PAGE人員檔案歸類制度及流程一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人員檔案的管理，確保人員檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于公司對人員信息的查詢、統(tǒng)計(jì)和分析，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人員檔案中的各項(xiàng)信息必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等。2.完整性原則：確保員工檔案資料的全面性，涵蓋員工從入職到離職全過程的各類相關(guān)信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工檔案信息的安全，未經(jīng)授權(quán)不得泄露員工檔案內(nèi)容。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著員工工作情況的變化，及時(shí)更新和調(diào)整檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、人員檔案的內(nèi)容分類（一）個(gè)人基本信息類1.身份證明：包括身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件等，用于確認(rèn)員工的身份信息。2.學(xué)歷學(xué)位證明：學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件，反映員工的教育背景。3.入職登記表：記錄員工入職時(shí)填寫的基本信息，如姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式、家庭住址等。4.照片：近期免冠一寸照片，用于檔案標(biāo)識和相關(guān)證件制作。（二）工作經(jīng)歷類1.勞動(dòng)合同：明確員工與公司的勞動(dòng)關(guān)系、工作崗位、工作期限、薪資待遇等條款。2.入職離職手續(xù)表：記錄員工入職和離職的時(shí)間、手續(xù)辦理情況等。3.工作履歷：詳細(xì)記載員工在公司內(nèi)的工作經(jīng)歷，包括歷任職位、任職時(shí)間、工作職責(zé)、工作成果等。4.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加公司內(nèi)外培訓(xùn)課程的記錄，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)成績等。（三）薪資福利類1.薪資調(diào)整記錄：記錄員工薪資調(diào)整的時(shí)間、原因、調(diào)整幅度等信息。2.獎(jiǎng)金發(fā)放記錄：包括月度、季度、年度獎(jiǎng)金的發(fā)放情況，獎(jiǎng)金類型、金額等。3.福利享受記錄：如社保、公積金繳納記錄，各類補(bǔ)貼、津貼發(fā)放記錄等。（四）績效考核類1.績效考核表：定期對員工工作績效進(jìn)行評估的記錄，包括考核周期、考核指標(biāo)、考核結(jié)果等。2.績效改進(jìn)計(jì)劃：針對績效考核結(jié)果中存在的問題，制定的員工個(gè)人績效改進(jìn)計(jì)劃。（五）獎(jiǎng)懲情況類1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：公司給予員工的各類獎(jiǎng)勵(lì)，如榮譽(yù)稱號、表彰決定、獎(jiǎng)勵(lì)證書等。2.處罰記錄：員工違反公司規(guī)章制度受到的處罰，包括處罰原因、處罰方式、處罰時(shí)間等。（六）職業(yè)發(fā)展類1.職業(yè)規(guī)劃書：員工個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，包括職業(yè)目標(biāo)、發(fā)展階段、行動(dòng)計(jì)劃等。2.晉升記錄：員工在公司內(nèi)晉升的相關(guān)記錄，如晉升時(shí)間、晉升職位、晉升依據(jù)等。（七）其他類1.健康體檢報(bào)告：員工定期健康體檢的結(jié)果報(bào)告，反映員工身體健康狀況。2.員工離職交接清單：員工離職時(shí)與相關(guān)部門進(jìn)行工作交接的記錄，確保工作的順利過渡。3.其他重要資料：如員工獲得的專業(yè)資格證書、發(fā)表的論文、參與的重要項(xiàng)目資料副本等，與員工工作相關(guān)的具有一定價(jià)值的資料。三、人員檔案的收集與整理（一）檔案收集責(zé)任部門1.人力資源部門：負(fù)責(zé)收集員工個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、入職離職手續(xù)表、薪資福利記錄、績效考核記錄、獎(jiǎng)懲情況記錄等。2.員工所在部門：負(fù)責(zé)收集員工的工作履歷（包括部門內(nèi)工作調(diào)動(dòng)情況）、培訓(xùn)經(jīng)歷、職業(yè)發(fā)展記錄等，并及時(shí)反饋給人力資源部門。3.行政部門：負(fù)責(zé)收集員工的健康體檢報(bào)告等相關(guān)資料，并移交人力資源部門。（二）收集要求1.各責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成相關(guān)檔案資料的收集工作，確保資料的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得涂改、偽造。3.對于重要文件資料，應(yīng)收集原件或經(jīng)相關(guān)部門蓋章確認(rèn)的復(fù)印件。（三）檔案整理流程1.初步分類：人力資源部門收到各部門提交的檔案資料后，按照人員檔案的內(nèi)容分類進(jìn)行初步分類。2.資料核對：對每份檔案資料進(jìn)行核對，檢查資料填寫是否完整、信息是否準(zhǔn)確，如有缺失或錯(cuò)誤，及時(shí)與相關(guān)部門或員工本人溝通補(bǔ)充更正。3.編號裝訂：為每份檔案建立唯一的編號，按照編號順序?qū)⒏黝愘Y料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊有序。4.電子檔案錄入：同時(shí)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入電子系統(tǒng)，建立電子檔案庫，方便查詢和管理。四、人員檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案柜，按照人員類別和檔案編號順序存放紙質(zhì)檔案，確保檔案存放安全、便于查找。2.電子檔案：采用服務(wù)器存儲(chǔ)和備份相結(jié)合的方式，將電子檔案存儲(chǔ)在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地存儲(chǔ)設(shè)備中，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.檔案庫房管理：檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生、通風(fēng)良好、溫度適宜，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。2.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作，嚴(yán)格遵守檔案保管制度，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.查閱登記：建立檔案查閱登記制度，詳細(xì)記錄查閱檔案的人員姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，確保檔案查閱過程可追溯。五、人員檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門：人力資源部門工作人員因工作需要，可查閱員工的全部檔案資料。2.員工所在部門負(fù)責(zé)人：可查閱本部門員工的工作履歷、績效考核、獎(jiǎng)懲情況等與工作相關(guān)的檔案資料，用于了解員工工作表現(xiàn)和部門管理需要。3.公司領(lǐng)導(dǎo)：根據(jù)工作需要，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)員工的檔案資料。（二）查閱流程1.查閱申請：查閱人員填寫《人員檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，提交至人力資源部門。2.審批：人力資源部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后通知檔案保管人員提供檔案。3.查閱登記：查閱人員在檔案保管人員處進(jìn)行查閱登記，按照指定地點(diǎn)和方式查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場所。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管人員，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.一般情況下，員工檔案不允許借閱。如有特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱流程借閱申請：借閱人填寫《人員檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、保密承諾等內(nèi)容，提交至人力資源部門。審批：人力資源部門將借閱申請?zhí)峤还靖邔宇I(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。借閱登記：檔案保管人員對借閱檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。借閱保管：借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，確保檔案的完整性和安全性。歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案保管人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與借閱人溝通處理。六、人員檔案的更新與維護(hù)（一）更新責(zé)任1.員工個(gè)人基本信息發(fā)生變化時(shí)，如姓名、性別、聯(lián)系方式、家庭住址等，員工應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將變更后的信息提交至人力資源部門，由人力資源部門負(fù)責(zé)更新檔案。2.員工工作經(jīng)歷、薪資福利、績效考核、獎(jiǎng)懲情況等發(fā)生變化時(shí)，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)將變動(dòng)信息反饋給人力資源部門，人力資源部門進(jìn)行檔案更新。（二）更新流程1.信息提交：相關(guān)責(zé)任部門或員工本人將更新后的檔案資料提交至人力資源部門。2.資料審核：人力資源部門對提交的資料進(jìn)行審核，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.檔案更新：審核通過后，人力資源部門在紙質(zhì)檔案和電子檔案中同時(shí)進(jìn)行更新，并對相關(guān)記錄進(jìn)行標(biāo)注說明。（三）定期維護(hù)1.人力資源部門定期對人員檔案進(jìn)行全面檢查，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。2.每年度對電子檔案進(jìn)行備份和數(shù)據(jù)清理，刪除過期或無用的檔案數(shù)據(jù)，確保電子檔案庫的高效運(yùn)行。七、人員檔案的銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，其檔案在公司保存一定期限（根據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定確定）后，如無繼續(xù)保存必要，可進(jìn)行銷毀。2.檔案資料因保管不善等原因造成損壞、遺失，無法繼續(xù)使用且無備份的，經(jīng)審批后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請：由檔案保管人員提出檔案銷毀申請，填寫《人員檔案銷毀申請表》，說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批：人力資源部門負(fù)責(zé)人對銷毀申請進(jìn)行審核，報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案保管人員會(huì)同相關(guān)監(jiān)督人員共同實(shí)施檔案銷毀工作，確保銷毀過程徹底、可追溯。4.