PAGE物業(yè)消防檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)消防安全管理，規(guī)范消防檔案管理工作，確保物業(yè)區(qū)域內(nèi)消防設(shè)施設(shè)備完好有效，預(yù)防和減少火災(zāi)事故的發(fā)生，保障業(yè)主生命財產(chǎn)安全，依據(jù)《中華人民共和國消防法》、《機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》等法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本物業(yè)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[公司/組織名稱]所管理的各類物業(yè)項目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）基本原則1.真實性原則：消防檔案應(yīng)如實記錄物業(yè)區(qū)域內(nèi)消防工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與消防管理相關(guān)的各類文件、資料、記錄等，保證檔案資料完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字表述清晰明確，避免模糊或歧義。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行檔案的整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作規(guī)范有序。5.及時性原則：及時收集、整理和更新消防檔案資料，保證檔案信息與實際消防工作同步。二、消防檔案管理職責(zé)（一）管理部門及職責(zé)1.物業(yè)管理部門負(fù)責(zé)物業(yè)消防檔案的統(tǒng)一管理工作，制定檔案管理制度和工作流程。組織、協(xié)調(diào)各部門收集、整理、歸檔消防檔案資料。定期對消防檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。為消防安全檢查、評估、培訓(xùn)等工作提供檔案資料支持。2.安全管理部門負(fù)責(zé)收集、整理與消防安全檢查、隱患排查、整改等相關(guān)的檔案資料。記錄消防設(shè)施設(shè)備的日常巡查、維護(hù)保養(yǎng)、檢測等情況，并及時歸檔。協(xié)助物業(yè)管理部門做好消防檔案的管理工作，提供專業(yè)的消防安全信息。3.工程維修部門負(fù)責(zé)提供物業(yè)區(qū)域內(nèi)消防設(shè)施設(shè)備的設(shè)計圖紙、安裝調(diào)試記錄、維修改造資料等檔案。建立消防設(shè)施設(shè)備維修檔案，記錄每次維修的時間、內(nèi)容、更換部件等信息。配合物業(yè)管理部門和安全管理部門，確保消防工程資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）人員職責(zé)1.檔案管理員熟悉消防檔案管理工作流程和要求，負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等工作。對檔案資料進(jìn)行定期盤點，確保檔案的安全和完整。按照規(guī)定的查閱流程，為相關(guān)人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好記錄。2.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門消防檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交檔案管理員。確保本部門產(chǎn)生的消防檔案資料真實、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理要求。配合檔案管理員做好檔案的查閱、借閱等工作。三、消防檔案內(nèi)容（一）消防安全基本情況1.物業(yè)基本信息物業(yè)項目名稱、地址、占地面積、建筑面積、建筑結(jié)構(gòu)、使用性質(zhì)等。物業(yè)管理區(qū)域劃分示意圖及說明。2.消防設(shè)施設(shè)備檔案消防設(shè)施設(shè)備清單，包括消防水源、消防水泵、消防水池、消防水箱、消火栓系統(tǒng)、自動噴水滅火系統(tǒng)、火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、防排煙系統(tǒng)、滅火器、消防應(yīng)急照明和疏散指示標(biāo)志等設(shè)施設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量、位置等信息。消防設(shè)施設(shè)備的設(shè)計圖紙、安裝調(diào)試記錄、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件、使用說明書等資料。消防設(shè)施設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)計劃、記錄，維修改造記錄，檢測報告等。3.消防安全管理制度消防安全責(zé)任制，明確各級管理人員和員工的消防安全職責(zé)。消防安全操作規(guī)程，包括消防設(shè)施設(shè)備的操作方法、應(yīng)急處置程序等。消防值班制度，規(guī)定值班人員的職責(zé)、值班時間、值班記錄要求等。防火巡查制度，明確巡查內(nèi)容、巡查頻次、巡查人員及記錄要求?；馂?zāi)隱患整改制度，包括隱患排查、登記、整改措施、整改責(zé)任人、整改期限等規(guī)定。消防宣傳教育制度，制定宣傳教育計劃、內(nèi)容、方式及記錄。滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案，包括組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急處置程序、疏散路線、滅火措施等內(nèi)容。4.消防工作記錄消防設(shè)施設(shè)備的日常巡查記錄，記錄巡查時間、巡查人員、巡查部位、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等。消防控制室值班記錄，包括值班時間、值班人員、設(shè)備運(yùn)行情況、報警及處置情況等。防火巡查記錄，詳細(xì)記錄巡查時間、巡查路線、發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患及處理結(jié)果等?；馂?zāi)隱患整改記錄，記錄隱患排查情況、整改措施、整改責(zé)任人、整改期限及整改結(jié)果等。消防宣傳教育活動記錄，包括活動時間、地點、內(nèi)容、參與人員等信息。滅火和應(yīng)急疏散演練記錄，記錄演練時間、地點、參與人員、演練內(nèi)容、演練效果及總結(jié)評估等情況。5.消防安全責(zé)任人、管理人及員工信息消防安全責(zé)任人、管理人的任命文件、身份證明、聯(lián)系方式等。物業(yè)員工花名冊，包括姓名、崗位、入職時間、消防安全培訓(xùn)情況等信息。員工消防安全培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)人員、考核情況等。（二）消防安全管理情況1.消防工作開展情況年度消防工作計劃、總結(jié)，明確年度消防工作目標(biāo)、任務(wù)、措施及完成情況。季度、月度消防工作安排及執(zhí)行情況報告。消防安全專項檢查報告，包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。2.火災(zāi)隱患排查及整改情況火災(zāi)隱患排查記錄，詳細(xì)記錄排查時間、排查人員、排查部位、發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患情況。火災(zāi)隱患整改臺賬，對排查出的火災(zāi)隱患進(jìn)行逐一登記，明確整改責(zé)任人、整改期限、整改措施及整改結(jié)果。重大火災(zāi)隱患報告及整改情況跟蹤記錄，對于確定的重大火災(zāi)隱患，及時向上級主管部門報告，并跟蹤整改過程和結(jié)果。3.消防設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況消防設(shè)施設(shè)備運(yùn)行狀況監(jiān)測記錄，定期對消防設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行參數(shù)進(jìn)行監(jiān)測，如壓力、溫度、電流等，并記錄監(jiān)測結(jié)果。消防設(shè)施設(shè)備故障維修記錄，詳細(xì)記錄故障發(fā)生時間、故障現(xiàn)象、維修過程、更換部件等信息。消防設(shè)施設(shè)備停用報告及審批記錄，因維修、改造等原因需要停用消防設(shè)施設(shè)備的，應(yīng)提前報告并經(jīng)相關(guān)部門審批，記錄停用時間、原因、審批情況等。4.消防宣傳教育及培訓(xùn)情況消防宣傳教育活動資料，包括宣傳海報、宣傳手冊、宣傳視頻等制作及發(fā)放記錄。消防安全培訓(xùn)教材、教案、課件等資料。培訓(xùn)效果評估記錄，通過考試、實際操作等方式對員工消防安全知識和技能掌握情況進(jìn)行評估，并記錄評估結(jié)果。5.滅火和應(yīng)急疏散演練情況演練方案制定及審批記錄，根據(jù)物業(yè)實際情況制定滅火和應(yīng)急疏散演練方案，并經(jīng)上級主管部門審批。演練過程記錄，包括演練時間、地點、參與人員、演練場景設(shè)置、演練步驟、演練效果等情況。演練總結(jié)評估報告，對演練效果進(jìn)行總結(jié)評估，分析存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議。四、消防檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.分類清晰：按照消防安全基本情況和消防安全管理情況兩大類別，對消防檔案資料進(jìn)行分類整理。在每個大類別下，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分小類別，如消防安全基本情況可分為物業(yè)基本信息、消防設(shè)施設(shè)備檔案等小類別。2.資料齊全：確保收集到的消防檔案資料完整無缺，對于每份資料，應(yīng)檢查其是否包含必要的信息，如文件編號、日期、簽字蓋章等。3.格式規(guī)范：統(tǒng)一檔案資料的格式，如紙張大小、字體、排版等。對于電子文檔，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，便于查找和管理。4.標(biāo)識明確：對每份檔案資料進(jìn)行編號，并制作相應(yīng)的標(biāo)識標(biāo)簽，注明資料名稱、編號、日期等信息，確保檔案資料易于識別和查找。（二）歸檔流程1.收集：各部門兼職檔案員按照檔案管理要求，定期收集本部門產(chǎn)生的消防檔案資料，并移交至物業(yè)管理部門的檔案管理員。2.整理：檔案管理員對收集到的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照分類要求進(jìn)行分類、編號、裝訂等工作。3.審核：物業(yè)管理部門負(fù)責(zé)人對整理后的消防檔案進(jìn)行審核，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，確保符合檔案管理要求。4.歸檔：審核通過后，檔案管理員將消防檔案資料存入專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中，并建立檔案目錄索引，便于查詢和使用。五、消防檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.查閱范圍：物業(yè)內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與本人工作相關(guān)的消防檔案資料。外部單位或個人因特殊原因需要查閱消防檔案的，須經(jīng)物業(yè)管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱流程：查閱人填寫《消防檔案查閱申請表》（見附件），注明查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理員。檔案管理員根據(jù)申請表內(nèi)容，為查閱人提供相應(yīng)的檔案資料，并在《消防檔案查閱登記表》（見附件）上記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理員，并在登記表上簽字確認(rèn)。3.查閱要求：查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意，并按照規(guī)定的復(fù)印份數(shù)和用途進(jìn)行復(fù)印。（二）借閱規(guī)定1.借閱范圍：物業(yè)內(nèi)部員工因工作需要，確需借閱消防檔案資料的，須經(jīng)物業(yè)管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。外部單位或個人原則上不得借閱消防檔案資料，如有特殊情況，須經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱流程：借閱人填寫《消防檔案借閱申請表》（見附件），注明借閱內(nèi)容、借閱目的、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至物業(yè)管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，借閱人到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)，檔案管理員將檔案資料交予借閱人，并在《消防檔案借閱登記表》（見附件）上記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱內(nèi)容、預(yù)計歸還時間等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理員提出申請，并說明延期原因。3.借閱要求：借閱人應(yīng)對借閱的檔案資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞或逾期未歸還，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、消防檔案的保管與維護(hù)（一）保管要求1.存放地點：設(shè)立專門的消防檔案保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的電子存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。存放地點應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.標(biāo)識管理：在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息，便于查找和管理。對于電子檔案，應(yīng)建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)和索引，方便快速檢索。3.定期盤點：檔案管理員應(yīng)定期對消防檔案進(jìn)行盤點，檢查檔案資料的數(shù)量、完整性和存放情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄盤點結(jié)果。（二）維護(hù)措施1.防火：檔案保管室應(yīng)配備必要的滅火器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其完好有效。嚴(yán)禁在檔案保管室內(nèi)吸煙和使用明火，防止火災(zāi)事故發(fā)生。2.防潮：采取防潮措施，如安裝除濕設(shè)備、放置干燥劑等，控制檔案保管室內(nèi)的濕度在適宜范圍內(nèi)，防止檔案資料受潮發(fā)霉。3.防蟲：定期對檔案保管室進(jìn)行清潔消毒，防止蟲害滋生。在檔案柜內(nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸等，防止檔案資料被蟲蛀損壞。4.防盜：加強(qiáng)檔案保管室的安全防范措施，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案資料的安全。檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管室的管理制度，不得擅自允許無關(guān)人員進(jìn)入。5.電子檔案維護(hù)：定期對電子存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備運(yùn)行正常。對電子檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。及時更新電子檔案管理軟件，確保軟件功能正常，數(shù)據(jù)安全。七、消防檔案的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限：消防檔案資料超過規(guī)定的保管期限，且已無保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。2.失去使用價值：因火災(zāi)事故、物業(yè)改造等原因，導(dǎo)致部分消防檔案資料失去使用價值的，經(jīng)鑒定后可進(jìn)行銷毀。3.重復(fù)或無效資料：對于重復(fù)記錄或已被新資料替代且無保留必要的消防檔案資料，可予以銷毀。（二）銷毀流程1.鑒定：由物業(yè)管理部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對擬銷毀的消防檔案資料進(jìn)行鑒定，確定其是否符合銷毀條件，并填寫《消防檔案銷毀鑒定表》（見附件），注明檔案資料名稱、編號、日期、銷毀原因等信息。2.審批：經(jīng)鑒定符合銷毀條件的消防檔案資料，報公司/組織負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀：檔案管理員按照審批意見，對擬銷毀的消防檔案資料進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案資料無法恢復(fù)。在銷毀過程中，應(yīng)安排