PAGE藝術(shù)學(xué)校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我校檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)校管理水平和辦學(xué)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)教學(xué)單位及全體教職員工。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分類(lèi)管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和利用。3.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的信息支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)學(xué)校設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全校檔案的集中管理與指導(dǎo)工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)教學(xué)單位的檔案工作，監(jiān)督檢查檔案管理情況。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.參與學(xué)校重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。（三）各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)教學(xué)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位檔案工作的日常管理，并接受學(xué)校檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照學(xué)校檔案管理部門(mén)的要求，定期向?qū)W校檔案管理部門(mén)移交檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類(lèi)：包括學(xué)校黨組織的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、黨員名冊(cè)等。2.行政管理類(lèi)：學(xué)校行政工作的各類(lèi)文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.教學(xué)管理類(lèi)：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程教案、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)材料等。4.學(xué)生管理類(lèi)：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)生檔案等。5.科研管理類(lèi)：科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究成果、學(xué)術(shù)論文等。6.后勤管理類(lèi)：校園建設(shè)規(guī)劃、物資采購(gòu)檔案、維修記錄等。7.外事工作類(lèi)：對(duì)外交流合作協(xié)議、來(lái)訪接待記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)教學(xué)單位應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責(zé)任人及時(shí)限要求。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保檔案的原始性和完整性。3.對(duì)于重要活動(dòng)和項(xiàng)目，應(yīng)同步收集相關(guān)檔案資料，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)跟蹤管理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查找。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等。（三）檔案存放1.按照檔案分類(lèi)順序，將檔案整齊存放在檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明類(lèi)別、年度、保管期限等信息。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況確定。（五）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.學(xué)校檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員參加。3.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)至上原則：以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。3.安全保密原則：確保檔案在利用過(guò)程中的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門(mén)查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。3.出具證明：檔案管理部門(mén)可根據(jù)利用者的需求，出具檔案證明材料。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：利用者應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.借閱檔案：利用者應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)應(yīng)登記檔案名稱(chēng)、數(shù)量、借閱時(shí)間等信息。3.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范整理，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整。（三）檔案信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和安全存儲(chǔ)。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便利用者快速查找所需檔案。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)借閱流程的在線辦理和跟蹤管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校決策提供支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)。2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止檔案數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。七、檔案管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)學(xué)校成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)代表組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開(kāi)展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門(mén)或檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行不定期抽查。（四）檢查結(jié)