PAGE司法局檔案移交制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)司法局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案移交工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案向檔案管理部門的移交工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)接收、整理、保管和提供利用。2.完整準(zhǔn)確原則。各部門應(yīng)確保移交檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠全面反映工作活動(dòng)的真實(shí)情況。3.及時(shí)移交原則。各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將檔案移交檔案管理部門，不得拖延或積壓。二、檔案移交的范圍（一）文書檔案1.本局制定的各種文件、法規(guī)、規(guī)章、制度、辦法以及上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本局工作有關(guān)的文件、批示、通知等。2.本局召開的各種會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。3.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。4.本局的工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。5.本局的人事任免、獎(jiǎng)懲、考核、工資福利等文件材料。6.本局的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等文件材料。7.本局的外事活動(dòng)文件材料，包括出國考察、訪問、接待外賓等活動(dòng)的文件材料。（二）業(yè)務(wù)檔案1.司法行政業(yè)務(wù)檔案，包括律師管理檔案、公證管理檔案、法律援助檔案、基層法律服務(wù)檔案、社區(qū)矯正檔案、安置幫教檔案等。2.法制宣傳教育檔案，包括法制宣傳活動(dòng)方案、宣傳資料、培訓(xùn)記錄等。3.人民調(diào)解檔案，包括調(diào)解申請(qǐng)書、調(diào)解記錄、調(diào)解協(xié)議書等。4.司法鑒定檔案，包括鑒定委托書、鑒定意見書、鑒定檔案等。（三）聲像檔案1.本局組織的重要活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)等的照片、錄像、錄音等聲像資料。2.本局領(lǐng)導(dǎo)參加重要活動(dòng)、會(huì)議等的照片、錄像、錄音等聲像資料。3.本局與其他單位合作開展活動(dòng)的照片、錄像、錄音等聲像資料。（四）電子檔案1.本局形成的電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。2.本局掃描錄入的紙質(zhì)檔案的電子副本。三、檔案移交的時(shí)間（一）文書檔案1.當(dāng)年形成的文書檔案，在次年上半年整理完畢后移交檔案管理部門。2.跨年度的文書檔案，在最后一年整理完畢后移交檔案管理部門。（二）業(yè)務(wù)檔案1.司法行政業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理完畢并移交檔案管理部門。2.法制宣傳教育檔案、人民調(diào)解檔案、司法鑒定檔案等，應(yīng)在每年年底前整理完畢并移交檔案管理部門。（三）聲像檔案1.本局組織的重要活動(dòng)、會(huì)議、培訓(xùn)等的聲像檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理完畢并移交檔案管理部門。2.本局領(lǐng)導(dǎo)參加重要活動(dòng)、會(huì)議等的聲像檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后三天內(nèi)整理完畢并移交檔案管理部門。3.本局與其他單位合作開展活動(dòng)的聲像檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理完畢并移交檔案管理部門。（四）電子檔案1.本局形成的電子文件，應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)歸檔，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)。存儲(chǔ)滿一年后，應(yīng)將電子檔案移交檔案管理部門。2.本局掃描錄入的紙質(zhì)檔案的電子副本，應(yīng)在紙質(zhì)檔案移交檔案管理部門時(shí)一并移交。四、檔案移交的程序（一）編制移交清冊(cè)1.各部門在檔案移交前，應(yīng)按照檔案管理部門的要求，對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)，并編制移交清冊(cè)。2.移交清冊(cè)應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、形成時(shí)間、來源等內(nèi)容，并一式兩份。（二）審核移交清冊(cè)1.檔案管理部門收到各部門編制的移交清冊(cè)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核的內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等。2.如發(fā)現(xiàn)移交清冊(cè)存在問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其進(jìn)行補(bǔ)充、修改或完善。（三）辦理移交手續(xù)1.經(jīng)審核無誤的移交清冊(cè)，由移交部門和檔案管理部門雙方簽字確認(rèn)，并辦理移交手續(xù)。2.移交手續(xù)應(yīng)包括檔案的交接清單、移交時(shí)間、移交人、接收人等內(nèi)容，并由雙方簽字蓋章。（四）檔案接收與登記1.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)按照移交清冊(cè)進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，并辦理接收登記手續(xù)。2.接收登記應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、形成時(shí)間、來源、移交時(shí)間、移交人、接收人等內(nèi)容，并將登記情況記錄在檔案管理系統(tǒng)中。五、檔案移交的要求（一）檔案整理要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門制定的檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)。2.檔案應(yīng)裝訂整齊、編目規(guī)范、標(biāo)識(shí)清晰，便于保管和利用。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并進(jìn)行分類、編號(hào)和備份。（二）檔案質(zhì)量要求1.移交的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠全面反映工作活動(dòng)的真實(shí)情況。2.檔案的字跡應(yīng)清晰、工整，簽字蓋章應(yīng)齊全、有效。3.聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音完整，能夠準(zhǔn)確反映活動(dòng)的內(nèi)容和過程。（三）檔案載體要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的紙張進(jìn)行打印、書寫或復(fù)印，不得使用易褪色、易破損的紙張。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好、安全性高的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行備份。3.聲像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好、安全性高的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如磁帶、光盤等，并進(jìn)行分類、編號(hào)和備份。（四）檔案保密要求1.各部門在檔案移交過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全。2.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行保密處理，不得擅自公開或泄露。六、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門本局檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案移交制度的執(zhí)行情況，包括移交時(shí)間、移交程序、移交要求等的落實(shí)情況。2.檔案整理、分類、編號(hào)等工作的質(zhì)量情況，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等。3.檔案載體的質(zhì)量情況，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等的載體耐久性、安全性等。4.檔案保密情況，包括對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案的保密處理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。檔案管理部門每年定期對(duì)各部門檔案移交工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果納入本局年度檔案工作考核內(nèi)容。2.不定期抽查。檔案管理部門不定期對(duì)各部門檔案移交工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.專項(xiàng)檢查。對(duì)檔案移交工作中存在的突出問題或重要事項(xiàng)，檔案管理部門可組織專項(xiàng)檢查，確保檔案移交工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。（四）問題處理1.對(duì)在檔案移交工作中違反本制度規(guī)定的部門和個(gè)人，檔案管理部門應(yīng)責(zé)令其限期整改