PAGE2022檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項工作的過程和結(jié)果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合管理部門作為檔案管理部門，負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負責公司檔案的保管、保護和安全防范工作，確保檔案的完整與安全。4.建立健全公司檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負責公司檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Φ狡跈n案進行鑒定和銷毀。6.負責公司檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。8.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。（二）檔案形成部門公司各部門負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，并指定專人負責檔案管理工作。其主要職責包括：1.負責本部門在各項工作活動中形成的各類文件材料的收集、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，對本部門形成的文件材料進行分類、立卷，編制卷內(nèi)目錄和備考表，定期向公司檔案管理部門移交。3.協(xié)助公司檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供有關(guān)檔案利用的信息和線索。4.負責本部門檔案的臨時保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案管理人員1.檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負責公司檔案的日常管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)，責任心強。2.各部門的檔案管理人員應(yīng)相對穩(wěn)定，如有變動應(yīng)及時做好交接工作，并報公司檔案管理部門備案。檔案管理人員應(yīng)積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會議紀要、決議，工作計劃、總結(jié)，人事檔案、勞動合同，行政公文、函件，證照、資質(zhì)證書等。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料。3.經(jīng)營管理類：包括市場調(diào)研、營銷策劃、客戶關(guān)系管理、銷售合同、采購合同、招投標文件等。4.財務(wù)管理類：包括財務(wù)預(yù)算、決算、報表，會計憑證、賬簿，審計報告、稅務(wù)資料等。5.人力資源管理類：包括招聘、培訓、績效考核、薪酬福利、員工檔案等方面的數(shù)據(jù)和文件。6.項目管理類：包括項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告等。7.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項目規(guī)劃、技術(shù)方案、實驗報告、技術(shù)成果、專利申請等文件。8.質(zhì)量管理類：包括質(zhì)量體系文件、質(zhì)量標準、檢驗報告、質(zhì)量事故處理等資料。9.安全環(huán)保類：包括安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、環(huán)保監(jiān)測報告等。10.其他類：不屬于上述分類的其他檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.年度：以公元紀年，用四位數(shù)字表示，如“2022”。2.類別：按照檔案分類的順序，用兩位數(shù)字表示，如“01”代表行政管理類。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。例如，一份2022年形成的行政管理類檔案，其編號為“2022010001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時收集本部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀要等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部的請示、報告、批復(fù)、函件等公文。5.公司的人事檔案、工資檔案、培訓檔案等。6.公司的財務(wù)報表、會計憑證、賬簿、審計報告等。7.公司的項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告等。8.公司的技術(shù)研發(fā)資料、專利申請文件、技術(shù)成果等。9.公司的質(zhì)量體系文件、質(zhì)量標準、檢驗報告、質(zhì)量事故處理等資料。10.公司的安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、環(huán)保監(jiān)測報告等。11.公司的各類會議記錄、紀要、決議等。12.公司組織的各類活動的文件材料，如活動方案、通知、照片、錄像等。13.公司員工的個人業(yè)績考核材料、獎勵與處罰記錄等。14.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。電子文件的命名應(yīng)規(guī)范，便于識別和查找。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并進行整理和編目。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。整理工作應(yīng)按照以下原則進行：1.遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管、檢索和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類的要求，將收集到的文件材料進行分類。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法進行組卷。組卷時應(yīng)注意文件材料的數(shù)量適中，厚度均勻，便于裝訂和保管。3.編目：對每一卷檔案編制卷內(nèi)目錄和備考表。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目；備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件的數(shù)量、整理情況、缺損情況等信息。4.裝訂：將卷內(nèi)文件材料按照順序排列整齊，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀。5.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案數(shù)量準確、存放有序、無損壞丟失等情況。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止蟲害和霉菌滋生。6.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。（三）檔案的存放方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號順序上架存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放。2.電子檔案應(yīng)按照存儲介質(zhì)的類型進行分類存放，存儲介質(zhì)應(yīng)標明檔案編號、名稱、存儲時間等信息。3.聲像檔案應(yīng)按照類別和時間順序進行整理存放，并建立相應(yīng)的檢索目錄。六、檔案的檢索與利用（一）檢索工具公司應(yīng)建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，包括檔案目錄、索引、指南等，方便檔案的查詢和利用。檔案檢索工具應(yīng)定期更新和維護，確保其準確性和完整性。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱：公司外部單位因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好借閱登記工作。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。3.復(fù)制：公司內(nèi)部員工因工作需要復(fù)制檔案時，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門復(fù)制。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供復(fù)制服務(wù)，并做好復(fù)制登記工作。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，以保證其有效性。（三）利用審批1.查閱檔案：由所在部門負責人審批，審批權(quán)限為[具體審批金額或事項范圍]。2.借閱檔案：由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批權(quán)限為[具體審批金額或事項范圍]。3.復(fù)制檔案：由所在部門負責人審批，審批權(quán)限為[具體審批金額或事項范圍]。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案編號、檔案名稱、查閱頁數(shù)、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等信息。檔案利用登記應(yīng)定期整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作計劃，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定工作主要從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行審查，判斷檔案是否具有保存價值。具體鑒定內(nèi)容包括：1.是否反映公司的主要職能活動和基本歷史面貌。2.是否對公司的決策、管理、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作具有重要參考價值。3.是否涉及公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息。4.是否與現(xiàn)行政策、法規(guī)、制度相抵觸。5.是否重復(fù)、內(nèi)容空洞或無查考利用價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見，填寫《檔案銷毀鑒定表》。2.《檔案銷毀鑒定表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀時應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，作為檔案銷毀工作的重要憑證保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標公司檔案信息化建設(shè)的目標是實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司的各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：1.檔案錄入：支持多種格式的文件錄入，包括紙質(zhì)文件的掃描錄入、電子文件的直接上傳等，并能自動識別文件內(nèi)容，進行分類和編目。2.檔案存儲：提供安全可靠的檔案存儲功能，支持海量數(shù)據(jù)存儲，并能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)。3.檔案檢索：具備強大的檢索功能，能夠根據(jù)檔案編號、題名（關(guān)鍵詞）、責任者、日期等多種條件進行快速檢索，提高檔案查詢效率。4.檔案利用：支持檔案的在線查閱、借閱、復(fù)制等利用功能，并能對利用情況進行詳細記錄和統(tǒng)計分析。5.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密，只有授權(quán)用戶才能訪問和操作相關(guān)檔案。6.系統(tǒng)管理：包括系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護、日志管理等功能，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度