PAGE嚴格檔案歸檔與移交制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案歸檔與移交工作流程，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的歸檔與移交管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責(zé)檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則檔案歸檔應(yīng)確保內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映公司/組織各項工作活動的全過程，不得篡改、偽造檔案信息。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素進行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和查詢利用。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，防止檔案信息泄露。二、檔案歸檔管理（一）歸檔范圍1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、請示報告、通知通報、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案涵蓋公司/組織在生產(chǎn)經(jīng)營、市場營銷、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量管理、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、資料、報表、記錄等。3.項目管理類檔案針對公司/組織開展的各類項目，包括項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目進度報告、項目驗收文件等。4.其他類檔案如公司/組織的榮譽證書、資質(zhì)證明、宣傳資料、聲像檔案等。（二）歸檔要求1.材料齊全完整各部門應(yīng)確保歸檔材料的齊全性和完整性，對在工作活動中形成的各類文件、資料、記錄等及時進行收集整理，不得遺漏重要信息。2.內(nèi)容真實準確歸檔材料應(yīng)如實反映工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，簽字蓋章齊全，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.格式規(guī)范統(tǒng)一歸檔材料應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和標準，如紙張規(guī)格、字體字號、排版格式等，便于檔案的整理和保管。4.及時歸檔各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點及時將歸檔材料移交至檔案管理部門，不得拖延積壓，確保檔案的時效性。（三）歸檔流程1.部門整理各部門負責(zé)對本部門在工作活動中形成的各類檔案材料進行收集、整理和分類，編制檔案目錄清單，并對檔案材料進行初步審核，確保材料符合歸檔要求。2.部門移交各部門將整理好的檔案材料及檔案目錄清單一并移交至檔案管理部門，辦理移交手續(xù)。移交時，雙方應(yīng)認真核對檔案材料的數(shù)量、內(nèi)容等，確保移交工作的順利進行。3.檔案管理部門審核檔案管理部門收到各部門移交的檔案材料后，對檔案材料進行再次審核，檢查檔案材料是否齊全完整、內(nèi)容真實準確、格式規(guī)范統(tǒng)一等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通，要求其補充完善。4.檔案整理編目檔案管理部門對審核通過的檔案材料進行進一步整理和編目，按照檔案分類方案對檔案進行分類、編號、裝訂，并編制檔案檢索工具，如檔案目錄、索引等，便于檔案的查詢利用。5.檔案上架保管檔案管理部門將整理編目后的檔案上架保管，按照檔案庫房管理要求進行存放，確保檔案的安全和完整。三、檔案移交管理（一）移交范圍1.內(nèi)部移交公司/組織內(nèi)部各部門之間因工作需要進行檔案移交的情況，如部門撤并、職能調(diào)整等。2.外部移交公司/組織與外部單位之間進行檔案移交的情況，如向政府部門、上級主管單位、合作單位等移交相關(guān)檔案。（二）移交要求1.明確移交責(zé)任檔案移交雙方應(yīng)明確各自的責(zé)任，確保移交工作的順利進行。移交方應(yīng)提供完整、準確的檔案材料，并協(xié)助接收方進行檔案的核對和接收工作；接收方應(yīng)認真核對檔案材料，及時辦理接收手續(xù)，并妥善保管接收的檔案。2.規(guī)范移交程序檔案移交應(yīng)按照規(guī)定的程序進行，包括編制移交清單、辦理移交手續(xù)、簽署移交協(xié)議等。移交清單應(yīng)詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，雙方應(yīng)在移交清單上簽字確認。3.確保檔案安全在檔案移交過程中，應(yīng)采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全。如檔案需要郵寄或運輸，應(yīng)選擇安全可靠的方式，并對檔案進行妥善包裝，防止檔案受損或丟失。（三）移交流程1.提出移交申請檔案移交方根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案移交申請，說明移交的原因、范圍、時間等信息，并填寫檔案移交申請表。2.編制移交清單檔案管理部門根據(jù)移交申請，組織移交方編制檔案移交清單。移交清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份。移交清單應(yīng)詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期、保管期限等信息，并注明檔案的存放位置和狀態(tài)。3.檔案核對檔案管理部門組織移交方和接收方對移交清單上的檔案進行核對，檢查檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等是否與移交清單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，及時進行核實和處理。4.辦理移交手續(xù)經(jīng)核對無誤后，移交方和接收方在檔案移交清單上簽字確認，并辦理移交手續(xù)。移交手續(xù)應(yīng)包括檔案的交接、簽收、登記等環(huán)節(jié)，確保檔案移交工作的規(guī)范和有序。5.簽署移交協(xié)議對于重要檔案的移交，移交方和接收方應(yīng)簽署移交協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及檔案的保管、使用、保密等要求。移交協(xié)議應(yīng)作為檔案管理的重要依據(jù)，雙方應(yīng)嚴格按照協(xié)議履行各自的職責(zé)。四、檔案保管與利用（一）檔案保管1.檔案庫房建設(shè)公司/組織應(yīng)建設(shè)符合檔案保管要求的庫房，確保庫房具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等功能。庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等，為檔案提供良好的保管環(huán)境。2.檔案存儲方式檔案應(yīng)采用科學(xué)合理的存儲方式，如紙質(zhì)檔案應(yīng)分類上架存放，電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并建立相應(yīng)的存儲目錄和索引。對于重要檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，確保檔案的安全。3.檔案定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)的措施進行處理。對于發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時進行修復(fù)和補充，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）檔案利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定進行。檔案利用應(yīng)確保檔案信息的安全和保密，不得泄露檔案內(nèi)容或擅自擴大檔案利用范圍。2.利用申請公司/組織內(nèi)部人員因工作需要利用檔案的，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對利用申請進行審核，符合條件的予以批準，并提供相應(yīng)的檔案利用服務(wù)。3.利用方式檔案利用方式主要包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，并確保檔案的安全；復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。4.利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用者的姓名、部門、利用時間、利用內(nèi)容、利用方式等信息，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。五、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標公司/組織應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化應(yīng)確保掃描圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準確無誤，并按照檔案分類方案進行分類存儲。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司/組織檔案管理需求的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線錄入、審核、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保檔案信息的安全和保密。3.電子檔案存儲與管理設(shè)備配備配備必要的電子檔案存儲與管理設(shè)備，如服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保電子檔案的安全存儲和穩(wěn)定運行。同時，應(yīng)建立電子檔案存儲與管理的相關(guān)制度和流程，規(guī)范電子檔案的存儲、備份、維護等工作。（三）信息化管理要求1.數(shù)據(jù)安全加強檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。2.數(shù)據(jù)備份建立完善的電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的地點。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)進行定期比對，確保數(shù)據(jù)的一致性和完整性。3.系統(tǒng)維護加強檔案信息管理系統(tǒng)的日常維護和管理，定期對系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的正常運行。同時，應(yīng)建立系統(tǒng)故障應(yīng)急預(yù)案，及時處理系統(tǒng)故障，保障檔案管理工作的連續(xù)性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司/組織應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對檔案歸檔與移交工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案歸檔的及時性、完整性、準確性，檔案移交的規(guī)范性、安全性，檔案保管與利用的合規(guī)性等。（二）考核評價檔案管理部門應(yīng)制定檔案管理工作考核評價標準，對各部門的檔案管理工作進行考核評價?？己嗽u價結(jié)果應(yīng)與部門和個人的績效掛鉤，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對檔案管理工作不力的部門和個人進行批評教育，并責(zé)令其限期整改。（三）責(zé)任追究對于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等事故的部門