PAGE小學防控檔案管理制度一、總則（一）目的為加強小學防控工作的規(guī)范化、科學化管理，有效預防、控制和應對各類突發(fā)公共衛(wèi)生事件，保障師生的身體健康和生命安全，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體師生及與學校防控工作相關(guān)的各類活動和事務。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家和地方有關(guān)防控工作的法律法規(guī)、政策要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面真實原則：全面收集、整理和保存防控工作中的各類信息，保證檔案內(nèi)容真實、準確、完整。3.及時有效原則：及時歸檔各類防控資料，確保檔案信息的時效性，以便在需要時能夠迅速提供有效支持。4.安全保密原則：加強檔案的安全管理，確保檔案信息不泄露，同時嚴格遵守保密規(guī)定，保護師生隱私。二、檔案管理職責分工（一）防控工作領(lǐng)導小組1.負責統(tǒng)籌規(guī)劃學校防控檔案管理工作，制定檔案管理的總體目標和要求。2.定期審議檔案管理工作情況，對重大檔案管理事項進行決策。（二）檔案管理部門1.具體負責學校防控檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱利用等工作。2.建立健全檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.對檔案管理人員進行培訓和指導，提高其業(yè)務水平和工作能力。（三）各部門及年級組1.負責本部門及年級組防控工作相關(guān)資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。（四）檔案管理人員1.嚴格按照檔案管理規(guī)定和工作流程，認真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱利用等工作。2.負責檔案的日常維護和管理，確保檔案的安全和完整。3.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的關(guān)于防控工作的文件、通知、指示等。2.學校制定的防控工作方案、應急預案、管理制度等。3.師生健康信息檔案，包括每日健康監(jiān)測記錄、因病缺勤追蹤記錄等。4.防控物資采購、儲備、使用記錄。5.校園環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、消毒記錄。6.疫情防控期間的教學安排、線上教學相關(guān)資料。7.防控工作會議記錄、活動記錄。8.與家長溝通的相關(guān)記錄，如告知書、承諾書等。9.其他與防控工作相關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門及人員應及時將本部門產(chǎn)生的防控工作資料進行整理，并于每月底前移交檔案管理部門。2.收集的資料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。3.對于重要的防控文件和資料，應同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，并確保兩者內(nèi)容一致。四、檔案整理（一）分類標準1.按照防控工作的不同類別和階段，將檔案分為綜合管理類、師生健康管理類、防控物資管理類、校園環(huán)境衛(wèi)生管理類、教學管理類、家校溝通類等。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如綜合管理類可分為上級文件、學校制度、會議記錄等。（二）整理方法1.對收集到的資料進行分類篩選，剔除無關(guān)和重復的內(nèi)容。2.按照分類標準對資料進行編號、編目，編制檔案目錄清單。3.將資料按照順序排列，采用裝訂、裝盒等方式進行整理，確保檔案整齊、美觀。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。2.審核通過后，將檔案按照類別和年度進行歸檔，存入專門的檔案柜或檔案庫房。3.建立檔案索引和檢索系統(tǒng)，方便快速查找和利用檔案。（二）歸檔時間1.每月形成的防控工作資料應在次月上旬完成歸檔。2.臨時性重大防控工作結(jié)束后，應及時將相關(guān)資料進行歸檔。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等。（二）保管要求1.對歸檔的檔案進行分類存放，標識清晰，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，定期進行數(shù)據(jù)維護和更新。4.嚴格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入。七、檔案查閱利用（一）查閱權(quán)限1.學校內(nèi)部人員因工作需要查閱防控檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及學校防控工作的對外信息查詢，需經(jīng)學校防控工作領(lǐng)導小組批準，并按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人員持審批通過的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案資料，并在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容，如需復制，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用范圍1.為學校防控工作決策提供參考依據(jù)。2.應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件，為應急處置工作提供支持。3.開展防控工作評估和總結(jié)，不斷完善防控措施。4.滿足上級部門檢查、審計等工作需要。八、檔案保密（一）保密措施1.對涉及師生個人隱私、學校防控工作敏感信息的檔案，嚴格實行保密制度。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱利用過程中，對查閱人員進行保密提醒，防止信息泄露。（二）保密期限根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和重要程度，確定保密期限。一般情況下，涉及師生個人隱私的檔案保密期限為[X]年，涉及學校防控工作重大決策和敏感信息的檔案保密期限為[X]年。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案已超過保管期限，且確無保存價值。2.檔案因自然災害、意外事故等原因造成損壞，無法修復且無利用價值。（二）銷毀流程1.檔案管理部門對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)學校防控工作領(lǐng)導小組審批后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，采用粉碎