PAGE檔案核定與銷毀制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和安全性，規(guī)范檔案核定與銷毀工作流程，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位形成的各類檔案的核定與銷毀管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案核定與銷毀工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案核定與銷毀過程中，要采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露。3.審慎嚴謹原則：對檔案的核定與銷毀要進行認真審核和評估，確保檔案確無保存價值。二、檔案核定（一）核定主體公司設立檔案核定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案專業(yè)人員組成。檔案核定小組負責對公司各類檔案進行定期核定。（二）核定周期檔案核定小組每年定期對公司檔案進行全面核定，特殊情況下可根據(jù)實際需要隨時進行專項核定。（三）核定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，是否存在缺頁、漏件等情況。2.檔案的準確性：核對檔案內(nèi)容與實際業(yè)務情況是否相符，數(shù)據(jù)是否準確。3.檔案的時效性：評估檔案所記錄的信息是否仍具有現(xiàn)實價值，是否已過有效期限。4.檔案的保管期限：根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度和歷史價值，重新審定檔案的保管期限。（四）核定程序1.檔案管理部門整理檔案：檔案管理部門按照核定要求，對各類檔案進行分類整理，形成待核定清單。2.業(yè)務部門初核：相關業(yè)務部門根據(jù)自身業(yè)務情況，對涉及本部門的檔案進行初步審核，確認檔案的完整性和準確性，并提出初步意見。3.檔案核定小組審核：檔案核定小組對業(yè)務部門提交的初核意見進行綜合審核，結合檔案的時效性和保管期限等因素，對檔案是否具有保存價值進行最終判定。4.結果反饋與記錄：檔案核定小組將核定結果反饋給檔案管理部門和相關業(yè)務部門，并做好詳細記錄。對于需要調(diào)整保管期限或進行其他處理的檔案，要明確標注并說明原因。三、檔案銷毀（一）銷毀條件經(jīng)檔案核定小組核定，確認無保存價值的檔案，方可進行銷毀。（二）銷毀申請與審批1.申請：檔案管理部門根據(jù)檔案核定結果，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并附上檔案核定小組的核定意見。2.審批：《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責人、分管領導審核簽字后，報公司主要領導審批。重大檔案的銷毀需經(jīng)公司領導班子集體研究決定。（三）銷毀方式1.物理銷毀：對于紙質(zhì)檔案，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.數(shù)據(jù)清除：對于電子檔案，通過專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件對存儲介質(zhì)進行擦除處理，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。（四）銷毀實施1.制定銷毀方案：檔案管理部門根據(jù)審批通過的《檔案銷毀申請表》，制定詳細的銷毀方案，明確銷毀時間、地點、方式、人員安排等內(nèi)容。2.組織銷毀實施：按照銷毀方案，由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門共同組織實施檔案銷毀工作。銷毀過程中要安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作嚴格按照規(guī)定進行。3.銷毀記錄：對檔案銷毀過程進行全程記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀檔案的名稱和數(shù)量等信息。記錄材料要妥善保存，以備查考。（五）特殊檔案銷毀對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等特殊檔案的銷毀，要嚴格按照國家有關保密規(guī)定執(zhí)行，采取更加嚴格的安全保密措施，確保檔案信息不被泄露。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對檔案核定與銷毀工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查檔案核定程序是否合規(guī)、銷毀審批手續(xù)是否齊全、銷毀過程是否符合規(guī)定等內(nèi)容。對于發(fā)現(xiàn)的問題，要及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機構的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督機構的工作，如實提供檔案核定與銷毀工作的相關資料和情況。對于外部監(jiān)督機構提出的意見和建議，要認真研究并及時整改。五、責任追究（一）責任界定1.檔案管理部門責任：檔案管理部門在檔案核定與銷毀工作中，如存在未按規(guī)定整理檔案、提供虛假核定信息、擅自銷毀檔案等行為，要承擔相應的管理責任。2.業(yè)務部門責任：相關業(yè)務部門在檔案初核過程中，如因工作疏忽導致檔案核定不準確或?qū)n案保存價值判斷失誤，要承擔相應的業(yè)務責任。3.個人責任：對于在檔案核定與銷毀工作中違反規(guī)定、造成檔案信息泄露或其他嚴重后果的個人，要依法依規(guī)追究其個人責任。（二）追究方式1.批評教育：對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評教育，責令限期改正。2.經(jīng)濟處罰：對因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，給予相應的經(jīng)濟處罰。3.行政處分：對情節(jié)嚴重、影響惡劣的違規(guī)行為，給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等行政處分。4.法律責任：對于構成犯罪的違規(guī)行為，依法移送司法機關追究刑事責任。六、附則（一）解釋權本制度