PAGE初中團(tuán)員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)初中學(xué)校團(tuán)員檔案管理，確保團(tuán)員檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮團(tuán)員檔案在團(tuán)員管理、教育、培養(yǎng)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體初中團(tuán)員檔案的管理工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校設(shè)立專門的團(tuán)員檔案管理部門，對全校團(tuán)員檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則團(tuán)員檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映團(tuán)員的基本情況、團(tuán)內(nèi)活動經(jīng)歷、獎懲情況等，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強(qiáng)團(tuán)員檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案信息的安全性和保密性。4.規(guī)范有序原則嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行團(tuán)員檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和轉(zhuǎn)遞等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。二、檔案內(nèi)容（一）入團(tuán)志愿書入團(tuán)志愿書是團(tuán)員檔案的核心材料，應(yīng)包含團(tuán)員的基本信息、入團(tuán)申請書、團(tuán)組織審批意見等內(nèi)容。入團(tuán)志愿書應(yīng)填寫完整、字跡清晰、審批手續(xù)齊全。（二）團(tuán)員登記表團(tuán)員登記表記錄團(tuán)員的基本情況、團(tuán)內(nèi)職務(wù)、參加團(tuán)內(nèi)活動情況等信息，是團(tuán)員檔案的重要組成部分。團(tuán)員登記表應(yīng)定期更新，確保信息的及時性和準(zhǔn)確性。（三）團(tuán)內(nèi)獎勵材料團(tuán)內(nèi)獎勵材料包括團(tuán)員獲得的各級各類榮譽(yù)證書、表彰決定等，反映團(tuán)員在團(tuán)內(nèi)的表現(xiàn)和貢獻(xiàn)。團(tuán)內(nèi)獎勵材料應(yīng)原件歸檔，并注明獎勵時間、獎勵名稱、頒發(fā)單位等信息。（四）團(tuán)內(nèi)處分材料團(tuán)內(nèi)處分材料包括團(tuán)員受到的警告、嚴(yán)重警告、撤銷團(tuán)內(nèi)職務(wù)、留團(tuán)察看、開除團(tuán)籍等處分決定，應(yīng)如實記錄處分原因、處分時間、處分依據(jù)等信息。團(tuán)內(nèi)處分材料應(yīng)妥善保管，作為團(tuán)員教育管理的重要參考。（五）其他材料其他材料包括團(tuán)員的思想?yún)R報、學(xué)習(xí)成績、社會實踐活動記錄等與團(tuán)員成長相關(guān)的材料，可根據(jù)實際情況進(jìn)行歸檔保存。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新團(tuán)員入團(tuán)后，學(xué)校團(tuán)組織應(yīng)及時指導(dǎo)新團(tuán)員填寫入團(tuán)志愿書，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。入團(tuán)志愿書審批通過后，即為新團(tuán)員建立個人檔案。2.團(tuán)員檔案建立時，應(yīng)確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，檔案材料應(yīng)使用鋼筆或碳素筆填寫，字跡清晰、工整。（二）檔案收集1.學(xué)校團(tuán)組織應(yīng)定期收集團(tuán)員檔案材料，確保檔案材料的及時更新和補(bǔ)充。收集的檔案材料應(yīng)包括入團(tuán)志愿書、團(tuán)員登記表、團(tuán)內(nèi)獎勵材料、團(tuán)內(nèi)處分材料等。2.對于團(tuán)員提交的思想?yún)R報、學(xué)習(xí)成績、社會實踐活動記錄等材料，學(xué)校團(tuán)組織應(yīng)及時進(jìn)行審核，并按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔保存。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意檢查檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對于不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時要求團(tuán)員進(jìn)行補(bǔ)充或更正。四、檔案整理與歸檔（一）檔案整理1.學(xué)校團(tuán)組織應(yīng)定期對團(tuán)員檔案進(jìn)行整理，按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進(jìn)行分類排列，確保檔案材料的有序存放。2.整理檔案時，應(yīng)拆除檔案材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對于破損或褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對于檔案材料中的復(fù)印件，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋學(xué)校團(tuán)組織公章。（二）檔案歸檔1.整理后的團(tuán)員檔案應(yīng)按照班級、年級進(jìn)行分類歸檔，建立檔案目錄，便于查找和管理。2.檔案歸檔時，應(yīng)將檔案材料裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋或檔案盒上注明團(tuán)員姓名、班級、年級、檔案編號等信息。3.學(xué)校團(tuán)組織應(yīng)建立檔案保管臺賬，記錄檔案的歸檔時間、檔案編號、檔案內(nèi)容等信息，確保檔案管理工作的規(guī)范化和信息化。五、檔案保管（一）保管場所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的團(tuán)員檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全存放。（二）保管要求1.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和管理。對于重要的檔案材料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。3.檔案保管人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于破損、褪色、霉變等檔案材料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自將檔案帶出保管室，不得泄露檔案信息，不得私自涂改、銷毀檔案材料。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校團(tuán)組織：學(xué)校團(tuán)組織因工作需要，可以查閱團(tuán)員檔案。查閱時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)學(xué)校團(tuán)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.班主任：班主任因班級管理工作需要，可以查閱本班團(tuán)員檔案。查閱時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)學(xué)校團(tuán)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.團(tuán)員本人：團(tuán)員本人因升學(xué)、就業(yè)等需要，可以查閱本人檔案。查閱時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)學(xué)校團(tuán)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)提前向?qū)W校團(tuán)組織提出查閱申請，填寫檔案查閱申請表。2.學(xué)校團(tuán)組織負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后開具檔案查閱介紹信。3.查閱人員憑檔案查閱介紹信到檔案保管室查閱檔案，檔案保管人員應(yīng)按照查閱申請表的要求提供檔案材料，并做好查閱登記工作。4.查閱人員查閱檔案時，應(yīng)在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案材料歸還檔案保管室，檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，并在檔案查閱登記表上注明查閱情況。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱團(tuán)員檔案的，必須經(jīng)學(xué)校團(tuán)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應(yīng)包括借閱申請表、借閱合同、借閱期限等內(nèi)容。2.借閱人員應(yīng)按照借閱合同的要求妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案材料。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員向?qū)W校團(tuán)組織提出借閱申請，填寫借閱申請表。2.學(xué)校團(tuán)組織負(fù)責(zé)人對借閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后簽訂借閱合同。3.借閱人員憑借閱合同到檔案保管室借閱檔案，檔案保管人員應(yīng)按照借閱合同的要求提供檔案材料，并做好借閱登記工作。4.借閱人員借閱檔案時，應(yīng)在檔案保管人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時將檔案材料歸還檔案保管室，檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，并在檔案借閱登記表上注明歸還情況。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.團(tuán)員升學(xué)、就業(yè)、參軍等需要轉(zhuǎn)遞檔案的。2.團(tuán)員因工作調(diào)動、組織關(guān)系轉(zhuǎn)接等需要轉(zhuǎn)遞檔案的。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.團(tuán)員本人或接收單位向?qū)W校團(tuán)組織提出檔案轉(zhuǎn)遞申請，填寫檔案轉(zhuǎn)遞申請表。2.學(xué)校團(tuán)組織負(fù)責(zé)人對檔案轉(zhuǎn)遞申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后開具檔案轉(zhuǎn)遞介紹信。3.檔案保管人員按照檔案轉(zhuǎn)遞介紹信的要求，將團(tuán)員檔案材料整理齊全，裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋或檔案盒上密封蓋章。4.檔案保管人員將密封后的檔案材料通過機(jī)要交通、專人送取或掛號郵寄等方式轉(zhuǎn)遞給接收單位，并做好檔案轉(zhuǎn)遞登記工作。5.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時將檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)寄回學(xué)校團(tuán)組織，學(xué)校團(tuán)組織應(yīng)認(rèn)真核對回執(zhí)信息，確保檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利完成。八、檔案信息化管理（一）建立團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫學(xué)校應(yīng)建立團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫，將團(tuán)員檔案中的基本信息、入團(tuán)志愿書、團(tuán)員登記表、團(tuán)內(nèi)獎勵材料、團(tuán)內(nèi)處分材料等內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。（二）檔案信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對團(tuán)員檔案信息進(jìn)行錄入和更新，確保數(shù)據(jù)庫信息的及時性和準(zhǔn)確性。2.對于新入團(tuán)的團(tuán)員，檔案管理人員應(yīng)及時將其入團(tuán)志愿書、團(tuán)員登記表等信息錄入數(shù)據(jù)庫。3.對于團(tuán)員的團(tuán)內(nèi)獎勵材料、團(tuán)內(nèi)處分材料等信息，檔案管理人員應(yīng)在材料歸檔后及時錄入數(shù)據(jù)庫。（三）檔案信息查詢與利用1.學(xué)校團(tuán)組織和相關(guān)部門可以通過團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫查詢團(tuán)員檔案信息，為團(tuán)員管理、教育、培養(yǎng)等工作提供支持。2.在保證檔案信息安全的前提下，學(xué)?？梢愿鶕?jù)工作需要，將團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫中的部分信息提供給相關(guān)單位或部門共享。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善團(tuán)員檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和制度化。2.負(fù)責(zé)全校團(tuán)員檔案的集中統(tǒng)一管理，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作。3.負(fù)責(zé)建立團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，為團(tuán)員管理、教育、培養(yǎng)等工作提供支持。4.負(fù)責(zé)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。5.負(fù)責(zé)定期對團(tuán)員檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)團(tuán)員檔案的具體管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。2.負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入和維護(hù)工作，確保團(tuán)員檔案信息數(shù)據(jù)庫的及時性和準(zhǔn)確性。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案信息的安全保密。5.負(fù)責(zé)檔案保管場所的安全管理工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全存放。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制學(xué)校應(yīng)建立健全團(tuán)員檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對團(tuán)員檔案管理工作的監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況：檢查學(xué)校是否制定和完善了團(tuán)員檔案管理制度，檔案管理人員是否嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。2.檔案管理工作流程：檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作流程是否規(guī)范，是否存在違規(guī)操作行為。3.檔案信息安全：檢查檔案保管場所的安全設(shè)施是否齊全，檔案信息是否存在泄露、丟失或損壞等情況。4.檔案管理工作質(zhì)量：檢查團(tuán)員檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和維護(hù)情況等。（三）檢查方式1.定期檢查：學(xué)校應(yīng)定期對團(tuán)員檔案管理工作進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.不定期抽查：學(xué)校可以根據(jù)工作需要，不定期對團(tuán)員檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對團(tuán)員檔案管理工作中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，學(xué)?？梢越M織專項檢查，深入查找問