PAGE中學生檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強我校中學生檔案室的科學管理，有效地保護和利用檔案，更好地為學校各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關檔案工作的規(guī)定，結合我校實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校中學生檔案室的檔案管理工作，包括學生個人檔案、班級檔案、學校活動檔案等各類與中學生相關的檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校中學生檔案室對全校中學生檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映學生的學習、生活及學校各項活動的實際情況，嚴禁虛假材料進入檔案。3.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及學生個人隱私、學校機密等信息的檔案進行保密，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應便于檔案的收集、整理、保管和查閱利用，提高檔案服務效率。二、檔案管理職責（一）檔案室工作人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。3.按照規(guī)定的程序和要求，為學校各部門、師生提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記工作。4.對檔案信息進行統(tǒng)計分析，及時向?qū)W校領導匯報檔案管理情況，為學校決策提供參考依據(jù)。5.積極參與檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和水平。（二）各部門職責1.各年級組、班級負責本年級、班級學生檔案材料的收集、整理和移交工作，指定專人負責，并確保檔案材料的真實性和完整性。2.學校各職能部門負責本部門工作中形成的各類檔案資料的收集、整理，并及時移交檔案室歸檔。在工作中應重視檔案資料的積累，建立健全部門檔案管理制度。3.學校教職工應積極配合檔案室工作，及時將在教學、科研、管理等活動中形成的應歸檔的材料移交檔案室，并對所移交檔案材料的質(zhì)量負責。三、檔案收集（一）收集范圍1.學生個人檔案包括學生入學登記表、學籍卡片、成績單、獎懲記錄、體檢表、入團入黨材料、社會實踐活動記錄等。2.班級檔案班級工作計劃、總結、主題班會記錄、班級活動照片、學生獲獎證書復印件等。3.學?；顒訖n案學校舉辦的各類文體活動、學術講座、競賽活動等形成的文件、通知、方案、總結、獲獎名單、活動照片等。4.教師教學檔案教師教學計劃、教案、教學課件、學生作業(yè)批改記錄、教學成果等。5.學校行政管理檔案學校行政會議記錄、工作計劃、總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。（二）收集要求1.各部門、班級應按照檔案收集范圍，定期收集本部門、班級形成的檔案材料，并進行初步整理。2.檔案材料應齊全完整，字跡清晰，格式規(guī)范，簽署完備。對于破損、褪色的材料應進行修補或復制。3.電子文件應按照相關標準進行整理和存儲，確保其真實性、完整性和可讀性。電子文件與紙質(zhì)文件應同時歸檔，相互對應。（三）收集時間1.學生個人檔案材料應在每學期末由班主任負責收集整理后移交年級組，年級組審核無誤后于下學期開學初移交檔案室。2.班級檔案材料、學校活動檔案材料、教師教學檔案材料應在活動結束或?qū)W期末及時收集整理后移交檔案室。3.學校行政管理檔案材料應在文件辦理完畢后及時收集整理歸檔。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關規(guī)定和要求。（二）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類。中學生檔案可分為學生個人檔案、班級檔案、學校活動檔案、教師教學檔案、學校行政管理檔案等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類。2.編號對每一份檔案或每一組檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用流水號或分類編號等方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。目錄應打印或抄寫清楚，一式多份，分別存放于檔案室和查閱地點。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進行修補、裱糊或折疊，使其規(guī)格統(tǒng)一，并采用線裝或膠裝等方式進行裝訂。裝訂應牢固整齊，不影響檔案的查閱利用。五、檔案保管（一）保管條件1.檔案室應選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防潮的房間作為檔案庫房，確保檔案安全保管。2.檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持清潔衛(wèi)生。3.檔案庫房應安裝溫濕度調(diào)控設備，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。（二）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序存放于檔案柜或檔案架上，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同類型的檔案應分開存放，并有明顯標識。3.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.永久保管反映學校主要職能活動和歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，如學校建校以來的重要文件、歷史照片、重大活動記錄等。2.定期保管在一定時期內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案。定期保管期限分為30年、10年。30年保管：學校一般性工作中形成的重要文件、學生學籍檔案等。10年保管：學校一般性工作中形成的一般文件、臨時性活動檔案等。（四）檔案清查1.檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準確、存放有序、保管安全。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。同時，應填寫檔案清查登記表，記錄清查情況。六、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.學校各部門因工作需要，可查閱與本部門業(yè)務相關的檔案。2.教師因教學、科研等工作需要，可查閱學生個人檔案、教學檔案等相關資料。3.學生本人或其監(jiān)護人因特殊情況需要查閱本人檔案的，經(jīng)學校批準后可查閱。（二）查閱程序1.查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.申請表提交檔案室后，檔案室工作人員根據(jù)查閱范圍和規(guī)定進行審核，審核通過后安排查閱。3.查閱人應在檔案室指定的地點查閱檔案，查閱時應保持安靜，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損檔案。如需復印檔案材料，應經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。（三）借閱范圍1.因特殊工作需要，經(jīng)學校領導批準，學校外單位人員可借閱我校中學生檔案。2.學生因轉學、升學等原因需要借閱本人檔案的，經(jīng)學校批準后可借閱。（四）借閱程序1.借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意，學校領導批準。2.申請表提交檔案室后，檔案室工作人員根據(jù)借閱范圍和規(guī)定進行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應出具本人有效身份證件，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應對所借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播、公布檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時報告檔案室，并承擔相應的責任。七、檔案統(tǒng)計與鑒定（一）檔案統(tǒng)計1.檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱人次、借閱人次等。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時、完整，并定期向上級主管部門和學校領導匯報。3.檔案統(tǒng)計工作應采用科學的方法和手段，逐步實現(xiàn)檔案統(tǒng)計工作的信息化管理。（二）檔案鑒定1.檔案室應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案室工作人員、相關業(yè)務部門人員和學校領導組成。鑒定小組應按照檔案鑒定的標準和方法，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。《檔案銷毀清冊》經(jīng)學校領導批準后，由檔案室工作人員和監(jiān)銷人員共同銷毀檔案，并在銷毀清冊上簽字確認。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立中學生檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查閱、借閱、統(tǒng)計分析等功能，方便學校各部門、師生利用檔案。3.確保檔案信息的安全存儲和傳輸，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案室應安排專人負責檔案信息的錄入工作，按照檔案整理的要求和標準，將檔案目錄及相關內(nèi)容準確錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.定期對檔案信息進行維護，及時更新檔案內(nèi)容的變化情況，確保檔案信息的準確性和完整性。3.建立檔案信息備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設備上，異地存放。（三）信息安全管理1.加強檔案信息安全管理，制定信息安全管理制度和操作規(guī)程，明確信息安全責任