PAGE天津文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強天津地區(qū)公司/組織文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于天津地區(qū)公司/組織內(nèi)部各部門形成的各類文書檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文書檔案由公司/組織統(tǒng)一歸口管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：歸檔的文書檔案應真實反映公司/組織各項工作的實際情況。3.完整性原則：保證文書檔案的齊全完整，不遺漏重要文件。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的文書檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。（四）職責分工1.綜合管理部門負責制定和完善文書檔案管理制度。指導、監(jiān)督各部門的文書檔案收集、整理、歸檔工作。集中保管公司/組織重要文書檔案，并提供查閱服務。2.各部門負責本部門文書檔案的收集、整理、初步審核和移交工作。明確專人負責文書檔案管理，確保工作的連續(xù)性。二、文書檔案的收集（一）收集范圍1.上級機關(guān)來文，包括指示、通知、決定等。2.公司/組織內(nèi)部形成的文件，如會議紀要、工作計劃、報告、請示、批復等。3.與外部單位往來的文件，如合同、協(xié)議、函件等。4.各類業(yè)務活動中產(chǎn)生的文件，如招投標文件、技術(shù)資料、財務報表等。5.人事檔案材料，如員工入職、離職、晉升、獎懲等相關(guān)文件。6.其他具有保存價值的文件。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門產(chǎn)生的各類文件，確保文件不丟失、不遺漏。2.對于上級機關(guān)來文，應在收文后及時登記，并送相關(guān)領導和部門閱辦，閱辦完畢后及時交回綜合管理部門歸檔。3.與外部單位往來的文件，應在文件辦理完畢后，由承辦部門整理好交綜合管理部門歸檔。4.業(yè)務活動中產(chǎn)生的文件，承辦部門應在活動結(jié)束后一周內(nèi)將文件收集齊全并整理好移交綜合管理部門。三、文書檔案的整理（一）分類標準1.按照文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等進行分類。2.一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務審計類、人事管理類等類別。3.每一大類下可根據(jù)具體情況進一步細分小類。（二）整理方法1.區(qū)分全宗：將公司/組織形成的文件與其他單位形成的文件區(qū)分開來。2.年度分類：按照文件形成的年度進行分類。3.機構(gòu)分類：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的機構(gòu)設置進行分類。4.問題分類：按照文件反映的問題進行分類。5.編號排列：對每份文件進行編號，并按照編號順序排列。6.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進行修整和裝訂。7.編目：編制文書檔案目錄，包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。四、文書檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在次年第一季度將上一年度形成的文書檔案移交綜合管理部門歸檔。2.對于一些重大項目或緊急文件，應在項目結(jié)束或文件辦理完畢后及時歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.移交部門應填寫《文書檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止時間等信息。2.綜合管理部門對移交的檔案進行核對，核對無誤后雙方在《文書檔案移交清單》上簽字確認。五、文書檔案的保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案盒、防蟲藥品用具、溫濕度計等。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。（三）檔案整理與上架1.綜合管理部門對接收的檔案進行進一步整理和編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.將整理好的檔案按照分類順序上架存放，便于查找和利用。（四）檔案清查1.每年定期對文書檔案進行清查，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況。2.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如檔案丟失、損壞等情況，應查明原因并采取相應的補救措施。六、文書檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱文書檔案，需填寫《文書檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.查閱涉及公司/組織機密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領導批準。3.外部單位查閱公司/組織文書檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織綜合管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應在《文書檔案查閱登記簿》上登記查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱檔案時，應在綜合管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞檔案。（三）利用方式1.提供檔案原件查閱。2.根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案復印件，但需經(jīng)綜合管理部門負責人批準，并注明用途。3.對于一些重要檔案，可根據(jù)實際情況提供檔案摘要或信息咨詢服務。七、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的實際情況，對文書檔案進行科學鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立由綜合管理部門、相關(guān)業(yè)務部門和檔案管理人員組成的檔案鑒定小組，負責文書檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價值。2.參考檔案保管期限表：根據(jù)檔案保管期限表的規(guī)定，對檔案進行初步篩選。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《文書檔案銷毀清單》。2.《文書檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由綜合管理部門負責組織銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《文書檔案銷毀清