PAGE檔案資料專人管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則檔案資料應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)工作的過(guò)程和結(jié)果，確保檔案資料的完整性和連續(xù)性。4.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案資料專人管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案資料專人管理制度，制定和完善公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案資料的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)公司檔案資料的保管工作，建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案資料的安全和完整。4.負(fù)責(zé)公司檔案資料的利用工作，建立檔案查閱、借閱制度，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)公司檔案資料的鑒定和銷毀工作，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案資料，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案資料管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和敬業(yè)精神，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案整理、分類、編號(hào)、裝訂、保管、利用等方面的知識(shí)和技能，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案信息的錄入和查詢。3.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。4.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的保管工作，按照檔案保管制度的要求，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案資料的安全和完整。5.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的利用工作，按照檔案查閱、借閱制度的規(guī)定，為公司內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和記錄工作。6.協(xié)助檔案管理部門做好公司檔案資料的鑒定和銷毀工作，對(duì)本部門已失去保存價(jià)值的檔案資料，提出銷毀意見，并按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。7.積極參加檔案管理部門組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案資料的分類與編號(hào)（一）檔案資料分類1.行政檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等文件，公司行政管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等文件，公司各類會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、工作計(jì)劃等文件，公司員工招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等文件，公司印章管理、證照管理、辦公用品管理等文件。2.財(cái)務(wù)檔案包括公司財(cái)務(wù)管理制度、會(huì)計(jì)核算制度、財(cái)務(wù)預(yù)算制度等文件，公司各類財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等文件，公司稅務(wù)申報(bào)、繳納、發(fā)票管理等文件，公司資金管理、資產(chǎn)管理、成本管理等文件。3.業(yè)務(wù)檔案包括公司市場(chǎng)營(yíng)銷策略、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶信息管理等文件，公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等文件，公司采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同等文件，公司項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告等文件，公司售后服務(wù)、客戶投訴處理等文件。4.人事檔案包括公司員工個(gè)人簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、勞動(dòng)合同等文件，公司員工培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等文件，公司員工工資福利、社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金等文件，公司員工離職手續(xù)辦理、離職證明等文件。5.其他檔案包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等文件，公司對(duì)外宣傳資料、企業(yè)文化建設(shè)等文件，公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、保密協(xié)議等文件，公司其他臨時(shí)性、階段性工作形成的文件。（二）檔案資料編號(hào)1.檔案資料編號(hào)采用“年度+類別+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編制，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.年度：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。3.類別：按照檔案資料分類的順序進(jìn)行編號(hào)，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政檔案，“02”表示財(cái)務(wù)檔案，“03”表示業(yè)務(wù)檔案，“04”表示人事檔案，“05”表示其他檔案。4.流水號(hào)：按照檔案資料形成的先后順序進(jìn)行編號(hào)，用四位數(shù)字表示，如“0001”“0002”“0003”……四、檔案資料的收集與整理（一）檔案資料收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，按照檔案資料分類的要求，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)工作中形成的各類文件、資料、圖表等。2.檔案資料收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。3.檔案資料收集人員應(yīng)定期將收集到的檔案資料移交至檔案管理部門，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《檔案資料交接清單》，明確檔案資料的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。（二）檔案資料整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案資料分類的要求，對(duì)檔案資料進(jìn)行整理。整理工作包括對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等。2.檔案資料分類應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案資料分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保檔案資料分類的準(zhǔn)確性和一致性。3.檔案資料編號(hào)應(yīng)按照本制度規(guī)定的編號(hào)方法進(jìn)行編制，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。4.檔案資料裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等。5.檔案資料編目應(yīng)包括檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、保管期限、密級(jí)等信息，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和檢索。五、檔案資料的保管（一）檔案保管設(shè)施與設(shè)備1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲蛀、防鼠咬、防盜等功能，確保檔案資料的安全和完整。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，檔案架、檔案柜應(yīng)擺放整齊，檔案資料應(yīng)分類存放，便于查閱和檢索。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案資料包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等文件，公司年度財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件，公司重要的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等文件，公司員工的人事檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案資料包括公司行政管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等文件，公司各類會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、工作計(jì)劃等文件，公司員工的培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等文件，公司一般的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等文件，公司其他重要的文件、資料等。長(zhǎng)期保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案資料包括公司臨時(shí)性、階段性工作形成的文件，公司一般性的文件復(fù)印件等。短期保管期限為1年至10年。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案資料的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案保管期限的要求，對(duì)檔案資料進(jìn)行定期鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案資料，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)制、傳播公司檔案資料。4.檔案管理人員應(yīng)做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，定期檢查檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲蛀、防鼠咬、防盜等設(shè)施和設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。六、檔案資料的利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案資料的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好登記和記錄工作。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案資料，查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的數(shù)量和完整性，確保檔案資料的安全。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案資料的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，并做好登記和記錄工作。3.借閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，并說(shuō)明延期原因。4.借閱人員借閱檔案資料期間，應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案資料時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案復(fù)制1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制檔案資料的名稱、編號(hào)、復(fù)制目的、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為復(fù)制人員辦理檔案復(fù)制手續(xù)，并做好登記和記錄工作。3.復(fù)制人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)復(fù)制檔案資料，復(fù)制時(shí)應(yīng)確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自更改檔案資料的內(nèi)容。4.復(fù)制人員復(fù)制完畢后，應(yīng)及時(shí)將復(fù)制的檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)復(fù)制檔案資料的數(shù)量和完整性，確保檔案資料的安全。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保管期限和密級(jí)。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員參加。鑒定人員應(yīng)認(rèn)真審查檔案資料的內(nèi)容和價(jià)值，根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，提出鑒定意見。3.檔案鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)鑒定意見，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類整理，確定檔案資料的保管期限和密級(jí)。（二）檔案銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行銷毀，確保檔案資料的安全和完整。檔案銷毀工作應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行。2.檔案銷毀程序檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員