PAGE供應(yīng)商檔案管理制度拍照一、總則（一）目的為加強公司供應(yīng)商管理，規(guī)范供應(yīng)商檔案建立、維護(hù)及使用流程，確保供應(yīng)商信息準(zhǔn)確、完整、安全，保障公司采購活動順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與供應(yīng)商相關(guān)的采購活動，包括原材料采購、零部件采購、服務(wù)采購等各類采購業(yè)務(wù)涉及的供應(yīng)商。（三）基本原則1.合法性原則：供應(yīng)商檔案管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案內(nèi)容合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整反映供應(yīng)商實際情況，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)供應(yīng)商檔案信息安全，防止信息泄露，未經(jīng)授權(quán)不得對外披露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)供應(yīng)商合作情況及業(yè)務(wù)發(fā)展需求，及時更新和維護(hù)供應(yīng)商檔案，確保檔案信息時效性。二、供應(yīng)商檔案建立（一）檔案信息收集1.基本信息供應(yīng)商名稱、注冊地址、法定代表人、聯(lián)系方式等。營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證（或統(tǒng)一社會信用代碼證）等相關(guān)證照副本復(fù)印件。企業(yè)簡介，包括經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量控制體系等。2.資質(zhì)與認(rèn)證質(zhì)量管理體系認(rèn)證（如ISO9001等）、環(huán)境管理體系認(rèn)證（如ISO14001等）、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證（如OHSAS18001等）情況。產(chǎn)品相關(guān)認(rèn)證，如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、環(huán)保認(rèn)證等。特殊行業(yè)資質(zhì)證書，如食品生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等（適用于相關(guān)行業(yè)供應(yīng)商）。3.生產(chǎn)與供應(yīng)能力主要生產(chǎn)設(shè)備清單及生產(chǎn)工藝流程圖。原材料供應(yīng)渠道及質(zhì)量控制情況。產(chǎn)能情況，包括年生產(chǎn)能力、月生產(chǎn)能力、最大訂單處理能力等。供應(yīng)周期，明確正常訂單、緊急訂單的交付周期。4.財務(wù)狀況近年度財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。銀行信用評級及相關(guān)信貸記錄。5.業(yè)績與信譽近三年主要客戶名單及合作項目情況。市場口碑、行業(yè)評價，是否存在重大質(zhì)量問題、合同糾紛等不良記錄。供應(yīng)商自我評價及承諾，包括對產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的承諾。6.其他信息供應(yīng)商地理位置、交通便利性等信息。其他與供應(yīng)商合作相關(guān)的重要信息。（二）信息審核1.采購部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商檔案信息，并進(jìn)行初步整理和審核。審核內(nèi)容包括信息的完整性、準(zhǔn)確性、合法性等。2.對于重要供應(yīng)商或存在疑問的信息，采購部門應(yīng)會同質(zhì)量部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。審核通過后，將供應(yīng)商檔案信息提交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。（三）檔案歸檔1.檔案管理部門按照統(tǒng)一格式和編號規(guī)則，對審核通過的供應(yīng)商檔案進(jìn)行分類歸檔。檔案編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。2.供應(yīng)商檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，封面注明供應(yīng)商名稱、檔案編號、歸檔日期等信息；電子檔案應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。三、供應(yīng)商檔案維護(hù)（一）定期更新1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新，原則上每年至少更新一次。更新內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息變更、資質(zhì)認(rèn)證更新、業(yè)績與信譽變化等。2.對于供應(yīng)商發(fā)生重大變更事項，如法定代表人變更（需提供變更證明文件）、經(jīng)營范圍調(diào)整、生產(chǎn)地址搬遷、重大質(zhì)量事故等，采購部門應(yīng)在知悉變更信息后及時進(jìn)行檔案更新，并通知相關(guān)部門。（二）動態(tài)跟蹤1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商動態(tài)跟蹤機制，定期收集供應(yīng)商生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、交貨期執(zhí)行情況等信息。2.根據(jù)跟蹤結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類評價。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多合作機會和優(yōu)惠政策；對于出現(xiàn)問題的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改或暫停合作，并記錄在供應(yīng)商檔案中。（三）信息變更流程1.供應(yīng)商如需變更檔案信息，應(yīng)向采購部門提交書面申請，并提供相關(guān)證明文件。2.采購部門收到申請后，對變更信息進(jìn)行審核。審核通過后，通知檔案管理部門進(jìn)行信息更新，并在檔案中注明變更日期及變更內(nèi)容。四、供應(yīng)商檔案使用（一）采購決策支持1.采購部門在進(jìn)行采購決策時，應(yīng)查閱供應(yīng)商檔案，了解供應(yīng)商基本情況、資質(zhì)能力、業(yè)績信譽等信息，為選擇合適的供應(yīng)商提供參考依據(jù)。2.通過對供應(yīng)商檔案的分析比較，評估不同供應(yīng)商的優(yōu)勢劣勢，綜合考慮采購成本、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等因素，確定最優(yōu)采購方案。（二）合同簽訂與執(zhí)行1.在簽訂采購合同前，采購人員應(yīng)依據(jù)供應(yīng)商檔案信息，明確合同條款中關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)等要求，并確保供應(yīng)商能夠滿足相關(guān)要求。2.在合同執(zhí)行過程中，采購人員可根據(jù)供應(yīng)商檔案記錄，對供應(yīng)商履行合同情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄在案。（三）質(zhì)量控制與風(fēng)險管理1.質(zhì)量部門在進(jìn)行供應(yīng)商質(zhì)量管理時，可查閱供應(yīng)商檔案中的質(zhì)量控制體系認(rèn)證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證及以往質(zhì)量檢測記錄等信息，評估供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險。2.根據(jù)供應(yīng)商檔案信息，制定針對性的質(zhì)量控制措施，如增加檢驗頻次、加強原材料檢驗等，降低采購產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險。（四）使用權(quán)限與審批1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱供應(yīng)商檔案的，應(yīng)填寫《供應(yīng)商檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案原件。五、供應(yīng)商檔案安全管理（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)制定嚴(yán)格的保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，對供應(yīng)商檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.限制檔案管理人員對供應(yīng)商檔案信息的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱、修改檔案信息。3.加強對檔案存儲場所的安全管理，采取防火、防盜、防潮、防蟲等措施，確保檔案實體安全。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對供應(yīng)商電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，并采用異地存儲等方式進(jìn)行數(shù)據(jù)冗余備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)遭受破壞或丟失時能夠及時恢復(fù)，保證供應(yīng)商檔案信息的連續(xù)性和完整性。（三）安全審計與監(jiān)督1.建立供應(yīng)商檔案安全審計機制，定期對檔案管理系統(tǒng)的操作記錄、訪問日志等進(jìn)行審計，檢查是否存在違規(guī)操作行為。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對供應(yīng)商檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保供應(yīng)商檔案管理工作規(guī)范、安全、有效。六、供應(yīng)商檔案銷毀（一）銷毀條件1.供應(yīng)商已停止合作且不再有任何業(yè)務(wù)往來，其檔案信息已無保留價值。2.檔案保存期限已滿，按照公司檔案管理規(guī)定需要進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.采購部門提出供應(yīng)商檔案銷毀申請，說明銷毀原因、檔案清單等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核。2.檔案管理部門對銷毀申請進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)無誤后，會同采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門組成銷毀小組，對擬銷毀的供應(yīng)商檔案進(jìn)行清點和核對。3.銷毀小組采用適當(dāng)?shù)姆绞綄?yīng)商檔案進(jìn)行銷毀，如粉