PAGE檔案工作三納入制度出處一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度，明確檔案工作三納入制度的出處及相關(guān)要求。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責(zé)檔案工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實完整原則檔案的形成應(yīng)真實反映公司/組織各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的利用效率，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、檔案工作三納入制度出處（一）制度依據(jù)檔案工作三納入制度源自國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準對檔案管理工作的要求。具體出處如下：1.《中華人民共和國檔案法》該法明確規(guī)定了檔案工作的基本原則、管理體制以及各單位在檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù)。其中強調(diào)了檔案工作應(yīng)當納入單位的工作計劃和管理體制，對檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)提出了明確要求，為檔案工作三納入制度提供了基本的法律依據(jù)。2.《機關(guān)檔案工作條例》此條例對機關(guān)檔案工作的組織管理、業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案的保管與保護等方面做出了詳細規(guī)定。其中指出機關(guān)檔案工作必須納入機關(guān)的各項工作計劃、納入機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，這是檔案工作三納入制度的直接出處之一，對本公司/組織檔案工作具有重要的指導(dǎo)意義。3.行業(yè)相關(guān)標準在本行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)，如[具體行業(yè)名稱]行業(yè)標準中，也對檔案管理工作提出了類似要求，強調(diào)檔案工作應(yīng)與單位整體工作緊密結(jié)合，納入日常管理流程，確保檔案工作的有效開展。這些行業(yè)標準進一步細化和補充了檔案工作三納入制度的具體內(nèi)容，使其更具針對性和操作性。（二）具體內(nèi)容1.納入工作計劃公司/組織應(yīng)將檔案工作納入年度工作計劃，明確檔案工作的目標、任務(wù)、措施和責(zé)任人。在制定工作計劃時，要充分考慮檔案工作與各項業(yè)務(wù)工作的同步性，確保檔案工作能夠貫穿于公司/組織全年工作的各個環(huán)節(jié)。例如，在業(yè)務(wù)項目開展前，應(yīng)同步規(guī)劃檔案的收集、整理方案；在工作過程中，及時做好檔案的形成、積累和歸檔工作；在項目結(jié)束后，按時完成檔案的整理、裝訂和移交等工作。2.納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程公司/組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案工作，將其納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程。定期召開會議研究檔案工作，解決檔案工作中存在的問題，如檔案管理設(shè)施設(shè)備的更新、檔案人員隊伍的建設(shè)、檔案工作經(jīng)費的保障等。同時，領(lǐng)導(dǎo)要對檔案工作的重要決策和重大事項進行把關(guān)，確保檔案工作符合公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和實際需求，并能夠為公司/組織的各項工作提供有效的支持和服務(wù)。例如，在公司/組織進行重大項目決策時，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)要求檔案部門提供相關(guān)項目的歷史檔案資料，以便參考決策；在制定公司/組織發(fā)展規(guī)劃時，要充分考慮檔案工作的發(fā)展方向，將檔案信息化建設(shè)等納入規(guī)劃內(nèi)容，為檔案工作的長遠發(fā)展提供保障。3.納入有關(guān)人員職責(zé)范圍明確公司/組織內(nèi)各部門、各崗位人員在檔案工作中的職責(zé)，將檔案工作納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍。檔案形成部門負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的真實、完整和準確；檔案管理部門負責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作；其他部門在業(yè)務(wù)工作中應(yīng)積極配合檔案管理部門，按照檔案工作要求做好相關(guān)檔案的形成和移交工作。例如，文件起草人員在起草文件時，應(yīng)按照檔案管理要求規(guī)范文件格式、編號等，確保文件具備歸檔條件；業(yè)務(wù)部門在項目完成后，應(yīng)及時將項目過程中形成的各類文件資料整理歸檔，移交檔案管理部門；檔案管理人員要嚴格履行崗位職責(zé)，做好檔案的日常管理和服務(wù)工作，為公司/組織提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。三、檔案工作流程規(guī)范（一）檔案收集1.明確收集范圍各部門應(yīng)根據(jù)公司/組織檔案工作要求，明確本部門檔案收集范圍，包括但不限于各類文件、合同、協(xié)議、報表、會議記錄、技術(shù)資料、財務(wù)憑證、人事檔案等。同時，要及時收集與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的外部文件、資料等，確保檔案的全面性。2.確定收集時間根據(jù)檔案形成規(guī)律和公司/組織工作實際，確定檔案收集時間。一般情況下，應(yīng)在文件辦理完畢、項目結(jié)束或年度終了后及時進行收集。對于重要緊急的文件和資料，應(yīng)隨時收集歸檔。3.收集方式檔案收集可采用定期收集和不定期收集相結(jié)合的方式。定期收集由檔案管理部門定期向各部門發(fā)出檔案收集通知，各部門按照通知要求進行整理和移交；不定期收集主要針對臨時性工作或突發(fā)事件形成的檔案，由相關(guān)部門及時向檔案管理部門移交。（二）檔案整理1.分類標準檔案整理應(yīng)按照科學(xué)合理的分類標準進行。一般可采用年度機構(gòu)保管期限分類法，即將檔案按年度分開，在每個年度內(nèi)按機構(gòu)或問題進行分類，再根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定保管期限。同時，也可根據(jù)行業(yè)特點和公司/組織實際情況，制定適合本單位的分類方案。2.整理要求檔案整理要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。例如，對紙質(zhì)檔案進行裝訂時，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，保證裝訂牢固、整齊美觀；對電子檔案要進行格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)備份等處理，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）檔案保管1.保管場所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案保管場所應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合檔案保管要求。2.保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的保管期限。保管期限一般分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司/組織重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長遠保存價值的檔案；長期保管的檔案保存期限一般為[X]年，主要是對公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展有重要參考作用的檔案；短期保管的檔案保存期限一般為[X]年，主要是一般性業(yè)務(wù)文件和資料。3.檔案保管措施建立健全檔案保管制度，對檔案的入庫、存放、借閱、歸還等環(huán)節(jié)進行嚴格管理。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的數(shù)量準確、質(zhì)量完好。同時，要做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。例如，對檔案管理人員進行安全保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議；對檔案保管場所安裝監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置門禁系統(tǒng)等。（四）檔案利用1.利用范圍公司/組織內(nèi)員工因工作需要可按照規(guī)定查閱、借閱檔案。檔案利用范圍主要包括公司/組織內(nèi)部的行政管理、業(yè)務(wù)開展、項目決策、歷史研究、經(jīng)驗借鑒等方面。同時，在符合法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定的前提下，也可根據(jù)工作需要向外部單位或個人提供檔案查閱、借閱服務(wù)。2.利用流程員工查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審批，批準后為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。利用者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員要對檔案利用情況進行登記，跟蹤檔案的利用效果。3.利用限制檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。對于涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴格限制利用范圍和審批程序，確保檔案信息安全。同時，利用者不得對檔案進行涂改、偽造、損毀等行為，如有違反，將依法追究責(zé)任。四、檔案工作監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案工作監(jiān)督檢查小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案工作聯(lián)絡(luò)人等。監(jiān)督檢查小組負責(zé)對公司/組織檔案工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查，確保檔案工作制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案工作三納入制度的執(zhí)行情況檢查各部門是否將檔案工作納入工作計劃、領(lǐng)導(dǎo)議事日程以及有關(guān)人員職責(zé)范圍，是否按照要求落實各項檔案工作任務(wù)。2.檔案工作流程規(guī)范執(zhí)行情況對檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作進行檢查，查看是否符合相關(guān)標準和要求，檔案整理是否規(guī)范、保管是否安全、利用是否合理等。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備配備及使用情況檢查檔案保管場所的設(shè)施設(shè)備是否齊全、完好，是否能夠滿足檔案保管的需要，設(shè)施設(shè)備的使用是否正常等。4.檔案人員隊伍建設(shè)情況了解檔案人員的配備情況，檢查檔案人員是否具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，是否參加過相關(guān)培訓(xùn)等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查監(jiān)督檢查小組每年定期對公司/組織檔案工作進行全面檢查，形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對各部門檔案工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案工作中存在的問題。3.專項檢查針對檔案工作中的重點問題或特定事項，開展專項檢查，如檔案數(shù)字化建設(shè)專項檢查、檔案安全保密專項檢查等，確保檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)得到有效落實。（四）問題整改對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，各部門應(yīng)及時進行整改。整改期限一般根據(jù)問題的嚴重程度和實際情況確定，整改完成后，應(yīng)向檔案工作監(jiān)督檢查小組提交整改報告，由監(jiān)督檢查小組進行復(fù)查，確保