PAGE集團(tuán)檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高集團(tuán)管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團(tuán)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)有效原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映集團(tuán)各項(xiàng)工作的歷史面貌，保證檔案信息的真實(shí)性和有效性。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于集團(tuán)內(nèi)部各部門(mén)及相關(guān)人員查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）集團(tuán)檔案管理部門(mén)1.設(shè)置：集團(tuán)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理集團(tuán)檔案工作。2.職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和集團(tuán)檔案管理制度。制定和完善集團(tuán)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。負(fù)責(zé)集團(tuán)各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高集團(tuán)檔案管理水平。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。（二）各部門(mén)檔案管理人員1.設(shè)置：集團(tuán)所屬各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。2.職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。按照集團(tuán)檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至集團(tuán)檔案管理部門(mén)。協(xié)助集團(tuán)檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、利用等工作。負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和安全保密工作。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)：包括集團(tuán)行政事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)察等方面形成的文件材料。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)：涵蓋集團(tuán)各業(yè)務(wù)板塊在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量管理等活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料。3.項(xiàng)目管理類(lèi)：針對(duì)集團(tuán)各類(lèi)項(xiàng)目的立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文件材料。4.黨群工作類(lèi)：涉及集團(tuán)黨組織建設(shè)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。5.聲像檔案類(lèi)：包括照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子檔案類(lèi)：以電子形式存儲(chǔ)的各類(lèi)文件材料。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，采用“全宗號(hào)分類(lèi)號(hào)年度保管期限流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。全宗號(hào)：由集團(tuán)檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編制，代表集團(tuán)檔案全宗。分類(lèi)號(hào)：根據(jù)檔案分類(lèi)設(shè)置，采用大寫(xiě)字母表示不同的類(lèi)別。年度：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示。保管期限：分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年），分別用“Y”“C”“D”表示。流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從0001開(kāi)始依次編號(hào)。2.編號(hào)示例：如“01A2023Y0001”，表示集團(tuán)行政管理類(lèi)檔案，形成于2023年，保管期限為永久，流水號(hào)為0001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.集團(tuán)各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等。2.集團(tuán)所屬各子公司、分公司上報(bào)的各類(lèi)文件材料。3.集團(tuán)與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來(lái)信函等文件。4.集團(tuán)舉辦的各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料。5.集團(tuán)員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件和成果。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時(shí)移交至檔案管理部門(mén)。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。（三）整理方法1.分類(lèi)整理：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)。2.裝訂編目：對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，并編制目錄，注明文件的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息。3.數(shù)字化處理：對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交至集團(tuán)檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后及時(shí)歸檔移交。（二）移交手續(xù)1.各部門(mén)在移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的類(lèi)別、數(shù)量、編號(hào)等信息。2.集團(tuán)檔案管理部門(mén)在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)《檔案移交清單》，對(duì)檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。3.檔案移交雙方應(yīng)在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.集團(tuán)檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）安全保密措施1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱和利用范圍，對(duì)涉及機(jī)密、絕密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。2.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.集團(tuán)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家等組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，確定其保存價(jià)值。2.分析判斷法：根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清單》，報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在《檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清單》應(yīng)與相關(guān)檔案目錄一起保存，以備查考。八、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.集團(tuán)內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可以查閱本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的檔案。2.集團(tuán)員工因個(gè)人工作或?qū)W習(xí)需要，可以查閱本人形成的檔案及與本人工作相關(guān)的檔案。3.外部單位因工作需要查閱集團(tuán)檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至集團(tuán)檔案管理部門(mén)。3.集團(tuán)檔案管理部門(mén)對(duì)《檔案查閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用方式1.檔案查閱人可以在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。2.對(duì)于涉及機(jī)密、絕密的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案信息。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與統(tǒng)計(jì)分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限等信息。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)《檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表》。2.《檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表》應(yīng)包括檔案的類(lèi)別、編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、日期、來(lái)源等信息。（三）統(tǒng)計(jì)分析1.集團(tuán)檔案管理部門(mén)