PAGE在崗員工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司在崗員工檔案管理，確保員工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮員工檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體在崗員工檔案的管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：?jiǎn)T工檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集員工各類信息，確保檔案資料完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保密員工檔案信息，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)和發(fā)展情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、員工檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫。2.身份證號(hào)碼、婚姻狀況、聯(lián)系方式。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式。（二）學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷1.最高學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。2.參加過(guò)的各類培訓(xùn)課程、證書(shū)及培訓(xùn)記錄。（三）工作經(jīng)歷1.歷任工作單位、職位、工作時(shí)間。2.工作職責(zé)、工作成果及業(yè)績(jī)表現(xiàn)。（四）勞動(dòng)合同及社保信息1.勞動(dòng)合同簽訂情況、期限、續(xù)簽記錄。2.社保繳納記錄、險(xiǎn)種、繳費(fèi)基數(shù)等。（五）薪酬福利信息1.工資標(biāo)準(zhǔn)、薪資調(diào)整記錄。2.獎(jiǎng)金、津貼、補(bǔ)貼發(fā)放情況。3.福利待遇享受情況，如年假、病假、婚假等。（六）績(jī)效考核記錄1.各年度、季度績(jī)效考核結(jié)果及評(píng)價(jià)。2.績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃及執(zhí)行情況。（七）獎(jiǎng)懲記錄1.獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)，如公司級(jí)、部門(mén)級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)原因及時(shí)間。2.受到的紀(jì)律處分、處罰，處罰原因及時(shí)間。（八）職業(yè)資格證書(shū)及技能等級(jí)證書(shū)1.專業(yè)技術(shù)資格證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件。2.技能等級(jí)證書(shū)及評(píng)定記錄。（九）其他重要信息1.員工個(gè)人榮譽(yù)、資質(zhì)證明等相關(guān)材料。2.員工參與的重要項(xiàng)目、工作成果及相關(guān)證明材料。三、檔案建立與收集（一）新員工入職檔案建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)放《員工檔案信息登記表》，要求員工如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人基本信息、學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.員工應(yīng)在入職后[X]個(gè)工作日內(nèi)將填寫(xiě)完整的《員工檔案信息登記表》及相關(guān)證明材料提交至人力資源部門(mén)。3.人力資源部門(mén)對(duì)新員工提交的檔案材料進(jìn)行審核，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。審核無(wú)誤后，將相關(guān)材料整理歸檔，建立新員工檔案。（二）檔案材料補(bǔ)充與更新1.員工在工作過(guò)程中如有信息變更，如學(xué)歷提升、工作崗位變動(dòng)、獲得新的獎(jiǎng)勵(lì)或處罰等，應(yīng)在變更發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫(xiě)《員工檔案信息變更申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料至人力資源部門(mén)。2.人力資源部門(mén)對(duì)員工提交的變更申請(qǐng)及材料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后及時(shí)更新員工檔案內(nèi)容。（三）檔案收集渠道1.人力資源部門(mén)定期收集各部門(mén)提交的員工績(jī)效考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)材料。2.員工本人主動(dòng)提交學(xué)歷證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)等新增材料。3.其他相關(guān)部門(mén)或機(jī)構(gòu)提供的與員工檔案有關(guān)的信息，如社保部門(mén)提供的社保繳納記錄等。四、檔案整理與歸檔（一）檔案分類員工檔案按照個(gè)人基本信息、學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、勞動(dòng)合同及社保信息、薪酬福利信息、績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、職業(yè)資格證書(shū)及技能等級(jí)證書(shū)、其他重要信息等類別進(jìn)行分類整理。（二）檔案編號(hào)為便于檔案管理和查詢，為每位員工的檔案賦予唯一的編號(hào)。編號(hào)規(guī)則為：[公司代碼][入職年份][部門(mén)代碼][員工序號(hào)]。例如：[GS01][2023][01][001]（三）檔案裝訂將各類檔案材料按照類別順序排列，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，確保整齊、牢固。（四）檔案存放1.設(shè)立專門(mén)的員工檔案庫(kù)房，配備必要的檔案存放設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)施等。2.員工檔案按照編號(hào)順序存放于檔案柜中，便于查找和管理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門(mén)工作人員因工作需要可查閱員工檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)在必要時(shí)可查閱員工檔案，但需經(jīng)過(guò)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.其他部門(mén)因工作需要查閱員工檔案，需填寫(xiě)《員工檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫(xiě)《員工檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容及查閱時(shí)間。2.將申請(qǐng)表提交至人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.人力資源部門(mén)安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，由陪同人員核對(duì)無(wú)誤后歸檔。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱員工檔案。如有特殊情況需要借閱，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，需重新辦理借閱手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫(xiě)《員工檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限等內(nèi)容。2.將申請(qǐng)表提交至公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，人力資源部門(mén)辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并要求其簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，由人力資源部門(mén)核對(duì)無(wú)誤后歸檔。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.人力資源部門(mén)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)員工檔案信息予以保密。2.未經(jīng)員工本人同意，不得向任何單位或個(gè)人泄露員工檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，嚴(yán)格控制查閱范圍和借閱人員，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。3.對(duì)因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因可能影響檔案安全的情況，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)采取措施保護(hù)檔案。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，其檔案保存期限屆滿且無(wú)繼續(xù)保存必要的。2.檔案內(nèi)容存在錯(cuò)誤、重復(fù)或已失去保存價(jià)值的。（二）銷毀流程1.人力資源部門(mén)定期對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理和鑒定，填寫(xiě)《員工檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量及銷毀原因。2.將申請(qǐng)表提交至公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由人力資源部門(mén)安排專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。銷毀記錄包括銷毀時(shí)間、銷毀檔案清單、銷毀人員簽字等。4.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門(mén)定期對(duì)員工檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保密性及安全管理情況。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、勞動(dòng)監(jiān)察部門(mén)等相