PAGE基層工會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強基層工會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工會工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》以及相關(guān)行業(yè)標準，結(jié)合本基層工會實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本基層工會及所屬各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則基層工會檔案實行集中統(tǒng)一管理，由工會綜合辦公室負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映工會工作的歷史面貌和實際情況，歸檔的文件材料必須真實、可靠，嚴禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集和整理工會工作中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性，避免重要文件資料的遺漏。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、工會工作秘密以及個人隱私的檔案，采取相應(yīng)的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領(lǐng)導小組成立以工會主席為組長，各部門負責人為成員的檔案管理領(lǐng)導小組，負責領(lǐng)導和監(jiān)督檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合辦公室綜合辦公室作為檔案管理的具體執(zhí)行部門，設(shè)專職檔案管理人員，負責檔案管理的日常工作，其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定檔案管理工作的具體實施細則。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案管理制度，定期對檔案進行檢查、清點和統(tǒng)計，做好檔案的安全保管和保護工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負責檔案的借閱、查閱、利用等服務(wù)工作，根據(jù)工作需要及時提供檔案資料，為工會各項工作提供支持。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.對各部門檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，定期組織檔案管理培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（三）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并指定專人作為兼職檔案員，負責將整理好的檔案定期移交綜合辦公室。兼職檔案員應(yīng)接受綜合辦公室的業(yè)務(wù)指導，嚴格按照檔案管理要求做好本部門檔案的日常管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級工會及有關(guān)部門下發(fā)的與工會工作相關(guān)的文件、通知、指示、規(guī)定等。2.工會工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.工會會員代表大會、委員會會議、常委會會議等各類會議文件、記錄、紀要。4.工會組織建設(shè)、會員管理、職工權(quán)益維護、勞動競賽、文體活動等方面的文件資料。5.工會財務(wù)預決算、經(jīng)費收支憑證、資產(chǎn)管理等方面的檔案。6.工會與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。7.職工來信來訪記錄、處理結(jié)果及相關(guān)資料。8.工會工作中形成的照片、音像、榮譽證書、實物等檔案。9.其他具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門在工作活動中形成的各類文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進行整理，定期移交綜合辦公室。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)在形成后立即送交綜合辦公室登記保管，確保檔案的時效性。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的完整性，不得擅自涂改、銷毀或丟失。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、工會業(yè)務(wù)類、財務(wù)管理類、聲像實物類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況設(shè)置若干二級類目。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用“年度類別流水號”的形式，如“[具體年份][類別代碼][流水號]”。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰、準確，便于查閱。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的完整性和美觀性。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映工會主要職能活動和基本歷史面貌的，對工會工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，如工會組織成立以來的重要文件、重大活動記錄、財務(wù)預決算等，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對工會工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年，如工會年度工作計劃、總結(jié)、重要會議記錄等。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對工會工作有參考價值的檔案，保管期限一般為5年以下，如一般性的文件、臨時性的統(tǒng)計報表等。（二）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（三）檔案裝具采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。對電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.按照檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行鑒定和處置，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)工會領(lǐng)導批準后，由專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)大局原則檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞工會工作大局，為工會各項工作提供有力支持和保障。3.方便利用原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。（二）利用方式1.借閱因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合辦公室辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，對借閱檔案進行登記，并向借閱者提供必要的利用指導。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時歸還檔案。2.查閱因工作需要查閱檔案的，可直接到綜合辦公室查閱檔案。查閱者應(yīng)在檔案查閱登記本上填寫查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱工作的正常進行。查閱結(jié)束后，查閱者應(yīng)將檔案資料歸還原位。3.復制對于確需復制的檔案資料，查閱者應(yīng)填寫檔案復制申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合辦公室辦理復制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進行復制，并對復制件進行登記。復制件應(yīng)加蓋“與原件核對無誤”印章，并注明復制日期、復制人等信息。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的借閱、查閱、復制等利用情況進行詳細記錄，登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、所在部門、利用目的、利用檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等。檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計分析。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標準要求，確保掃描圖像清晰可讀。數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案整理要求進行命名、分類和存儲，建立與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子目錄，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)聯(lián)管理。（三）檔案信息管理系統(tǒng)建立檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案的基本信息、目錄信息、數(shù)字化圖像等錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析、安全保密等功能，方便檔案管理人員和利用者進行操作和使用。（四）數(shù)據(jù)安全與備份加強檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對不同用戶的操作權(quán)限進行嚴格控制，防止數(shù)據(jù)泄露和非法操作。定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。七、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制建立檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和本制度的要求。檔案管理領(lǐng)導小組負責對檔案管理工作進行全面監(jiān)督檢查，綜合辦公室負責對檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理工作的規(guī)范化程度，如檔案分類、編號、編目、裝訂等是否符合標準。3.檔案庫房的安全管理情況，包括防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施是否完好有效。4.檔案信息化建設(shè)情況，如檔案信息管理系統(tǒng)的運行情況、數(shù)據(jù)安全備份情況等。5.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責任心，是否熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，認真履行工作職責。（三）檢查結(jié)果處理對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，責令相關(guān)部門或人員限期整改。整改完成后，應(yīng)進行復查，確