PAGE血站檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)血站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在血站各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合血站實(shí)際情況，制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于血站各科室及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義血站檔案是指血站在業(yè)務(wù)活動(dòng)、行政管理、科研教學(xué)等工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：血站檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映血站各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集血站在各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為血站各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置血站設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)血站檔案的全面管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定血站檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)血站各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和高效利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，確保檔案實(shí)體安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.積極開展檔案利用工作，為血站的業(yè)務(wù)決策、行政管理、科研教學(xué)等工作提供檔案信息支持，做好檔案借閱、查閱等服務(wù)工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時(shí)報(bào)送檔案工作情況，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括血站制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、文件收發(fā)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：涵蓋獻(xiàn)血者招募、體檢、采血、檢驗(yàn)、成分制備、儲(chǔ)存、發(fā)放等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的各類記錄，如獻(xiàn)血登記表、體檢報(bào)告、采血記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、庫存管理記錄等。3.質(zhì)量管理類檔案：涉及血站質(zhì)量體系文件、質(zhì)量控制記錄、內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審記錄等。4.科研教學(xué)類檔案：包括科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、教學(xué)資料、培訓(xùn)記錄等。5.其他類檔案：如獻(xiàn)血宣傳資料、社會(huì)活動(dòng)記錄、榮譽(yù)證書等具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本科室形成的檔案移交至檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合耐久性要求，確保檔案的原始性和真實(shí)性。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定進(jìn)行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)統(tǒng)一、穩(wěn)定，便于檢索和管理。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照年度機(jī)構(gòu)問題分類法進(jìn)行整理，將文件材料按照年度順序排列，然后按照機(jī)構(gòu)或部門進(jìn)行分類，再根據(jù)問題進(jìn)行細(xì)分。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分類整理，如按照獻(xiàn)血業(yè)務(wù)流程分為獻(xiàn)血者招募檔案、采血檔案、檢驗(yàn)檔案等，每個(gè)類別下再按照時(shí)間順序排列。3.質(zhì)量管理類檔案：按照質(zhì)量體系文件的結(jié)構(gòu)和類別進(jìn)行整理，如質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等分別歸類，同時(shí)將質(zhì)量控制記錄按照不同的項(xiàng)目和時(shí)間順序進(jìn)行整理。4.科研教學(xué)類檔案：按照科研項(xiàng)目和教學(xué)活動(dòng)的類別進(jìn)行整理，科研項(xiàng)目檔案可按照項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果驗(yàn)收等階段進(jìn)行分類，教學(xué)檔案可按照課程設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生成績(jī)等進(jìn)行分類。5.其他類檔案：根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)分類，如宣傳資料可按照宣傳主題或時(shí)間進(jìn)行分類，榮譽(yù)證書可按照獲得時(shí)間和獎(jiǎng)項(xiàng)類別進(jìn)行整理。（五）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。4.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查找和利用。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案存放環(huán)境安全。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、照明設(shè)備等，滿足檔案保管的基本要求。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）檔案上架與排列1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架排列，同類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度依次排列，便于查找和管理。2.上架的檔案應(yīng)擺放整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于識(shí)別和取用。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的類別和編號(hào)進(jìn)行存放，建立相應(yīng)的存儲(chǔ)目錄和索引，便于快速檢索和調(diào)用。（三）溫濕度管理1.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期對(duì)庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)記錄，當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)控措施。（四）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全防范，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫房。2.做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對(duì)庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄密。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保檔案安全。（五）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)丟失檔案進(jìn)行查找補(bǔ)充等。3.建立檔案檢查記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為血站內(nèi)部的業(yè)務(wù)決策、行政管理、質(zhì)量控制、科研教學(xué)等工作提供檔案信息支持。2.應(yīng)有關(guān)部門或單位的要求，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，如司法機(jī)關(guān)、衛(wèi)生行政部門等依法查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：血站內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制服務(wù)，復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、所在科室、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱及數(shù)量等。3.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（四）保密規(guī)定1.利用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)利用過程的監(jiān)督，確保利用者遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所或向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。3.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案完整無損。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合血站實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映血站的主要職能活動(dòng)和歷史面貌。2.檔案的形成時(shí)間、來源、形式等是否具有代表性。3.檔案的保存價(jià)值，包括現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類型、同年代的其他檔案進(jìn)行比較，分析其特點(diǎn)和價(jià)值差異，確定其保存價(jià)值。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、銷毀原因等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.將檔案銷毀清冊(cè)報(bào)血站主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案銷毀清冊(cè)與銷毀檔案是否一致，確保檔案銷毀徹底，并在銷毀清冊(cè)上簽字注明銷毀情況。5.檔案銷毀后，銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的血站檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為血站各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件題名、文號(hào)、責(zé)任者、日期、內(nèi)容摘要等。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、文號(hào)、日期等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.存儲(chǔ)功能：安全存儲(chǔ)檔案的電子數(shù)據(jù)，支持?jǐn)?shù)據(jù)備份和恢復(fù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.利用功能：實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、復(fù)制等利用功能，記錄利用情況。5.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。6.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）電子檔案管理1.電子文件的收集、整理應(yīng)與紙質(zhì)文件同步進(jìn)行，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的索引和目錄結(jié)構(gòu)。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、定期備份等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄密。（四）信息化安全保障1.建立信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息