PAGE檔案管理人責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，明確檔案管理人的職責(zé)，特制定本責(zé)任制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體檔案管理人。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理人職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)。5.開發(fā)和利用檔案信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收公司各部門移交的各類檔案資料，對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，建立檔案索引。對(duì)零散的文件資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，使其符合檔案管理要求。2.檔案歸檔與保管將整理好的檔案及時(shí)歸檔，確保檔案存放有序，便于查找。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房清潔、通風(fēng)、防潮、防火、防盜等，確保檔案的安全保管。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長(zhǎng)檔案使用壽命。3.檔案鑒定與銷毀根據(jù)檔案保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。做好檔案銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等，以備查考。4.檔案查閱與利用負(fù)責(zé)接待檔案查閱人員，按照公司檔案查閱規(guī)定，辦理查閱登記手續(xù)。為查閱人員提供必要的幫助，協(xié)助查找所需檔案資料。根據(jù)查閱人員的需求，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄等操作，但需嚴(yán)格控制檔案的使用范圍和方式。對(duì)查閱檔案的情況進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等，定期整理歸檔。5.檔案信息化管理負(fù)責(zé)公司檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入、更新檔案信息。對(duì)檔案電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。利用檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案檢索和利用效率，為公司提供便捷的檔案服務(wù)。6.檔案統(tǒng)計(jì)與分析定期對(duì)公司檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件資料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件資料，包括合同協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、工作報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。。3.公司行政管理活動(dòng)中形成的文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、通知、請(qǐng)示報(bào)告、人事檔案等。4.公司黨群工作中形成的文件資料，如黨組織文件、工會(huì)文件、共青團(tuán)文件等。5.公司基本建設(shè)項(xiàng)目中形成的文件資料，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件等。6.公司科研項(xiàng)目中形成的文件資料，如科研計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、研究成果等。7.公司產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中形成的文件資料，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。8.公司設(shè)備儀器管理中形成的文件資料，如設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備說(shuō)明書、設(shè)備維修記錄等。9.公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理中形成的文件資料，如專利申請(qǐng)文件、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記文件等。10.其他與公司有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地移交檔案管理部門。2.檔案收集人員應(yīng)熟悉檔案收集范圍和要求，按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行收集，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)重要文件資料應(yīng)進(jìn)行原件收集，如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意對(duì)電子文件的收集，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照電子文件管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。（三）檔案整理標(biāo)準(zhǔn)1.檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案分類方案，對(duì)檔案進(jìn)行分類，同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.對(duì)每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名（文件名）、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。5.對(duì)檔案中的文件資料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。6.對(duì)破損、褪色的文件資料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔流程1.檔案整理人員將整理好的檔案移交檔案管理人員。2.檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案管理人員按照檔案分類方案，將檔案歸入相應(yīng)的檔案類別，并在檔案目錄中進(jìn)行登記。4.將歸檔后的檔案存放在指定的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，按照檔案存放順序進(jìn)行排列。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年三種。[X]年保管期限的檔案：主要是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值，但超過(guò)該期限后，其查考利用價(jià)值相對(duì)降低的檔案。[X]年保管期限的檔案：在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有重要查考利用價(jià)值的檔案。[X]年保管期限的檔案：在近期內(nèi)對(duì)公司工作有一定查考利用價(jià)值的檔案。（三）檔案保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照檔案類別、保管期限、年度等順序排列，便于查找和管理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與檔案原件分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案保管期限表和公司實(shí)際情況，確定檔案的存毀意見。3.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和必要性。4.檔案鑒定小組將鑒定結(jié)果報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（二）檔案銷毀方法與要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案的銷毀，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案的銷毀，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方法，確保電子數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過(guò)程，確保銷毀工作徹底、安全。4.檔案銷毀后，應(yīng)做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀人員等，以備查考。六、檔案查閱與利用（一）檔案查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱公司檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。查閱重要檔案時(shí)，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱紀(jì)律，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得泄露檔案內(nèi)容。4.檔案查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案資料，需經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、摘錄的檔案資料應(yīng)注明出處和用途。（二）檔案利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)地為公司各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。2.檔案管理人員應(yīng)熱情接待查閱人員，耐心解答查閱人員的問(wèn)題，協(xié)助查閱人員查找所需檔案資料，提高檔案利用效率。3.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解公司各部門對(duì)檔案的利用需求，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線檢索、查閱、利用，為公司各部門提供便捷的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案電子數(shù)據(jù)的安全管理，確保檔案信息的安全性和完整性。（二）檔案信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，建立檔案信息化管理工作平臺(tái)。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，錄入檔案基本信息、目錄信息、全文信息等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的信息化管理。4.加強(qiáng)檔案電子數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。5.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和功能完善。八、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案收進(jìn)情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案的種類、數(shù)量、來(lái)源等。2.檔案整理情況統(tǒng)計(jì)：包括整理檔案的數(shù)量、分類情況、編號(hào)情況等。3.檔案歸檔情況統(tǒng)計(jì)：包括歸檔檔案的數(shù)量、類別、保管期限等。4.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)：包括檔案庫(kù)房的溫濕度、檔案的完好情況等。5.檔案查閱利用情況統(tǒng)計(jì)：包括查閱檔案的人數(shù)、次數(shù)、查閱內(nèi)容等。6.檔案鑒定銷毀情況統(tǒng)計(jì)：包括鑒定檔案的數(shù)量、銷毀檔案的數(shù)量、銷毀原因等。（二）檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表編制1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括報(bào)表名稱、報(bào)表編號(hào)、統(tǒng)計(jì)時(shí)間、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，確保報(bào)表內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行編制，報(bào)表格式應(yīng)規(guī)范、簡(jiǎn)潔，便于閱讀和分析。（三）檔案分析與利用1.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。2.通過(guò)檔案分析，了解公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展情況，為公司決策提供參考。3.利用檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，預(yù)測(cè)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，提前做好檔案管理工作的規(guī)劃和準(zhǔn)備。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理歸檔情況、檔案保管情況、檔案查閱利用情況等。3.監(jiān)督檢查方式包括定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等，對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)