PAGE信息及檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織信息及檔案管理，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性、安全性和可追溯性，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在信息及檔案管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：信息及檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司/組織的信息及檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：所管理的信息及檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史狀況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面、系統(tǒng)地收集、整理各類信息及檔案，保證其內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：信息及檔案的管理應(yīng)便于查詢、利用，提高工作效率，滿足公司/組織內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。二、信息管理（一）信息分類1.業(yè)務(wù)信息：包括公司/組織的日常運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表等。2.財(cái)務(wù)信息：涵蓋財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目明細(xì)、預(yù)算計(jì)劃等。3.人事信息：包含員工檔案、考勤記錄、薪酬福利信息等。4.行政信息：如辦公文件、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等。5.市場(chǎng)信息：涉及市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)、客戶信息、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料等。（二）信息收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門信息的收集工作，確保信息的及時(shí)、準(zhǔn)確。2.信息收集應(yīng)涵蓋公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括但不限于業(yè)務(wù)開展過(guò)程中的原始記錄、文件往來(lái)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。3.對(duì)于外部獲取的信息，如市場(chǎng)調(diào)研機(jī)構(gòu)報(bào)告、政府部門文件等，應(yīng)進(jìn)行登記和審核，確保其真實(shí)性和可靠性。（三）信息整理1.收集到的信息應(yīng)按照預(yù)先設(shè)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保信息條理清晰，便于后續(xù)處理和查詢。2.對(duì)信息進(jìn)行審核，剔除重復(fù)、無(wú)效或錯(cuò)誤的信息，保證信息的質(zhì)量。3.對(duì)于重要信息，應(yīng)建立索引和目錄，以便快速定位和查找。（四）信息存儲(chǔ)1.根據(jù)信息的類型和重要程度，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如電子存儲(chǔ)（服務(wù)器、硬盤、云存儲(chǔ)等）或紙質(zhì)存儲(chǔ)。2.電子信息應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時(shí)間順序排列，確保存放整齊、有序。（五）信息安全1.建立信息安全防護(hù)體系，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問(wèn)控制等措施，防止信息被非法獲取、篡改或泄露。2.對(duì)涉及公司/組織核心機(jī)密的信息，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和處理。3.定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。4.加強(qiáng)員工的信息安全意識(shí)培訓(xùn)，提高員工對(duì)信息安全重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范員工的信息操作行為。（六）信息共享與使用1.根據(jù)工作需要，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，信息可在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行共享。2.共享信息應(yīng)明確使用范圍和權(quán)限，確保信息的合理使用，避免信息濫用。3.員工在使用共享信息時(shí)，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將信息泄露給無(wú)關(guān)人員。三、檔案管理（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織的紅頭文件（如決定、通知、通報(bào)等）、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議文件等。2.科技檔案：涉及公司/組織的科研項(xiàng)目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件等。3.會(huì)計(jì)檔案：按照國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料等。4.人事檔案：涵蓋員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)檔案等。5.業(yè)務(wù)檔案：如銷售合同檔案、采購(gòu)檔案、項(xiàng)目檔案等，記錄公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的詳細(xì)過(guò)程和結(jié)果。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)檔案資料收集整理，移交至檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)確保齊全、完整，不得遺漏重要文件和資料。3.對(duì)于零散的文件和資料，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)整合，形成完整的檔案卷宗。（三）檔案整理1.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。2.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊、牢固。3.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和檢索。（四）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.按照檔案的保管期限進(jìn)行分類存放，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。（五）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容和用途。4.外單位人員查閱公司/組織檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門人員陪同下查閱。（六）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)于已無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。四、信息及檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司/組織信息及檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類信息及檔案的集中管理，包括收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的信息及檔案管理工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。4.維護(hù)信息及檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，確保信息及檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。5.定期對(duì)公司/組織的信息及檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)建議和措施。（二）部門信息及檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門信息及檔案的日常收集、整理和保管工作，確保信息及檔案的完整和安全。2.按照公司/組織信息及檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門的信息及檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好信息及檔案的查閱、利用等工作，提供必要的支持和服務(wù)。4.對(duì)本部門員工進(jìn)行信息及檔案管理方面的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的信息及檔案管理意識(shí)。（三）信息及檔案查閱人員職責(zé)1.遵守公司/組織信息及檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和權(quán)限查閱信息及檔案。2.查閱信息及檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損壞、抽取或丟失檔案內(nèi)容。3.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。4.對(duì)查閱過(guò)程中獲取的信息及檔案內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織定期對(duì)信息及檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括信息及檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)，以及信息安全措施的落實(shí)情況。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立信息及檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門及相關(guān)人員的信息及檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括信息及檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性、利用效率等方面。3.考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，對(duì)信息及檔案管理工作表