PAGE辦公室查閱檔案制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及員工因工作需要查閱公司檔案的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息泄露。3.服務工作原則：以滿足公司各項工作需求為出發(fā)點，為查閱人員提供必要的支持與服務。二、檔案分類與保管（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案、工程檔案等類別。1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、決議等。2.人事檔案：涵蓋員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲等資料。3.財務檔案：包含會計憑證、賬簿、報表等財務資料。4.業(yè)務檔案：涉及公司各項業(yè)務活動的合同、協(xié)議、訂單等文件。5.工程檔案：有關公司工程項目的規(guī)劃、設計、施工等方面的資料。（二）保管要求1.設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備。2.檔案應按照分類進行有序存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。三、查閱權限與范圍（一）查閱權限1.公司高層管理人員：可查閱公司各類檔案，全面了解公司運營情況。2.部門負責人：根據(jù)工作需要，可查閱本部門及相關業(yè)務檔案。3.一般員工：因工作需要，經所在部門負責人批準，可查閱與本人工作相關的檔案。（二）查閱范圍1.文書檔案：查閱人員可根據(jù)權限查閱相應的文件資料，但涉及公司機密的文件需嚴格按照保密規(guī)定執(zhí)行。2.人事檔案：僅限查閱與本人相關的檔案信息，如需查閱他人檔案，須經人事部門批準并辦理相關手續(xù)。3.財務檔案：查閱人員應遵守財務管理制度，僅能查閱與工作相關的財務資料，不得擅自復制或泄露財務信息。4.業(yè)務檔案：根據(jù)業(yè)務需求，查閱與業(yè)務活動直接相關的合同、協(xié)議等檔案。5.工程檔案：查閱人員需具備相關專業(yè)知識，經工程管理部門同意后，查閱與工程建設相關的資料。四、查閱流程（一）提出申請1.查閱人員需填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱檔案的類別及內容。2.將申請表提交所在部門負責人審核。（二）部門負責人審批1.部門負責人根據(jù)查閱人員的工作需求及權限范圍，對申請表進行審批。2.對于涉及重要事項或機密檔案的查閱申請，部門負責人應謹慎審核，并報公司高層領導批準。（三）檔案管理部門受理1.經審批通過的申請表交至檔案管理部門。2.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并準備相關檔案。（四）查閱登記1.查閱人員在檔案管理部門進行查閱登記，記錄查閱時間、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及數(shù)量等信息。2.查閱登記應詳細、準確，以備后續(xù)查詢和統(tǒng)計。（五）現(xiàn)場查閱1.查閱人員在檔案管理部門指定的查閱地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.檔案管理人員應在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保檔案的安全與完整。（六）歸還檔案1.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記上簽字確認。2.檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確保檔案無缺失、損壞等情況。五、查閱限制與注意事項（一）查閱限制1.涉及公司機密的檔案，未經公司高層領導批準，嚴禁查閱和復制。2.檔案查閱應遵循“誰查閱、誰負責”的原則，查閱人員不得擅自將檔案提供給無關人員查閱。3.禁止在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）注意事項1.查閱人員應愛護檔案，保持檔案的整潔和完好。2.如需復印或摘錄檔案內容，須經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.在查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，查閱人員應及時報告檔案管理部門，并協(xié)助查明原因。六、檔案利用與反饋（一）檔案利用1.鼓勵各部門充分利用檔案資源，為公司決策、業(yè)務開展、項目推進等提供支持。2.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，總結檔案利用效果，為公司檔案管理工作的改進提供依據(jù)。（二）反饋機制1.查閱人員在查閱檔案后，如有對檔案管理工作的意見或建議，可及時反饋給檔案管理部門。2.檔案管理部門應認真對待查閱人員的反饋，及時進行整理和分析，對合理的建議予以采納，并將改進情況反饋給相關人員。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部設立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案查閱情況進行檢查。2.監(jiān)督小組應重點檢查查閱申請審批、查閱登記、檔案歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，確保檔案查閱活動的規(guī)范進行。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度的查閱行為，檔案管理部門應及時制止，并視情節(jié)輕重給予相應的處理。2.對于擅自查閱機密檔案、泄露檔案信息、損壞或丟失檔案等嚴重違規(guī)行為，公司將依法依規(guī)追究相關人員的責任。八