PAGE縣水務(wù)局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣水務(wù)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水務(wù)局各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合水務(wù)局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣水務(wù)局機(jī)關(guān)各科室、局屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。水務(wù)局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映水務(wù)局各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門縣水務(wù)局設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全局檔案的集中管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，編制檢索工具，方便檔案的查閱利用。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全保密。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.積極開展檔案編研工作，為水務(wù)局各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。6.對各科室、局屬各單位的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與水務(wù)局工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.水務(wù)局制定的各類政策文件、規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.水務(wù)局召開的各類會議的文件、記錄、紀(jì)要等。4.水務(wù)局在工程建設(shè)、水資源管理、防汛抗旱等業(yè)務(wù)工作中形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。5.水務(wù)局干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.水務(wù)局獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等。7.其他與水務(wù)局工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各科室、局屬各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對重要文件、資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編制目錄，注明檔案的名稱、日期、編號、保管期限等。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的質(zhì)量。2.將審核合格的檔案按照分類編號順序裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.將檔案盒放入檔案柜，按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列存放。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映水務(wù)局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對水務(wù)局工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映水務(wù)局一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對水務(wù)局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對水務(wù)局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于查找。3.對檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱檔案的，須填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在科室或單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，須經(jīng)水務(wù)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員持《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)地為水務(wù)局各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找所需檔案資料。2.對檔案的利用情況應(yīng)進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.鼓勵(lì)對檔案進(jìn)行開發(fā)利用，編寫檔案編研資料，為水務(wù)局工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員和分管領(lǐng)導(dǎo)參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等，對檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、日期、編號、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)水務(wù)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立縣水務(wù)局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入。將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，方便查詢和利用。3.檔案信息檢索。利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。4.檔案信息安全管理。加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止檔案信息泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的科室、單位和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。（二）處罰