PAGE食堂檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司食堂檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高食堂管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司食堂的各類檔案資料管理，包括但不限于食堂運營管理文件、食品安全相關(guān)資料、物資采購與庫存記錄、人員管理資料、財務(wù)管理資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：食堂檔案資料由專人負責(zé)集中管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實反映食堂工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，內(nèi)容真實可靠。3.安全保密原則：加強檔案資料的安全保護措施，防止檔案資料的泄露、丟失和損壞，確保檔案資料的保密性。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索方法，便于檔案資料的查詢、借閱和利用。二、檔案資料分類與編號（一）分類1.運營管理類：包括食堂工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會議記錄、工作流程、應(yīng)急預(yù)案等。2.食品安全類：涵蓋食品采購索證資料、食品檢驗檢測報告、食品加工過程記錄、食品安全自查記錄、從業(yè)人員健康證明等。3.物資采購與庫存類：包含物資采購計劃、采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、庫存盤點記錄、出入庫憑證等。4.人員管理類：有員工招聘資料、培訓(xùn)記錄、考勤記錄、績效考核資料、獎懲記錄等。5.財務(wù)管理類：涉及食堂預(yù)算、成本核算、費用報銷憑證、財務(wù)報表等。（二）編號檔案資料編號采用分類號與流水號相結(jié)合的方式。分類號按照上述分類設(shè)置，流水號為每類檔案資料的順序號。例如，運營管理類檔案編號為YYG001，食品安全類檔案編號為SPA001等等。編號應(yīng)保持唯一性，便于檔案資料的識別和管理。三、檔案資料收集與整理（一）收集范圍1.食堂各部門在工作過程中形成的各類文件、資料、記錄等。2.外部單位發(fā)送的與食堂相關(guān)的文件（如政府部門的食品安全通知、供應(yīng)商的產(chǎn)品資料等）。3.員工個人提交的與食堂工作有關(guān)的報告、建議、申請等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)符合真實性、準(zhǔn)確性和完整性的要求，不得隨意篡改或遺漏。3.對于電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，并及時進行備份。（三）整理方法1.按照檔案資料的分類進行整理，將同一類別的檔案資料集中在一起。2.對每份檔案資料進行編號，并編制目錄清單，注明檔案資料的名稱、編號、日期、來源等信息。3.對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進行裝訂、編頁，確保檔案資料的整齊、牢固；對于電子檔案資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的文件夾中。四、檔案資料歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案資料應(yīng)定期歸檔，歸檔時間為每月末。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案資料的分類和編號順序，將檔案資料裝入檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明類別和編號。3.建立檔案資料歸檔清單，記錄歸檔檔案資料的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息，以便查詢和核對。（二）保管1.設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全保管。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對于電子檔案資料，應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。五、檔案資料借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案資料的名稱、編號等信息。2.一般員工借閱檔案資料需經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)；部門負責(zé)人借閱檔案資料需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；涉及重要機密的檔案資料借閱需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱期限1.一般檔案資料的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對于重要檔案資料或涉及機密的檔案資料，借閱期限應(yīng)根據(jù)實際情況確定，并嚴(yán)格控制。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案資料內(nèi)容。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如因特殊原因不能按時歸還的，應(yīng)提前向檔案管理人員說明情況。3.檔案管理人員應(yīng)對借閱檔案資料的歸還情況進行跟蹤檢查，確保檔案資料按時歸還。（四）利用1.公司內(nèi)部人員可根據(jù)工作需要利用檔案資料進行查閱、復(fù)印等操作，但不得將檔案資料帶出檔案保管室。2.如需對檔案資料進行摘錄、引用等，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并注明檔案資料的來源和出處。3.檔案管理人員應(yīng)積極配合利用檔案資料的人員，提供必要的幫助和支持。六、檔案資料銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案資料。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無效的檔案資料。3.涉及機密但已解密且不再具有保密價值的檔案資料。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進行清查，確定需要銷毀的檔案資料清單，并填寫《檔案資料銷毀申請表》。2.《檔案資料銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審核簽字后，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后的檔案資料銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理人員留存，一份交公司辦公室備案。4.檔案資料銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施。監(jiān)銷人員應(yīng)由公司辦公室或其他相關(guān)部門人員擔(dān)任，負責(zé)監(jiān)督銷毀過程，確保檔案資料徹底銷毀。5.檔案資料銷毀后，應(yīng)在銷毀清單上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案資料信息化管理（一）建立電子檔案管理系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)手段，建立公司食堂電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索和利用。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案資料的分類管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份、安全保密等功能。（二）電子檔案錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案資料錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對電子檔案資料進行更新和維護，刪除過期或無效的檔案資料，確保電子檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。（三）電子檔案安全管理1.加強電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護措施，設(shè)置用戶權(quán)限和密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，確保電子檔案資料的安全存儲。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負責(zé)對食堂檔案資料管理工作進行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用、銷毀以及信息化管理等方面。2.監(jiān)督檢查應(yīng)采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將食堂檔案資料管理工作納入公司績效考核