PAGE醫(yī)院醫(yī)保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)保檔案管理，規(guī)范醫(yī)保檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保醫(yī)保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)保行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各部門在醫(yī)保工作中形成的各類檔案，包括醫(yī)保政策文件、醫(yī)保協(xié)議、醫(yī)保報銷憑證、醫(yī)保統(tǒng)計報表、醫(yī)保患者信息等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及醫(yī)保政策要求，確保醫(yī)保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證醫(yī)保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映醫(yī)院醫(yī)保工作的全過程。3.安全保密原則：采取有效措施確保醫(yī)保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)醫(yī)保患者的隱私。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便醫(yī)院各部門及相關(guān)人員對醫(yī)保檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)分工（一）醫(yī)院醫(yī)保管理部門1.負(fù)責(zé)制定醫(yī)保檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督醫(yī)院各部門醫(yī)保檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)醫(yī)保檔案的集中統(tǒng)一管理，建立醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的安全存儲和有效利用。4.按照規(guī)定定期向醫(yī)保行政部門報送醫(yī)保檔案相關(guān)資料。（二）醫(yī)院各臨床科室1.負(fù)責(zé)本科室醫(yī)保檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。2.按照醫(yī)院醫(yī)保檔案管理要求，及時將本科室醫(yī)保檔案移交至醫(yī)院醫(yī)保管理部門。3.配合醫(yī)院醫(yī)保管理部門做好醫(yī)保檔案的查閱、利用等工作。（三）醫(yī)院財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)醫(yī)保報銷費(fèi)用的核算和賬目管理，相關(guān)財務(wù)憑證作為醫(yī)保檔案的重要組成部分，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔。2.協(xié)助醫(yī)院醫(yī)保管理部門做好醫(yī)保財務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析工作，為醫(yī)保檔案管理提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）醫(yī)院信息部門1.負(fù)責(zé)為醫(yī)保檔案管理提供信息技術(shù)支持，保障醫(yī)保檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.協(xié)助醫(yī)院醫(yī)保管理部門做好醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲、檢索和備份等工作，確保檔案信息的數(shù)字化管理。三、醫(yī)保檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)保政策法規(guī)文件：包括國家、地方及醫(yī)保部門發(fā)布的各類醫(yī)保政策、法規(guī)、通知、辦法等。2.醫(yī)保協(xié)議：醫(yī)院與醫(yī)保部門簽訂的年度醫(yī)保服務(wù)協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議。3.醫(yī)保報銷憑證：患者的醫(yī)保報銷申請表、醫(yī)療費(fèi)用發(fā)票、費(fèi)用明細(xì)清單、診斷證明、病歷等相關(guān)資料。4.醫(yī)保統(tǒng)計報表：醫(yī)院每月、每季度、每年上報的醫(yī)保業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表，如醫(yī)保費(fèi)用結(jié)算報表、醫(yī)?；颊呔歪t(yī)情況報表等。5.醫(yī)?；颊咝畔ⅲ夯颊叩幕拘畔?、醫(yī)保賬戶信息、就醫(yī)記錄等。6.醫(yī)保工作相關(guān)的其他文件和資料：如醫(yī)保培訓(xùn)記錄、醫(yī)保自查自糾報告、醫(yī)保違規(guī)處理決定書等。（二）收集要求1.醫(yī)院各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)醫(yī)保檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和準(zhǔn)確性。2.對于醫(yī)保報銷憑證等時效性較強(qiáng)的資料，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)收集齊全，并按照要求進(jìn)行整理。3.收集的醫(yī)保檔案應(yīng)保持原始資料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案資料。（三）整理原則1.按照檔案形成的時間順序、類別和保管期限進(jìn)行分類整理。2.遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的查閱和利用。3.同一類別的醫(yī)保檔案應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。（四）整理方法1.分類：將醫(yī)保檔案分為醫(yī)保政策法規(guī)類、醫(yī)保協(xié)議類、醫(yī)保報銷憑證類、醫(yī)保統(tǒng)計報表類、醫(yī)?；颊咝畔㈩惣捌渌惖攘箢悺Ｃ看箢愊驴筛鶕?jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分小類。例如，醫(yī)保報銷憑證類可分為住院報銷憑證、門診報銷憑證等；醫(yī)保統(tǒng)計報表類可分為月度報表、季度報表、年度報表等。2.編號：采用“年度類別流水號”的編號方式。例如，2023年醫(yī)保政策法規(guī)類的第一份文件編號為2023YBZC001。編號應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地反映檔案的類別和順序。3.裝訂：對于紙張較多的醫(yī)保報銷憑證等檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂時應(yīng)注意保持文件的整齊，避免損壞文件內(nèi)容。裝訂材料應(yīng)選用符合檔案保管要求的材料，如檔案專用裝訂線等。4.編目：編制醫(yī)保檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨(dú)存放，便于檔案的檢索和查閱。四、醫(yī)保檔案的保管（一）保管場所醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的醫(yī)保檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，并具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施。庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，以滿足醫(yī)保檔案的存放需求。（二）保管期限1.醫(yī)保政策法規(guī)文件：長期保管。2.醫(yī)保協(xié)議：自協(xié)議簽訂之日起保存至協(xié)議履行完畢后至少5年。3.醫(yī)保報銷憑證：住院報銷憑證保存至患者醫(yī)療終結(jié)后至少15年；門診報銷憑證保存至當(dāng)年底。4.醫(yī)保統(tǒng)計報表：長期保管。5.醫(yī)?；颊咝畔ⅲ喊凑諊矣嘘P(guān)患者信息保護(hù)的法律法規(guī)要求進(jìn)行保管，一般保存期限為患者就醫(yī)記錄完結(jié)后至少15年。6.其他醫(yī)保工作相關(guān)文件和資料：根據(jù)其重要性和實(shí)際需要確定保管期限，一般為310年。（三）保管要求1.醫(yī)保檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行有序存放，便于查找和管理。2.定期對醫(yī)保檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、編號、保管期限等信息，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對超過保管期限的醫(yī)保檔案，應(yīng)按照檔案銷毀程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。五、醫(yī)保檔案的利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各部門因醫(yī)保工作需要查閱醫(yī)保檔案，如醫(yī)保政策咨詢、醫(yī)保費(fèi)用審核、醫(yī)保統(tǒng)計分析、醫(yī)保違規(guī)調(diào)查等。2.醫(yī)保行政部門、審計部門等上級部門因工作需要查閱醫(yī)院醫(yī)保檔案。3.司法機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱醫(yī)院醫(yī)保檔案。（二）利用流程1.申請：醫(yī)院內(nèi)部各部門如需查閱醫(yī)保檔案，應(yīng)填寫《醫(yī)保檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交至醫(yī)院醫(yī)保管理部門。上級部門及司法機(jī)關(guān)等因工作需要查閱醫(yī)保檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函件，注明查閱要求和范圍。2.審批：醫(yī)院醫(yī)保管理部門收到查閱申請后，應(yīng)進(jìn)行審核。對于內(nèi)部查閱申請，審核通過后報醫(yī)保管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于上級部門及司法機(jī)關(guān)等的查閱申請，應(yīng)報醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，醫(yī)保管理部門應(yīng)在申請表或查閱函件上簽署意見，并安排專人負(fù)責(zé)檔案查閱事宜。3.查閱：檔案查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制或損毀檔案資料。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)醫(yī)保管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋醫(yī)院醫(yī)保管理部門的印章，并注明用途。4.歸還：查閱完畢后，檔案查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還至醫(yī)保管理部門，并辦理歸還手續(xù)。醫(yī)保管理部門應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并處理。（三）利用限制1.涉及醫(yī)?；颊唠[私的檔案資料，未經(jīng)患者本人同意，不得對外提供查閱和利用。2.醫(yī)保檔案的查閱和利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院的保密制度，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。3.嚴(yán)禁利用醫(yī)保檔案謀取私利或進(jìn)行其他違法違規(guī)活動。六、醫(yī)保檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的醫(yī)保檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高醫(yī)保檔案管理的效率和水平，為醫(yī)院醫(yī)保工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)醫(yī)保檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編號和存儲。2.數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫中。數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限、檔案內(nèi)容摘要等字段，以便于檔案的檢索和查詢。3.檢索系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)醫(yī)保檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。4.安全管理：加強(qiáng)醫(yī)保檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制、備份恢復(fù)等措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.醫(yī)院信息部門應(yīng)定期對醫(yī)保檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.建立醫(yī)保檔案信息化系統(tǒng)使用日志，記錄用戶的操作行為和系統(tǒng)運(yùn)行情況，以便于審計和監(jiān)督。3.對醫(yī)保檔案信息化系統(tǒng)的操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和安全意識，確保系統(tǒng)的正確使用和檔案信息的安全。七、醫(yī)保檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立醫(yī)保檔案鑒定小組，由醫(yī)院醫(yī)保管理部門、財務(wù)部門、信息部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對醫(yī)保檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)醫(yī)保檔案的保管期限和實(shí)際利用價值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對于已超過保管期限且確無保存價值的醫(yī)保檔案，可予以銷毀。3.對于仍有利用價值但保管期限已滿的醫(yī)保檔案，可經(jīng)鑒定小組審核后延長保管期限。（三）銷毀程序1.醫(yī)保檔案鑒定小組對擬銷毀的醫(yī)保檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《醫(yī)保檔案銷毀申請表》。2.《醫(yī)保檔案銷毀申請表》經(jīng)醫(yī)院醫(yī)保管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報醫(yī)院檔案管理部門備案。3.醫(yī)院檔案管理部門按照規(guī)定的程序