PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案借閱利用制度一、總則（一）目的為了加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理，規(guī)范檔案借閱利用行為，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門、下屬事業(yè)單位及各村（居）委會在開展工作過程中對檔案的借閱利用活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案借閱利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案借閱利用過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.服務利用原則以服務鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作為宗旨，積極為各部門和人員提供檔案借閱利用服務，提高檔案的利用效率。二、檔案借閱利用的范圍與條件（一）借閱利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)在履行職能活動中形成的各種門類和載體的檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案等。2.上級機關下發(fā)的與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關的文件、資料等檔案。3.經(jīng)鑒定可以開放利用的歷史檔案。（二）借閱利用條件1.因工作需要查閱檔案的本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.外單位因工作需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的，需持有單位介紹信，注明查閱檔案的目的、范圍等，并經(jīng)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負責人批準。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照國家有關保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準，不得查閱、借閱和利用。三、檔案借閱程序（一）申請登記階段1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預計歸還時間等信息。2.將填寫好的申請表提交給所在部門負責人審核簽字，部門負責人應根據(jù)工作實際情況，認真審核借閱申請，確保借閱需求合理、必要。3.申請表審核通過后，借閱人將其提交至鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門。（二）審批階段1.檔案管理部門收到借閱申請表后，由檔案管理人員對申請內(nèi)容進行初步審查，檢查申請表填寫是否完整、準確，借閱理由是否充分。2.對于一般性檔案借閱申請，檔案管理部門負責人可直接進行審批；對于涉及重要檔案或特殊情況的借閱申請，需提交鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導審批。3.審批人員應在申請表上簽署審批意見，明確是否同意借閱，并注明借閱期限等要求。（三）借閱階段1.經(jīng)審批同意借閱的，檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容，準備好相應的檔案，并與借閱人辦理檔案交接手續(xù)。交接時，雙方應在《檔案借閱登記表》上簽字確認，注明檔案名稱、數(shù)量、交接時間等信息。2.檔案管理人員向借閱人發(fā)放檔案，并告知借閱人檔案的保管要求、保密規(guī)定以及歸還期限等注意事項。3.借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得擅自涂改、轉借、復印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需復印檔案，應按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關手續(xù)。四、檔案利用方式（一）現(xiàn)場查閱借閱人可在檔案管理部門指定的查閱場所進行現(xiàn)場查閱檔案。查閱時，檔案管理人員應在旁監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定要求。（二）檔案復制1.因工作需要確需復制檔案的，借閱人應向檔案管理部門提出申請，說明復制的內(nèi)容、用途、數(shù)量等。2.檔案管理部門根據(jù)申請情況進行審核，對于符合規(guī)定的申請，按照檔案復制的相關程序進行辦理。3.檔案復制應使用符合質量要求的設備和材料，確保復制件與原件內(nèi)容一致。復制完成后，檔案管理人員應對復制件進行核對，并在復制件上加蓋檔案管理部門印章。（三）檔案摘錄借閱人如需摘錄檔案內(nèi)容，應事先向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后，在檔案管理人員的監(jiān)督下進行摘錄。摘錄內(nèi)容應準確無誤，并注明出處。五、檔案歸還與催還（一）歸還1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的檔案。如需延期歸還，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。2.歸還檔案時，借閱人應確保檔案的完整性和整潔性，不得有損壞、涂改、丟失等情況。檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真核對，檢查檔案是否齊全、完整，如有問題應及時查明原因并處理。3.檔案管理人員在確認檔案無誤后，在《檔案借閱登記表》上注明歸還時間，并與借閱人辦理歸還手續(xù)。（二）催還1.檔案管理部門應建立檔案借閱催還制度，對臨近借閱期限的檔案進行跟蹤管理。2.在借閱期限屆滿前，檔案管理人員應通過電話、短信、郵件等方式提醒借閱人按時歸還檔案。3.對于逾期未歸還的檔案，檔案管理部門應及時與借閱人聯(lián)系，了解原因，并督促其盡快歸還。如借閱人因特殊原因無法按時歸還，應要求其說明情況，并重新辦理延期手續(xù)。六、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應配備必要的檔案保管設施設備，如檔案庫房、防火防盜設備、溫濕度控制設備等，確保檔案存放環(huán)境安全。2.檔案管理人員應定期對檔案保管設施設備進行檢查維護，確保其正常運行。3.在檔案借閱利用過程中，要注意防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等，確保檔案安全。（二）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)保密制度，對檔案信息嚴格保密。2.借閱人在查閱、利用檔案過程中，不得泄露檔案內(nèi)容，不得將檔案帶出規(guī)定的查閱場所或轉借他人。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應按照保密規(guī)定進行特殊管理，嚴格限制查閱范圍和利用方式。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門應定期對檔案借閱利用情況進行自查，檢查檔案借閱手續(xù)是否齊全、規(guī)范，檔案利用是否符合規(guī)定要求，檔案安全保密措施是否落實到位等。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并建立整改臺賬，跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.接受上級檔案管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合上級部門的工作，按照要求及時報送檔案借閱利用情況等相關資料。2.接受本鄉(xiāng)鎮(zhèn)紀檢監(jiān)察部門的監(jiān)督，對檔案借閱利用過程中的違規(guī)行為進行嚴肅查處。八、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自查閱、借閱檔案。2.擅自涂改、轉借、復印檔案。3.泄露檔案內(nèi)容，造成檔案信息安全事故。4.未按時歸還檔案，經(jīng)多次催還仍拒不歸還。5.在檔案借閱利用過程中違反檔案安全保密規(guī)定，導致檔案損壞、丟失等。（二）責任追究方式1.對于違反檔案借閱利用制度的行為，視情節(jié)輕重，給予批評教育、責令改正、通報