PAGE醫(yī)院檔案部管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案部管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院檔案部及全院各部門(mén)、科室在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案部歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.建立健全醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，確保檔案實(shí)體安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.開(kāi)展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。6.積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案資料查閱、借閱等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。7.組織開(kāi)展醫(yī)院檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。8.參與醫(yī)院重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，對(duì)檔案形成過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。9.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案行政管理部門(mén)及相關(guān)單位的聯(lián)系與溝通，及時(shí)報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）各部門(mén)、科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)、科室在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案部。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)、科室檔案工作的日常管理，協(xié)助檔案部做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院檔案管理制度，在檔案形成過(guò)程中確保文件材料的質(zhì)量，保證檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。4.配合檔案部做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)歸還檔案，并做好利用登記。5.接受檔案部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極支持檔案部開(kāi)展各項(xiàng)檔案管理工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療檔案：包括門(mén)診病歷、住院病歷、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、講稿、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書(shū)、學(xué)生成績(jī)考核記錄、教學(xué)評(píng)估材料等。3.科研檔案：科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研論文、成果鑒定材料、專利證書(shū)等。4.行政管理檔案：醫(yī)院行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。5.黨團(tuán)工作檔案：黨組織文件、黨員名冊(cè)、入黨申請(qǐng)書(shū)、團(tuán)組織活動(dòng)記錄等。6.其他檔案：醫(yī)院與外部單位簽訂的合同協(xié)議、捐贈(zèng)協(xié)議、外事活動(dòng)檔案等。（二）收集要求1.各部門(mén)、科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并與紙質(zhì)文件同步收集，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.整理后的檔案應(yīng)編目準(zhǔn)確、裝訂整齊、裝盒規(guī)范，便于查找和管理。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別分為醫(yī)療檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、行政管理檔案、黨團(tuán)工作檔案、其他檔案等六大類。每大類下再根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行二級(jí)分類。例如，醫(yī)療檔案可分為門(mén)診病歷類、住院病歷類等；行政管理檔案可分為行政文件類、人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用年度類別流水號(hào)的方式，如“2023YL001”表示2023年的醫(yī)療檔案第1份。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便檢索利用。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照一定順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響檔案的查閱和利用。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止編號(hào)等信息。四、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的房間，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫(kù)房溫度在14℃24℃，相對(duì)濕度在45%60%。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。4.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理庫(kù)房存在的問(wèn)題。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)存放在符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架或檔案盒中，確保檔案存放安全、整齊。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換或修復(fù)。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映醫(yī)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)醫(yī)院工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如醫(yī)院的重要規(guī)章制度、重大歷史事件記錄、重要科研成果檔案等。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保管。如一般的醫(yī)療檔案、教學(xué)檔案、行政管理檔案等。（四）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.每年定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、目錄等信息，確保檔案賬實(shí)相符。2.對(duì)清點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理，如檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各部門(mén)、科室因醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)后，可查閱、借閱醫(yī)院相關(guān)檔案。3.患者及其家屬在符合規(guī)定的情況下，可查閱與其相關(guān)的醫(yī)療檔案。（二）利用手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、利用目的等信息，經(jīng)所在部門(mén)、科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案部辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱或借閱的檔案內(nèi)容、利用目的等，經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案部辦理查閱或借閱手續(xù)。3.患者及其家屬查閱醫(yī)療檔案，應(yīng)攜帶有效身份證件，填寫(xiě)《醫(yī)療檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)醫(yī)院相關(guān)科室同意后，到檔案部辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案部應(yīng)根據(jù)利用者的申請(qǐng)，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱：借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改或損壞檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（四）利用登記檔案部應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用日期、檔案名稱、編號(hào)、查閱范圍、利用目的、歸還日期等信息。利用登記應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查詢。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案部負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專家等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。2.對(duì)反映醫(yī)院重要?dú)v史事件、重大科研成果、關(guān)鍵醫(yī)療技術(shù)等具有重要價(jià)值且需長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)列為永久保管檔案。3.對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值，但隨著時(shí)間推移利用價(jià)值逐漸降低的檔案，應(yīng)列為定期保管檔案。4.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案名稱、編號(hào)、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案部指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案與《檔案銷毀清冊(cè)》內(nèi)容是否一致，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。2.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。3.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告檔案鑒定工作小組。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為醫(yī)院提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化流程與要求1.掃描錄入：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像應(yīng)清晰、完整。掃描后的電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。2.數(shù)據(jù)掛接：將掃描后的電子文件與檔案目錄進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.元數(shù)據(jù)錄入：錄入檔案的元數(shù)據(jù)信息，包括題名、日期、責(zé)任者、保管期限等，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。4.數(shù)據(jù)審核：對(duì)數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。審核內(nèi)容包括圖像清晰度、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、索引關(guān)系正確性等。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能模塊，滿足醫(yī)院檔案管理工作的需要。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同用戶的操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)和修改檔案信息。八、檔案工作人員管理（一）人員配備檔案部應(yīng)根據(jù)工作需要，配備足夠數(shù)量的專職檔案工作人員。檔案工作人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉醫(yī)院工作流程，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。（二）培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、信息化技術(shù)等，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。2.建立檔案工作人員考核制度，對(duì)檔案工作人員的工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等進(jìn)行考核?？己私Y(jié)果作為檔案工作人