PAGE煤礦六種檔案管理制度一、總則（一）目的為加強煤礦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在煤礦生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本煤礦實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本煤礦各部門、各單位及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則煤礦檔案實行集中統(tǒng)一管理，由煤礦檔案管理部門負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全礦檔案工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映煤礦各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集煤礦在生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對檔案進行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。5.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)全礦檔案的集中管理工作。（二）主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本煤礦檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)全礦各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責(zé)檔案庫房的建設(shè)和管理，確保檔案存放環(huán)境符合安全要求，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.對全礦各部門及員工的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。7.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為煤礦的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作提供服務(wù)。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.文書檔案主要包括煤礦在行政管理活動中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.科技檔案涵蓋煤礦在地質(zhì)勘探、設(shè)計、施工、生產(chǎn)技術(shù)改造等方面形成的圖紙、圖表、技術(shù)文件、科研成果等。3.人事檔案包含員工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資待遇、教育培訓(xùn)等方面的材料。4.財務(wù)檔案涉及煤礦財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)方面的資料。5.設(shè)備檔案包括煤礦各類設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、運行、維護、檢修、報廢等過程中形成的文件、資料、圖紙等。6.基建檔案記錄煤礦基本建設(shè)項目從立項、可行性研究、設(shè)計、施工到竣工驗收等全過程的文件、資料、圖紙等。（二）檔案編號1.文書檔案編號采用年度保管期限流水號的方式進行編號。例如：2023永久00l，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號按照項目名稱專業(yè)分類流水號的規(guī)則編號。如：XX煤礦改擴建工程地質(zhì)勘探001，代表XX煤礦改擴建工程地質(zhì)勘探方面的第1份科技檔案。3.人事檔案編號以員工個人身份證號作為唯一編號。4.財務(wù)檔案編號采用年度類別流水號的形式編號。如：2023會計憑證001，即2023年的第1本會計憑證。5.設(shè)備檔案編號按照設(shè)備型號購置年份流水號進行編號。例如：XXS2022001，表示型號為XXS的設(shè)備在2022年購置的第1份設(shè)備檔案。6.基建檔案編號根據(jù)項目名稱階段流水號編號。如：XX煤礦新井建設(shè)項目施工階段001，代表該項目施工階段的第1份基建檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案形成的規(guī)律和要求，及時將本部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表等收集齊全。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)指定專人跟蹤收集，確保檔案的完整。3.員工在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如技術(shù)總結(jié)、科研成果、工作記錄等，應(yīng)定期移交所在部門，由部門統(tǒng)一整理后移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)定期對全礦各部門的檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進行。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類整理。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時間順序進行排列，同一事由的文件應(yīng)集中在一起，并按照正件在前、附件在后，批復(fù)在前、請示在后，印件在前、定稿在后的原則進行排列。3.科技檔案應(yīng)根據(jù)其專業(yè)特點和形成規(guī)律，按照項目、專業(yè)分類進行整理，圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，并在右下角加蓋檔號章。4.人事檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定的十大類進行分類整理，每類檔案應(yīng)按照一定的順序排列，確保檔案內(nèi)容的系統(tǒng)性和完整性。5.財務(wù)檔案應(yīng)按照會計憑證、賬簿、報表等類別分別進行整理，會計憑證應(yīng)按照編號順序裝訂成冊，并在封面上注明年度、月份、冊數(shù)、起止日期、憑證種類、起訖號碼等。6.設(shè)備檔案應(yīng)按照設(shè)備的生命周期，將設(shè)備購置、安裝、調(diào)試、運行、維護、檢修、報廢等各個階段形成的文件資料進行整理，建立設(shè)備檔案卷。7.基建檔案應(yīng)按照項目建設(shè)的不同階段，如立項、設(shè)計、施工、竣工驗收等，分別對各階段形成的檔案進行整理，確保檔案與項目建設(shè)進程相匹配。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防有害氣體等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等，避免相互干擾。3.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等，確保檔案的安全。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映煤礦主要職能活動和歷史面貌，對本煤礦、國家和社會具有長遠利用價值的檔案；長期保管期限為16年至50年；短期保管期限為15年以下。2.科技檔案的保管期限根據(jù)項目的重要程度和實際需要確定，一般與項目的使用壽命或相關(guān)規(guī)定一致。3.人事檔案的保管期限為員工退休后5年。4.財務(wù)檔案的保管期限按照國家有關(guān)財務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。5.設(shè)備檔案的保管期限自設(shè)備報廢后5年。6.基建檔案的保管期限自項目竣工驗收后5年。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、利用情況等。2.檢查過程中如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)分析原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施，不斷完善檔案保管工作。六、檔案利用（一）利用范圍1.本煤礦員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱本煤礦檔案的，須經(jīng)煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和煤礦保密制度執(zhí)行。（二）利用手續(xù)1.本煤礦員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的目的、范圍等，經(jīng)煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、偽造、抽取、撤換、損毀檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。4.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人姓名、單位、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱、數(shù)量、歸還時間等。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表和國家有關(guān)規(guī)定，對到期檔案進行逐卷鑒定，確定檔案的存毀。2.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可進行延長保管期限鑒定；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.鑒定檔案的價值時，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、電子檔案管理（一）電子檔案收集1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的電子文件收集齊全，并按照檔案管理要求進行整理和分類。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。3.對重要的電子文件，應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期更換，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子檔案整理與存儲1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行統(tǒng)一管理。2.電子檔案的存儲應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，并定期進行數(shù)據(jù)備份和維護。3.電子檔案應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的電子檔案。（三）電子檔案利用1.員工可通過網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)查閱電子檔案，查閱時應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自更改電子檔案內(nèi)容。2.如需打印電子檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定格式進行打印。3.電子檔案的利用情況應(yīng)進行記錄，以便跟蹤和統(tǒng)計。（四）電子檔案安全管理1.建立健全電子檔案安全管理制度，采取防火墻、防病毒、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)措施，確保電子檔案的信息安全。2.定期對電子檔案存儲設(shè)備進行檢查和維護，防止設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.對電子檔案的操作應(yīng)進行審計和記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時處理。九、聲像檔案管理（一）聲像檔案收集1.煤礦在生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營等活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，相關(guān)部門應(yīng)及時收集，并移交檔案管理部門。2.聲像資料應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、事件等基本信息，確保其真實性和完整性。（二）聲像檔案整理與存儲1.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容和形成時間進行分類整理，建立聲像檔案目錄，便于查找和利用。2.聲像檔案應(yīng)采用專用的存儲設(shè)備進行存儲，如磁帶、光盤等，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)損壞。3.對重要的聲像檔案，應(yīng)進行復(fù)制備份，分別存儲在不同的介質(zhì)和地點。（三）聲像檔案利用1.員工因工作需要可查閱、借閱聲像檔案，查閱時應(yīng)使用專門的設(shè)備進行播放，不得擅自復(fù)制或傳播。2.如需在對外宣傳、展