。（三）數(shù)據(jù)安全管理措施1.對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)要進(jìn)行定期檢查和恢復(fù)演練，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃和預(yù)案。在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障或丟失時(shí)，能夠及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)，保證檔案業(yè)務(wù)的正常開展。3.對數(shù)據(jù)訪問進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配不同的訪問權(quán)限。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)泄露。（四）系統(tǒng)安全管理措施1.定期對檔案電子信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和安全評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)存在的安全漏洞。同時(shí)，要對系統(tǒng)的配置參數(shù)進(jìn)行定期檢查和調(diào)整，確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。2.建立系統(tǒng)審計(jì)機(jī)制，對系統(tǒng)操作日志進(jìn)行詳細(xì)記錄和分析。審計(jì)內(nèi)容包括用戶登錄、操作行為、數(shù)據(jù)修改等信息，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常操作并采取相應(yīng)措施。3.對系統(tǒng)進(jìn)行安全加固，設(shè)置安全審計(jì)賬號，定期對系統(tǒng)管理員的操作進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督。同時(shí)，要加強(qiáng)對系統(tǒng)管理員的安全培訓(xùn)，提高其安全管理水平。（五）用戶安全管理措施1.對檔案電子信息化系統(tǒng)的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，采用用戶名、密碼、數(shù)字證書等多種認(rèn)證方式，確保用戶身份的真實(shí)性和合法性。2.定期對用戶賬號進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除長期未使用的賬號，防止賬號被盜用。同時(shí)，要要求用戶定期更換密碼，設(shè)置強(qiáng)密碼策略，提高用戶賬號的安全性。3.加強(qiáng)對用戶的安全培訓(xùn)，提高用戶的安全意識和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)安全知識、數(shù)據(jù)保護(hù)意識、系統(tǒng)操作規(guī)范等，使用戶能夠正確使用檔案電子信息化系統(tǒng)，避免因操作不當(dāng)導(dǎo)致安全事故。六、檔案電子信息化培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.檔案管理部門根據(jù)公司/組織檔案電子信息化建設(shè)的需要和員工的實(shí)際情況，制定年度檔案電子信息化培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、方式、時(shí)間安排等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案電子信息化管理制度、系統(tǒng)操作技能、安全知識等方面，根據(jù)不同崗位和人員的需求，設(shè)置針對性的培訓(xùn)課程。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展培訓(xùn)工作，培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場操作演示等多種形式。培訓(xùn)過程中，要注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，提高員工的實(shí)際操作能力。2.邀請專業(yè)的培訓(xùn)講師或技術(shù)專家進(jìn)行授課，確保培訓(xùn)內(nèi)容的專業(yè)性和權(quán)威性。同時(shí)，鼓勵(lì)公司/組織內(nèi)部的檔案管理骨干分享經(jīng)驗(yàn)和技巧，提高培訓(xùn)效果。3.為員工提供培訓(xùn)教材、操作手冊等學(xué)習(xí)資料，方便員工在培訓(xùn)前后進(jìn)行復(fù)習(xí)和鞏固。培訓(xùn)結(jié)束后，要對員工的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)解決員工在學(xué)習(xí)過程中遇到的問題。（三）考核評估1.建立檔案電子信息化培訓(xùn)考核評估機(jī)制，對員工的培訓(xùn)效果進(jìn)行考核評估?？己朔绞娇刹捎每荚?、實(shí)際操作、撰寫報(bào)告等多種形式，全面評估員工對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度。2.考核結(jié)果應(yīng)與員工的績效