PAGE教育扶貧檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)教育扶貧檔案管理，確保教育扶貧工作檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效服務(wù)教育扶貧工作決策、實(shí)施與監(jiān)督，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在教育扶貧工作中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于扶貧學(xué)生資助檔案、扶貧項(xiàng)目檔案、扶貧政策宣傳檔案、扶貧工作考核檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映教育扶貧工作的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理教育扶貧工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理，確保檔案格式、內(nèi)容等符合要求。4.保密性原則：對(duì)涉及個(gè)人隱私、敏感信息的檔案資料嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善教育扶貧檔案管理制度，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作；組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作；對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門教育扶貧工作檔案資料的收集、整理和初步審核，定期向檔案管理部門移交；配合檔案管理部門做好檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.檔案管理人員具體承擔(dān)檔案的日常管理工作，包括檔案的分類、編號(hào)、裝訂、上架、保管、查閱登記等；對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案安全；根據(jù)工作需要提供檔案利用服務(wù)。二、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)教育扶貧檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)包括但不限于文件、報(bào)表、會(huì)議記錄、學(xué)生申請(qǐng)表、資助證明、項(xiàng)目合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.對(duì)收集的檔案資料要進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保資料齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確、簽字蓋章完備。（二）整理方法1.分類按照教育扶貧工作的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為學(xué)生資助檔案、扶貧項(xiàng)目檔案、政策宣傳檔案、工作考核檔案等類別。學(xué)生資助檔案：包括學(xué)生資助申請(qǐng)材料、審核審批記錄、資助資金發(fā)放憑證、受助學(xué)生信息等。扶貧項(xiàng)目檔案：涵蓋項(xiàng)目申報(bào)書、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。政策宣傳檔案：有宣傳資料、宣傳活動(dòng)記錄、媒體報(bào)道等。工作考核檔案：包含考核方案、考核指標(biāo)、考核結(jié)果、整改記錄等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用年份+類別代碼+流水號(hào)的方式，如“2023ZZ001”表示2023年學(xué)生資助檔案的第1份。3.裝訂將每份檔案資料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各業(yè)務(wù)部門在檔案資料整理完畢后，填寫檔案移交清單，將檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)，并按照分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行上架歸檔。（二）保管期限1.永久保管涉及教育扶貧工作重大決策、重要項(xiàng)目、關(guān)鍵數(shù)據(jù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他檔案資料根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要，確定保管期限，一般分為30年、10年等。（三）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.在清查過程中，要核對(duì)檔案數(shù)量、檢查檔案保管狀況、核實(shí)檔案內(nèi)容等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好清查記錄。四、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案資料得到有效利用，同時(shí)不影響檔案的安全和完整。2.嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定和審批程序提供檔案利用服務(wù)，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案機(jī)密信息。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、拆換、抽取、污損檔案資料。2.復(fù)印如需復(fù)印檔案資料，查閱人員應(yīng)另行填寫檔案復(fù)印申請(qǐng)表，經(jīng)審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)印份數(shù)應(yīng)嚴(yán)格控制在工作所需范圍內(nèi)。3.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損。五、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立教育扶貧檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案資料的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新檔案資料的變動(dòng)信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同人員的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。2.以國(guó)家法律法規(guī)和本公司/組織檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合教育扶貧工作實(shí)際，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其是否仍具有查考利用價(jià)值。2.參考檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合教育扶貧工作發(fā)展變化情況，確定檔案是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組填寫檔案銷毀清單，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，確保檔案徹底銷毀。銷毀完畢后，監(jiān)