PAGE檔案庫房管理制度通知一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫房管理，確保檔案的安全與完整，有效保護(hù)和利用檔案資源，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有檔案庫房的管理，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）管理原則1.安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作。3.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案庫房環(huán)境管理（一）庫房選址檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地方，避免設(shè)在地下室或低洼地帶。（二）溫濕度控制1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)庫房溫濕度情況，并做好記錄。當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（三）清潔衛(wèi)生1.定期對(duì)庫房進(jìn)行清潔，保持庫房內(nèi)整潔衛(wèi)生，無灰塵、無雜物。2.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)堆放易燃、易爆、腐蝕性物品。（四）防火防盜1.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.安裝防火、防盜報(bào)警裝置，如煙霧報(bào)警器、防盜門窗等，加強(qiáng)庫房的安全防范。3.嚴(yán)格執(zhí)行庫房出入登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。三、檔案實(shí)體管理（一）檔案分類1.按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，建立科學(xué)合理的檔案分類體系。2.常見的檔案分類方法有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等，可根據(jù)公司實(shí)際情況選擇合適的分類方法。（二）檔案編號(hào)1.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。2.編號(hào)可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，具體編號(hào)方法應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行明確規(guī)定。（三）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.上架的檔案應(yīng)裝盒或裝袋，并在盒（袋）上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息。（四）檔案整理1.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、褪色等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)已過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。四、電子檔案管理（一）存儲(chǔ)設(shè)備管理1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶、磁盤、光盤等，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度等信息，便于查找和管理。（二）數(shù)據(jù)安全1.采取必要的安全措施，如設(shè)置密碼、加密存儲(chǔ)等，防止電子檔案數(shù)據(jù)的丟失、損壞和泄密。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索等管理。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作需要授予相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限。五、檔案查閱與借閱管理（一）查閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱管理1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具單位介紹信或身份證等有效證件，并與檔案管理部門簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，不得擅自更改檔案信息。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)人員共同進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、重要程度等因素，制定具體的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.一般來說，具有重要?dú)v史價(jià)值、反映公司重大活動(dòng)和決策、涉及公司核心業(yè)務(wù)等檔案應(yīng)長期保存；一般性業(yè)務(wù)檔案可保存一定期限后進(jìn)行鑒定銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.組織檔案鑒定小組，對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。3.檔案鑒定小組形成鑒定報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀管理1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號(hào)、年度、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀應(yīng)采用合適的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人員應(yīng)確保銷毀過程符合規(guī)定要求，防止檔案丟失或泄密。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫房管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.定期檢查檔案庫房的安全、衛(wèi)生等情況，確保檔案庫房環(huán)境符合要求。3.組織檔案的整理、分類、編號(hào)、上架等工作，保證檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.負(fù)責(zé)檔案查閱、借閱、鑒定、銷毀等工作的審批和監(jiān)督，確保檔案管理工作的合法合規(guī)。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作，包括檔案的接收、整理、保管、查閱、借閱等。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，確保檔案的安全與完整。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。4.做好檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和數(shù)據(jù)更新工作，保證電子檔案的正常管理。5.協(xié)助檔案鑒定小組進(jìn)行檔案鑒定工作，負(fù)責(zé)編制《檔案銷毀清冊(cè)》等相關(guān)文件。6.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容和相關(guān)信息。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案庫房管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查自糾，不斷完善檔案管理工作。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)檔案管理部門和檔案管理人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理