PAGE資產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資產(chǎn)檔案管理，確保資產(chǎn)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮資產(chǎn)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)及其他重要資產(chǎn)檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：資產(chǎn)檔案應(yīng)如實(shí)反映資產(chǎn)的形成、使用、變動(dòng)等情況。2.完整性原則：涵蓋資產(chǎn)從購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、處置等全過(guò)程的相關(guān)資料文件。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)資產(chǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，保持其內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施確保資產(chǎn)檔案的安全，防止損壞、丟失和泄密。二、資產(chǎn)檔案管理職責(zé)分工（一）資產(chǎn)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作。2.對(duì)資產(chǎn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。3.定期向檔案管理部門(mén)移交資產(chǎn)檔案。（二）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案的接收、保管、查閱和銷毀等工作。2.指導(dǎo)資產(chǎn)管理部門(mén)做好資產(chǎn)檔案的整理和歸檔工作。3.制定資產(chǎn)檔案管理的具體操作規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)。（三）使用部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)資產(chǎn)檔案資料的收集和初步整理，并及時(shí)移交資產(chǎn)管理部門(mén)。2.在資產(chǎn)使用過(guò)程中，配合資產(chǎn)管理部門(mén)做好檔案資料的補(bǔ)充和更新工作。三、資產(chǎn)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.固定資產(chǎn)檔案：包括固定資產(chǎn)購(gòu)置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、維護(hù)記錄、折舊計(jì)算表、處置審批文件等。2.無(wú)形資產(chǎn)檔案：如專利證書(shū)、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記證書(shū)、技術(shù)合同、評(píng)估報(bào)告等。3.其他重要資產(chǎn)檔案：如長(zhǎng)期投資協(xié)議、重大資產(chǎn)交易文件等。（二）編號(hào)1.采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，確保資產(chǎn)檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)應(yīng)包含資產(chǎn)類別、年份、順序號(hào)等信息，例如：固定資產(chǎn)2023001，表示2023年的第1號(hào)固定資產(chǎn)檔案。四、資產(chǎn)檔案的收集與整理（一）收集1.資產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)在資產(chǎn)形成或變動(dòng)過(guò)程中及時(shí)收集相關(guān)檔案資料。2.使用部門(mén)應(yīng)主動(dòng)配合，將資產(chǎn)使用過(guò)程中產(chǎn)生的各類資料及時(shí)提交給資產(chǎn)管理部門(mén)。3.對(duì)于外購(gòu)資產(chǎn)，應(yīng)收集采購(gòu)合同、發(fā)票、運(yùn)輸單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；對(duì)于自制資產(chǎn)，應(yīng)收集立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、驗(yàn)收文件等。（二）整理1.對(duì)收集到的資產(chǎn)檔案資料進(jìn)行分類、排序和編號(hào)。2.剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，確保檔案資料的精煉和準(zhǔn)確。3.對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。4.按照檔案管理的要求，編制目錄和索引，便于查找和利用。五、資產(chǎn)檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.資產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)定期將整理好的資產(chǎn)檔案移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照分類和編號(hào)順序，將資產(chǎn)檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在顯著位置標(biāo)明檔案類別、編號(hào)和年度。（二）保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立資產(chǎn)檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、保管、查閱、借閱和銷毀等情況。4.定期對(duì)資產(chǎn)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。六、資產(chǎn)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資產(chǎn)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《資產(chǎn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)。4.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案資料。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱資產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《資產(chǎn)檔案借閱申請(qǐng)表》，并詳細(xì)說(shuō)明借閱理由和歸還時(shí)間。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制或傳播。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、資產(chǎn)檔案的保密與安全（一）保密1.資產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的資產(chǎn)檔案予以保密。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向任何單位或個(gè)人提供、泄露資產(chǎn)檔案的內(nèi)容。3.在查閱和借閱資產(chǎn)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱和借閱人員進(jìn)行保密提醒。（二）安全1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)電子檔案要采取加密、備份等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。4.如發(fā)生資產(chǎn)檔案丟失、損壞或泄密事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。八、資產(chǎn)檔案的處置（一）鑒定1.定期對(duì)資產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由資產(chǎn)管理部門(mén)、檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同參與，組成鑒定小組。3.根據(jù)資產(chǎn)的使用情況、歷史價(jià)值、法律意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定其保存期限。（二）銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的資產(chǎn)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.編制《資產(chǎn)檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.銷毀清單經(jīng)資產(chǎn)管理部門(mén)、檔案管理部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。4.銷毀資產(chǎn)檔案應(yīng)