PAGE人大檔案工作制度匯編一、總則（一）目的為加強人大檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護和利用檔案資源，為人大各項工作提供有力支持，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度匯編適用于人大機關(guān)各部門在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：人大檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映人大工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確，手續(xù)完備。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為工作提供便捷服務(wù)。4.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的人大檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）部門職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家檔案管理法律法規(guī)和本制度匯編，制定具體的檔案管理制度和操作流程。負責(zé)接收、整理、保管人大機關(guān)各部門形成的各類檔案，定期進行檔案清查和盤點。開展檔案鑒定工作，對已超過保管期限的檔案提出存毀意見，經(jīng)批準后進行相應(yīng)處理。建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案查詢和利用。負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高機關(guān)工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。參與檔案的編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為人大工作提供決策參考。2.各部門職責(zé)負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案材料的齊全、完整和準確。按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交檔案，并辦理交接手續(xù)。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。負責(zé)對本部門兼職檔案員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，督促其做好檔案管理工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.人大會議文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄等。2.人大常委會文件材料，如常委會會議記錄、決議、決定、審議意見等。3.人大代表議案、建議、批評和意見及辦理情況的文件材料。4.人大機關(guān)工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件材料。5.人大機關(guān)內(nèi)部管理制度、工作規(guī)范、崗位職責(zé)等文件材料。6.人大機關(guān)組織建設(shè)、干部任免、表彰獎勵等文件材料。7.人大機關(guān)開展調(diào)研、視察、執(zhí)法檢查等工作形成的文件材料。8.人大機關(guān)與其他單位的往來文件、函件、協(xié)議等。9.人大機關(guān)工作人員個人在工作中形成的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，使用耐久性強的書寫材料和載體。3.對電子文件應(yīng)按照相關(guān)標準進行收集和整理，確保其真實性、完整性和可讀性。（三）收集時間1.當年形成的檔案材料，應(yīng)在次年上半年整理完畢并移交檔案管理部門。2.對于重大活動、重要會議等形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束或會議閉幕之日起一個月內(nèi)移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標準1.按照檔案的形成年度進行分類，年度劃分以公歷年度為準。2.根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為文書檔案、會議檔案、代表工作檔案、業(yè)務(wù)工作檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。3.文書檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》進行分類整理，采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限的分類方法。（二）整理方法1.文書檔案整理對收集到的文件材料進行分類，區(qū)分不同年度、機構(gòu)（問題）和保管期限。按照文件的形成時間順序進行排列，同一事由的文件集中排列在一起。對每份文件進行編號，編號應(yīng)保持唯一性和系統(tǒng)性。編制文件目錄，目錄應(yīng)包含文號、責(zé)任者（發(fā)文機關(guān)）、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。將文件材料裝訂成冊，采用三孔一線的裝訂方法，確保整齊牢固。填寫檔案盒封面和脊背項目，包括全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號等。2.會議檔案整理按照會議的屆次、類別進行分類，如人民代表大會會議檔案、常委會會議檔案等。收集會議的各類文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄、簡報等。對會議文件進行整理，按照文件的重要程度和時間順序排列，編制會議文件目錄。將會議文件材料裝訂成冊或裝入檔案盒，注明會議名稱、屆次、時間等信息。3.代表工作檔案整理按照代表議案、建議、批評和意見的提出年份進行分類。收集代表議案、建議、批評和意見的相關(guān)材料，包括代表提出的原件、交辦單、辦理情況報告等。對代表議案、建議、批評和意見進行編號，建立代表議案、建議、批評和意見數(shù)據(jù)庫，方便查詢和統(tǒng)計。將代表議案、建議、批評和意見的相關(guān)材料整理歸檔，按照辦理結(jié)果進行分類存放。4.業(yè)務(wù)工作檔案整理根據(jù)業(yè)務(wù)工作的性質(zhì)和特點，確定具體的分類方法，如立法工作檔案、監(jiān)督工作檔案等。收集業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件材料，包括法律法規(guī)草案、調(diào)研報告、視察報告、執(zhí)法檢查報告等。對業(yè)務(wù)工作檔案進行整理，按照工作流程和時間順序排列，編制檔案目錄。將業(yè)務(wù)工作檔案裝訂成冊或裝入檔案盒，注明業(yè)務(wù)工作名稱、年度等信息。5.人事檔案整理按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對干部人事檔案進行整理。收集干部的履歷、自傳、鑒定、考核、任免、獎懲、工資、黨團材料等。對人事檔案材料進行分類、排序、編目、裝訂，建立人事檔案信息管理系統(tǒng)。嚴格執(zhí)行人事檔案查閱、借閱制度，確保人事檔案的安全和保密。6.聲像檔案整理按照聲像檔案的載體形式進行分類，如照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等。收集人大工作中形成的具有保存價值的聲像資料，包括會議照片、視察錄像、領(lǐng)導(dǎo)講話錄音等。對聲像檔案進行整理，編寫文字說明，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。將聲像檔案刻錄成光盤或存儲在硬盤等存儲設(shè)備上，按照檔案管理要求進行保管。7.電子檔案整理按照電子文件管理的相關(guān)標準，對電子文件進行分類、編號、存儲。建立電子文件元數(shù)據(jù)，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。對電子檔案進行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全。（三）整理質(zhì)量要求1.整理后的檔案應(yīng)分類準確、排列有序、編號規(guī)范、目錄清晰。2.檔案裝訂應(yīng)牢固整齊，無金屬物，破損文件應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)符合相關(guān)標準，數(shù)據(jù)準確，格式規(guī)范，便于檢索和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊、美觀。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找檔案。檔案盒應(yīng)按照分類順序依次存放，盒內(nèi)文件應(yīng)排列有序。（三）檔案保管期限1.人大檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：人大會議的重要文件、決議、決定；人大常委會的重要文件、決議、決定；人大代表的重要議案、建議、批評和意見及辦理結(jié)果；人大機關(guān)的重要工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表；人大機關(guān)的組織建設(shè)、干部任免、表彰獎勵等重要文件；人大機關(guān)開展的重大調(diào)研、視察、執(zhí)法檢查等工作形成的數(shù)據(jù)性、結(jié)論性文件等。3.長期保管的檔案主要包括：人大會議的一般性文件；人大常委會的一般性文件；人大代表的議案、建議、批評和意見及辦理情況；人大機關(guān)的一般性工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表；人大機關(guān)的內(nèi)部管理制度、工作規(guī)范、崗位職責(zé)等文件；人大機關(guān)開展的一般性調(diào)研、視察、執(zhí)法檢查等工作形成的文件等。保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：人大機關(guān)臨時性工作形成的文件材料；人大機關(guān)一般性往來文件、函件等。保管期限為1年至10年。（四）檔案保管措施1.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)，定期對庫房進行檢查和維護。2.對檔案進行定期盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案借閱過程中的安全和保密。4.對電子檔案應(yīng)采取有效的存儲和備份措施，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標準，結(jié)合人大工作的實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限的檔案，應(yīng)重點審查其是否具有歷史查考價值、是否涉及重要事項、是否對人大工作有參考作用等。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出初步鑒定意見。2.檔案鑒定工作小組對初步鑒定意見進行審核，召開鑒定會議，對檔案逐一進行審查，形成鑒定結(jié)論。3.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)批準后進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.對仍需保存的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并調(diào)整檔案保管位置。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的年度形成數(shù)量、累計數(shù)量等。2.檔案整理情況統(tǒng)計，如整理檔案的數(shù)量、分類情況等。3.檔案保管情況統(tǒng)計，如檔案庫房面積、檔案裝具數(shù)量、檔案存放位置等。4.檔案利用情況統(tǒng)計，如檔案查閱、借閱的人次、卷次等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對檔案數(shù)據(jù)進行自動化統(tǒng)計和分析，生成統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.定期向上級主管部門和有關(guān)部門報送檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用范圍1.為人大機關(guān)內(nèi)部工作提供查閱服務(wù)，包括文件起草、工作調(diào)研、決策參考等。2.為人大代表提供檔案查閱服務(wù)，支持代表依法履行職責(zé)。3.為其他單位和個人提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和審批程序辦理。（二）利用方式1.檔案查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.檔案借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案復(fù)印件或電子副本。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并注明復(fù)制用途。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：利用者應(yīng)持有效證件到檔案管理部門填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱檔案：利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核，檔案管理部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱申請表應(yīng)留存檔案管理部門備查。3.檔案復(fù)制：利用者應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，由檔案管理人員進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期。（四）利用要求1.利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆卷等。2.未經(jīng)檔案管理部門批準，利用者不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案管理部門。3.利用檔案完畢后，利用者應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立完善的人大檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為人大工作提供便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)：建立檔案信息資源