PAGE天主教檔案管理制度一、總則（一）目的為加強天主教檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于天主教各級組織、機構及其所屬部門在各項活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：天主教檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，確保檔案管理的集中、統(tǒng)一和規(guī)范。2.真實性原則：檔案應如實反映天主教組織的各項活動和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存天主教組織在各個方面形成的檔案，保持檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及宗教秘密、個人隱私等檔案進行妥善保管，防止泄露。5.服務性原則：檔案管理工作應圍繞天主教事業(yè)發(fā)展，積極為宗教活動、教務管理、研究等提供有效服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責天主教檔案的集中管理工作。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.在開展各項活動過程中，各部門應注重檔案的形成和積累，按照檔案管理要求進行分類整理，并定期向檔案管理部門移交。3.各部門應積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助，共同做好天主教檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱登記及歸還等。3.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，并根據(jù)需要編制各種檢索工具和參考資料，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，嚴格按照規(guī)定程序進行操作。6.負責檔案管理設備的維護保養(yǎng)，確保設備正常運行，保障檔案管理工作順利開展。7.加強與其他部門的溝通協(xié)調(diào)，及時了解檔案需求情況，不斷改進檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.天主教組織的重要會議文件、決議、紀要、報告等。2.宗教活動相關資料，如彌撒儀式記錄、慶典活動方案及照片、視頻等。3.教務管理文件，包括神職人員任免、教務安排、信徒管理等方面的文件。4.財務管理文件，如預算、決算、財務報表、審計報告等。5.人事管理文件，如人員招聘、培訓、考核、獎懲等資料。6.對外交流與合作文件，包括與其他宗教團體、機構的往來信函、協(xié)議、活動記錄等。7.宗教研究成果，如學術論文、著作、調(diào)研報告等。8.天主教歷史資料，包括教區(qū)沿革、大事記、重要人物事跡等。9.其他具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應在活動結束后及時將形成的檔案資料收集齊全，進行初步整理，并移交檔案管理部門。2.收集的檔案應真實、完整，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要的檔案資料，應同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保信息的一致性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內(nèi)容特點等進行分類，一般可分為行政管理類、教務管理類、財務管理類、人事管理類、宗教活動類、對外交流類、宗教研究類及其他類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用數(shù)字、字母等組合方式，便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、起止日期等信息，便于存放和管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保存。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等，并定期進行檢查和維護，確保設備正常運行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.聲像檔案應按照載體類型分別存放，并建立相應的目錄索引，便于查找和利用。對于重要的聲像檔案，應進行數(shù)字化處理，以便長期保存和共享。（三）檔案保管期限1.天主教檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括天主教組織的重要歷史文件、宗教法規(guī)、重大活動記錄、重要人物檔案等，這些檔案具有重要的歷史價值和憑證作用，應永久保存。3.長期保管的檔案一般保存期限為16年至50年，主要包括一般性的會議文件、教務管理文件、人事檔案等，這些檔案在一定時期內(nèi)具有查考利用價值，應長期保存。4.短期保管的檔案保存期限為15年以下，主要包括臨時性的文件、一般性的事務性資料等，這些檔案保存一定時間后，可根據(jù)實際情況進行鑒定銷毀。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，一般每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.清查結束后，應編制檔案清查報告，對檔案清查情況進行總結和分析，針對存在的問題提出改進措施和建議。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行定期鑒定，確保檔案的保存與銷毀符合規(guī)定要求。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、嚴格審批的原則進行，確保鑒定結果的科學性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進行全面審查，分析其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考檔案的保管期限規(guī)定，結合實際情況，判斷檔案是否仍需繼續(xù)保存。3.對于涉及宗教秘密、個人隱私等敏感檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行鑒定和處理。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，詳細列出檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊應經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報天主教組織相關領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的徹底銷毀。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊作為檔案資料進行保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的正確使用和安全保密。2.積極為天主教組織的宗教活動、教務管理及研究等工作提供服務，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用范圍1.神職人員、工作人員因工作需要查閱檔案。2.開展宗教研究、歷史考證等活動需要查閱相關檔案。3.經(jīng)天主教組織批準的其他單位或個人因特定目的查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.查閱一般檔案，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后即可查閱；查閱重要檔案或涉及宗教秘密、個人隱私等檔案，需經(jīng)天主教組織相關領導審批。3.查閱檔案時，應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印、摘抄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或撕毀，如有違反，應承擔相應責任。（四）利用反饋1.檔案管理部門應定期收集利用者對檔案利用情況的反饋意見，了解檔案利用效果，不斷改進檔案管理工作。2.對于利用者提出的合理建議和需求，檔案管理部門應及時研究并采取措施加以解決，提高檔案服務質(zhì)量。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立天主教檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享和利用，為天主教事業(yè)發(fā)展提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.檔案信息錄入：將檔案目錄及相關信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立完善的檔案信息檢索體系，便于快速查找和利用檔案。3.系統(tǒng)功能模塊：檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析、備份恢復等功能模塊，滿足檔案管理工作的實際需求。4.安全管理：加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，防止檔案信息泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按