PAGE檔案局會(huì)議記錄制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案局會(huì)議記錄工作，確保會(huì)議內(nèi)容得到準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的記錄，提高工作效率，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，包括局務(wù)會(huì)、工作例會(huì)、專(zhuān)題研討會(huì)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確全面原則：會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議的基本信息、議程內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等，確保記錄內(nèi)容真實(shí)、完整，不遺漏重要信息。2.及時(shí)高效原則：會(huì)議記錄人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)完成記錄工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和程序提交會(huì)議記錄。3.規(guī)范統(tǒng)一原則：會(huì)議記錄應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和規(guī)范，確保記錄內(nèi)容的規(guī)范性和一致性。4.保密原則：會(huì)議記錄涉及的機(jī)密信息應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。二、會(huì)議記錄的職責(zé)分工（一）記錄人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的具體工作，包括準(zhǔn)備記錄工具、記錄會(huì)議內(nèi)容、整理會(huì)議記錄等。2.確保會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)記錄內(nèi)容負(fù)責(zé)。3.在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)完成會(huì)議記錄的整理和編輯工作，并提交給會(huì)議主持人或指定的審核人員。4.按照規(guī)定的時(shí)間和程序保存會(huì)議記錄，確保記錄的安全性和可查閱性。（二）會(huì)議主持人職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和主持工作，確保會(huì)議按照預(yù)定的議程進(jìn)行。2.明確會(huì)議記錄的要求和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)記錄人員做好記錄工作。3.在會(huì)議結(jié)束后對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行審核，確保記錄內(nèi)容符合會(huì)議實(shí)際情況。4.對(duì)會(huì)議記錄中涉及的重要事項(xiàng)和決議進(jìn)行確認(rèn)，并簽字認(rèn)可。（三）審核人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行審核，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)與記錄人員溝通，提出修改意見(jiàn)。3.在審核通過(guò)后簽字確認(rèn)會(huì)議記錄，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行存檔。三、會(huì)議記錄的內(nèi)容要求（一）基本信息1.會(huì)議名稱(chēng)：記錄會(huì)議的具體名稱(chēng)，如“檔案局第X次局務(wù)會(huì)”。2.會(huì)議時(shí)間：記錄會(huì)議開(kāi)始和結(jié)束的具體時(shí)間。3.會(huì)議地點(diǎn)：記錄會(huì)議召開(kāi)的具體地點(diǎn)。4.參會(huì)人員：記錄參會(huì)人員的姓名、職務(wù)等信息。（二）議程內(nèi)容1.會(huì)議議程：按照會(huì)議實(shí)際進(jìn)行的順序記錄議程項(xiàng)目。2.匯報(bào)內(nèi)容：記錄各部門(mén)或人員在會(huì)議上的匯報(bào)內(nèi)容，包括工作進(jìn)展、存在問(wèn)題、下一步工作計(jì)劃等。（三）討論情況1.討論要點(diǎn)：記錄會(huì)議討論的主要問(wèn)題和觀點(diǎn)，包括不同意見(jiàn)和建議。2.發(fā)言記錄：記錄參會(huì)人員的發(fā)言?xún)?nèi)容，包括發(fā)言人姓名、職務(wù)、發(fā)言要點(diǎn)等。（四）決議事項(xiàng)1.通過(guò)的決議：記錄會(huì)議最終通過(guò)的決議事項(xiàng)，包括決議內(nèi)容、責(zé)任部門(mén)、完成時(shí)間等。2.未決事項(xiàng)：記錄會(huì)議討論但未形成決議的事項(xiàng)，說(shuō)明原因和下一步處理意見(jiàn)。（五）其他事項(xiàng)1.會(huì)議紀(jì)要：如有會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)記錄紀(jì)要的主要內(nèi)容和發(fā)布時(shí)間。2.附件資料：記錄會(huì)議中涉及的相關(guān)附件資料，如文件、報(bào)告、圖表等。四、會(huì)議記錄的格式規(guī)范（一）頁(yè)面設(shè)置1.紙張大?。翰捎肁4紙。2.頁(yè)邊距：上、下、左、右頁(yè)邊距均為2.5厘米。3.字體字號(hào)：正文采用宋體小四號(hào)字，標(biāo)題采用宋體三號(hào)字加粗。（二）標(biāo)題格式1.一級(jí)標(biāo)題：采用“一、”“二、”“三、”等序號(hào)，序號(hào)后空一格，標(biāo)題內(nèi)容加粗。2.二級(jí)標(biāo)題：采用“（一）”“（二）”“（三）”等序號(hào)，序號(hào)后空一格，標(biāo)題內(nèi)容不加粗。3.三級(jí)標(biāo)題：采用“1.”“2.”“3.”等序號(hào)，序號(hào)后空一格，標(biāo)題內(nèi)容不加粗。（三）段落格式1.行距：采用1.5倍行距。2.縮進(jìn)：首行縮進(jìn)2個(gè)字符。（四）編號(hào)格式1.序號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)，如“1.”“2.”“3.”等。2.編號(hào)對(duì)齊方式：序號(hào)與正文內(nèi)容之間空一格，編號(hào)后標(biāo)點(diǎn)符號(hào)為中文標(biāo)點(diǎn)。五、會(huì)議記錄的流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備1.記錄人員應(yīng)提前了解會(huì)議的基本信息，包括會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。2.準(zhǔn)備好記錄所需的工具，如筆記本、電腦、錄音設(shè)備等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.熟悉會(huì)議相關(guān)的文件資料，以便更好地理解會(huì)議內(nèi)容。（二）會(huì)中記錄1.記錄人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，選擇合適的位置就座，以便清晰地聽(tīng)到會(huì)議內(nèi)容和看到參會(huì)人員的表情、動(dòng)作等。2.按照會(huì)議議程順序，認(rèn)真記錄會(huì)議討論的內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。3.對(duì)于重要的發(fā)言和討論內(nèi)容，可以采用錄音或速記的方式進(jìn)行輔助記錄，但事后應(yīng)及時(shí)整理成文字記錄。4.在記錄過(guò)程中，如遇到不明確的內(nèi)容或有疑問(wèn)的地方，應(yīng)及時(shí)向發(fā)言人或主持人請(qǐng)教，確保記錄的準(zhǔn)確性。（三）會(huì)后整理1.會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，補(bǔ)充完善記錄內(nèi)容，確保記錄的完整性。2.對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行編輯和排版，使其符合格式規(guī)范要求。3.檢查記錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤，如有錯(cuò)別字、語(yǔ)病等問(wèn)題應(yīng)及時(shí)修改。（四）審核提交1.整理好的會(huì)議記錄應(yīng)提交給會(huì)議主持人或指定的審核人員進(jìn)行審核。2.審核人員應(yīng)認(rèn)真審核會(huì)議記錄，對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)和補(bǔ)充，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。3.審核通過(guò)后，會(huì)議記錄人員應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)?huì)議記錄進(jìn)行存檔，并將會(huì)議記錄分發(fā)給相關(guān)人員。六、會(huì)議記錄的存檔與保管（一）存檔方式1.電子存檔：將會(huì)議記錄以電子文檔的形式保存，存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的服務(wù)器或硬盤(pán)中，并按照年度和會(huì)議類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理。2.紙質(zhì)存檔：對(duì)于重要的會(huì)議記錄，應(yīng)打印成紙質(zhì)文檔，裝訂成冊(cè)，并按照年度和會(huì)議類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)存檔。（二）保管期限1.一般會(huì)議記錄的保管期限為[X]年，重要會(huì)議記錄的保管期限為[X]年。2.保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（三）查閱與借閱1.本局工作人員因工作需要查閱會(huì)議記錄的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)議記錄查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.外單位人員因工作需要查閱本局會(huì)議記錄的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自復(fù)制、摘抄會(huì)議記錄。3.本局工作人員如需借閱會(huì)議記錄的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)議記錄借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管會(huì)議記錄，不得轉(zhuǎn)借他人或遺失。七、會(huì)議記錄的保密管理（一）保密范圍1.會(huì)議記錄中涉及的國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等信息。2.會(huì)議討論過(guò)程中尚未公開(kāi)的事項(xiàng)和決策。（二）保密措施1.對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱和使用。2.記錄人員和審核人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露會(huì)議記錄中的機(jī)密信息。3.在會(huì)議記錄的整理、審核、存檔、查閱等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反保密制度，泄露會(huì)議記錄機(jī)密信息的人員，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.如因泄露會(huì)議記錄機(jī)密信息給檔案局或相關(guān)單位造成損失的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。八、會(huì)議記錄的考核與監(jiān)督（一）考核內(nèi)容1.會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性：考核記錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映會(huì)議實(shí)際情況，有無(wú)遺漏重要信息和記錄錯(cuò)誤。2.會(huì)議記錄的完整性：考核記錄內(nèi)容是否完整，包括基本信息、議程內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等。3.會(huì)議記錄的及時(shí)性：考核記錄人員是否在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)完成會(huì)議記錄的整理和提交工作。4.會(huì)議記錄的規(guī)范性：考核記錄格式是否符合規(guī)范要求，語(yǔ)言表達(dá)是否清晰、準(zhǔn)確。（二）考核方式1.定期考核：每季度對(duì)會(huì)議記錄工作進(jìn)行一次定期考核，考核結(jié)果作為記錄人員績(jī)效評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。2.不定期抽查：檔案局將不定期對(duì)會(huì)議記錄工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及