PAGE制定仲裁檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織仲裁檔案的管理，確保仲裁檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在仲裁活動中形成的各類檔案，包括但不限于仲裁申請書、答辯書、證據(jù)材料、庭審記錄、裁決書等相關(guān)文件。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則仲裁檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映仲裁活動的全過程，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理仲裁活動中產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件。4.保密性原則對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的仲裁檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善仲裁檔案管理制度，并組織實施。2.對仲裁檔案進(jìn)行集中收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計等工作。3.建立仲裁檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.定期對仲裁檔案進(jìn)行檢查、鑒定，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。（二）案件承辦部門職責(zé)1.在仲裁案件辦理過程中，負(fù)責(zé)及時收集、整理與案件相關(guān)的各類文件資料，并按照檔案管理要求進(jìn)行初步分類和裝訂。2.案件辦結(jié)后，將整理好的檔案材料及時移交檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的交接工作。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的信息和解釋。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱登記等，確保檔案管理工作的準(zhǔn)確、高效。3.對檔案的安全保密負(fù)責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.定期對檔案進(jìn)行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.仲裁申請書、答辯書、反請求書及相關(guān)附件。2.當(dāng)事人提交的證據(jù)材料，包括書證、物證、視聽資料、證人證言、鑒定意見等。3.仲裁庭組成通知書、開庭通知書、庭審記錄、質(zhì)證筆錄、調(diào)解筆錄等。4.仲裁裁決書、調(diào)解書、決定書等法律文書。5.與仲裁案件有關(guān)的其他文件，如當(dāng)事人的往來函件、律師代理意見、專家意見等。（二）收集要求1.案件承辦部門應(yīng)在案件辦理過程中同步收集相關(guān)文件資料，確保文件的及時、完整。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子文件的可讀性和可保存性。（三）整理方法1.分類按照仲裁案件的類別、年度等進(jìn)行分類。例如，可以分為合同糾紛仲裁檔案、侵權(quán)糾紛仲裁檔案等，再按照年份細(xì)分。2.編號為每一份仲裁檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。編號格式可采用“年份+案件類別代碼+流水號”，如“2023HT001”表示2023年合同糾紛類的第1個仲裁案件檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、案件名稱、當(dāng)事人信息、檔案內(nèi)容簡介、保管期限等內(nèi)容。檔案內(nèi)容簡介應(yīng)簡要概括檔案中主要文件的內(nèi)容和主題。4.裝訂對整理好的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保材料的順序整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，避免使用易生銹或損壞檔案的裝訂材料。四、檔案的保管（一）保管期限1.仲裁裁決書、調(diào)解書等具有法律效力的文件，保管期限為永久。2.其他仲裁檔案材料，保管期限為[X]年，自案件辦結(jié)之日起計算。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行備份存儲。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案一致的分類和編號進(jìn)行存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系清晰。定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。3.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，包括防火、防盜、防潮、防蟲等方面的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和更新確保其正常運行。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱仲裁檔案的，應(yīng)填寫《仲裁檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱仲裁檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并與檔案管理部門簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《仲裁檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容范圍等信息。2.申請表經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)查閱申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并在專門的《仲裁檔案查閱登記薄》上記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用限制1.查閱和利用仲裁檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)保持檔案的完整性和真實性。2.涉及商業(yè)秘密、個人隱私及其他保密信息的仲裁檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。如因查閱人原因?qū)е聶n案信息泄露，查閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、案件承辦部門代表、法律專業(yè)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對已到保管期限的仲裁檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對保管期限已滿的仲裁檔案，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進(jìn)行綜合評估。2.具有重要歷史意義、對本公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展有參考價值或可能涉及法律糾紛的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。3.對于已無保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，編制《仲裁檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、案件名稱、當(dāng)事人信息、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《仲裁檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案信息應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的刪除處理，確保檔案信息的徹底清除。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對仲裁檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，編制檔案統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計報表應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，反映檔案管理工作的實際情況。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)及時上報本公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。（二）移交工作1.本公司/組織因機構(gòu)變動、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，需要對仲裁檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，應(yīng)編制《仲裁檔案移交清冊》，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)