PAGE檔案局域網(wǎng)管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案局域網(wǎng)的管理，確保檔案信息的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部通過局域網(wǎng)進(jìn)行檔案管理與利用的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障檔案局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全，防止信息泄露、篡改和丟失。3.完整性原則：保證檔案信息的全面、準(zhǔn)確和完整，維護(hù)檔案的原始性和真實性。4.便捷性原則：在確保安全的前提下，提供便捷的檔案查詢、借閱等利用服務(wù)，提高工作效率。二、檔案局域網(wǎng)管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案局域網(wǎng)管理制度、流程和規(guī)范。2.統(tǒng)籌規(guī)劃檔案局域網(wǎng)的建設(shè)與發(fā)展，包括硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)的選型與配置。3.負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、整理、分類、存儲和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確與完整。4.對檔案局域網(wǎng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理違規(guī)行為。5.組織開展檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能。（二）信息技術(shù)部門職責(zé)1.保障檔案局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)暢通和設(shè)備正常運行，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全檢測和維護(hù)。2.負(fù)責(zé)檔案管理軟件系統(tǒng)的安裝、調(diào)試、升級和技術(shù)支持，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定與安全。3.協(xié)助檔案管理部門制定網(wǎng)絡(luò)安全策略，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險。4.對涉及檔案局域網(wǎng)的信息技術(shù)問題進(jìn)行及時處理和應(yīng)急響應(yīng)，保障檔案業(yè)務(wù)的正常開展。（三）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格遵守檔案局域網(wǎng)管理制度，正確使用檔案信息資源，不得擅自更改、刪除或泄露檔案內(nèi)容。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查詢、借閱等申請，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的清查、盤點等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。三、檔案局域網(wǎng)建設(shè)與維護(hù)（一）網(wǎng)絡(luò)建設(shè)1.檔案局域網(wǎng)應(yīng)具備獨立的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，與公司其他網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊對檔案數(shù)據(jù)造成影響。2.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)選用性能穩(wěn)定、安全可靠的產(chǎn)品，按照規(guī)范進(jìn)行配置和管理，確保網(wǎng)絡(luò)帶寬滿足檔案業(yè)務(wù)需求。3.建立網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)文檔，詳細(xì)記錄網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的連接方式、IP地址分配等信息，便于網(wǎng)絡(luò)維護(hù)和故障排查。（二）硬件設(shè)備管理1.檔案管理服務(wù)器、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。2.制定硬件設(shè)備的備份與恢復(fù)計劃，定期對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.硬件設(shè)備出現(xiàn)故障時應(yīng)及時報修，記錄故障發(fā)生時間、現(xiàn)象和處理情況，建立設(shè)備維修檔案。（三）軟件系統(tǒng)管理1.選用符合檔案管理需求和安全標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能滿足公司檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.對檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行定期升級，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞，提高系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.建立軟件系統(tǒng)用戶賬號管理制度，嚴(yán)格控制用戶權(quán)限，確保不同人員只能訪問其授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.制定檔案數(shù)據(jù)備份策略，明確備份周期、備份方式和存儲介質(zhì)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和驗證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，在數(shù)據(jù)遭遇丟失或損壞時，能夠迅速啟動恢復(fù)程序，確保檔案業(yè)務(wù)不受影響。四、檔案信息管理（一）檔案錄入與整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，對檔案進(jìn)行準(zhǔn)確錄入和整理，確保檔案信息的規(guī)范和統(tǒng)一。2.在錄入檔案信息時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容，保證信息的真實性和準(zhǔn)確性，對于重要檔案應(yīng)進(jìn)行雙人錄入核對。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時，應(yīng)確保數(shù)字化副本與原件一致，圖像清晰、完整，便于長期保存和利用。（二）檔案分類與編號1.依據(jù)公司檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點等因素，制定科學(xué)合理的檔案分類方案，明確各類檔案的劃分標(biāo)準(zhǔn)和類目設(shè)置。2.為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于檔案的標(biāo)識和檢索。3.定期對檔案分類和編號進(jìn)行檢查和調(diào)整，確保分類體系的科學(xué)性和編號的連貫性。（三）檔案存儲與保管1.檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存儲。2.建立檔案存儲位置索引，詳細(xì)記錄檔案的存儲地址、存儲載體等信息，便于快速查找和調(diào)閱檔案。3.對檔案存儲環(huán)境進(jìn)行定期檢查，確保溫度、濕度、防火、防潮、防蟲等條件符合要求，保障檔案實體的安全。五、檔案局域網(wǎng)用戶管理（一）用戶賬號申請與審批1.各部門人員因工作需要使用檔案局域網(wǎng)時，應(yīng)向檔案管理部門提交用戶賬號申請，說明申請理由和使用權(quán)限范圍。2.檔案管理部門對用戶賬號申請進(jìn)行審核，審核通過后為用戶創(chuàng)建賬號，并分配相應(yīng)的初始密碼。3.用戶賬號申請審批應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行，確保賬號申請的合理性和必要性。（二）用戶權(quán)限設(shè)置1.根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，為其設(shè)置合理的檔案訪問權(quán)限，權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，確保用戶只能訪問其工作所需的檔案信息。2.用戶權(quán)限分為查詢、借閱、修改、刪除等不同級別，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格控制用戶權(quán)限的授予，防止越權(quán)操作。3.定期對用戶權(quán)限進(jìn)行檢查和清理，對于離職、崗位變動等人員，及時調(diào)整其賬號權(quán)限。（三）用戶密碼管理1.用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號密碼，不得將密碼泄露給他人。2.首次登錄檔案局域網(wǎng)時，用戶應(yīng)及時修改初始密碼，并設(shè)置強度較高的密碼，密碼應(yīng)包含字母、數(shù)字和特殊字符，長度符合要求。3.檔案管理部門應(yīng)定期提醒用戶更換密碼，防止因密碼長期不變而導(dǎo)致安全風(fēng)險。六、檔案查詢與借閱管理（一）查詢管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案時，應(yīng)填寫檔案查詢申請表，注明查詢目的、查詢范圍等信息。2.檔案管理部門對查詢申請進(jìn)行審核，審核通過后為申請人提供查詢服務(wù)。查詢過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查詢行為符合規(guī)定。3.對于涉及公司機密或重要敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查詢范圍，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。（二）借閱管理1.確需借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行嚴(yán)格審批，審批通過后與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，借閱人不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。七、檔案安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)1.安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，對進(jìn)出檔案局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)流量進(jìn)行監(jiān)控和過濾，防止非法網(wǎng)絡(luò)訪問。2.定期更新網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備的規(guī)則庫和病毒庫，及時防范新出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)安全威脅。3.對檔案局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行審計，記錄和分析網(wǎng)絡(luò)操作日志，發(fā)現(xiàn)異常行為及時進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）數(shù)據(jù)安全保護(hù)1.采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中和存儲介質(zhì)上的安全性。2.建立數(shù)據(jù)訪問審計機制，詳細(xì)記錄用戶對檔案數(shù)據(jù)的訪問操作，包括訪問時間、訪問內(nèi)容、操作結(jié)果等信息，以便進(jìn)行安全審計和追蹤。3.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全評估，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時采取措施進(jìn)行整改，確保數(shù)據(jù)安全無虞。（三）人員安全管理1.加強對檔案管理人員和使用人員的安全意識教育，提高其對檔案安全重要性的認(rèn)識，防止因人員疏忽導(dǎo)致安全事故。2.與檔案管理人員和使用人員簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案安全管理方面的責(zé)任和義務(wù)，對違反協(xié)議的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.對涉及檔案局域網(wǎng)管理和操作的人員進(jìn)行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識。八、檔案統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.定期對檔案的收集、整理、存儲、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查詢?nèi)舜?、借閱次?shù)等。2.統(tǒng)計檔案局域網(wǎng)的運行情況，如網(wǎng)絡(luò)流量、設(shè)備使用時長、系統(tǒng)故障次數(shù)等。3.對檔案管理工作中的各項業(yè)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，由檔案管理人員按照規(guī)定的統(tǒng)計周期進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件系統(tǒng)的統(tǒng)計功能，生成各類統(tǒng)計報表，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。3.對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行定期分析，通過對比不同時期的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題和趨勢，提出改進(jìn)措施和建議。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案局域網(wǎng)的管理情況進(jìn)行自查，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案信息的安全狀況、用戶操作的規(guī)范性等。2.信息技術(shù)部門對檔案局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)安全、設(shè)備運行等情況進(jìn)行日常巡檢，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在的安全隱患和技術(shù)問題。3.各使用部門應(yīng)配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，對本部門在檔案局域網(wǎng)使用過程中存在的問題及時進(jìn)行整改。（二）外部審計1.定期聘請專業(yè)的審計機構(gòu)對公司檔案局域網(wǎng)管理情況進(jìn)行審