PAGE集團(tuán)職工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)職工檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)職工合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司的全體職工檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：集團(tuán)職工檔案由集團(tuán)人力資源部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：職工檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映職工的工作經(jīng)歷、政治面貌、業(yè)務(wù)能力等情況。3.保密安全原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密規(guī)定，確保職工檔案信息安全，防止檔案信息泄露。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為職工提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.職工個(gè)人履歷表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、參加工作時(shí)間、工作經(jīng)歷等。2.職工的任職文件、任免審批表、崗位變動(dòng)記錄等。（二）自傳材料職工本人撰寫的自傳，反映個(gè)人成長經(jīng)歷、思想變化等情況。（三）鑒定、考核、考察材料1.職工年度考核登記表、績效考核評價(jià)表等。2.職工晉升、職稱評定、評先評優(yōu)等的鑒定材料。3.對職工進(jìn)行考察形成的考察材料，如干部考察報(bào)告等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.職工的學(xué)歷學(xué)位證書、學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告等。2.參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)記錄等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、專業(yè)技術(shù)職稱證書等。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)志愿書，入黨、入團(tuán)申請書，轉(zhuǎn)正申請書等。2.政治歷史情況的審查材料，如審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告等。（六）黨團(tuán)材料1.黨員登記表、黨員組織關(guān)系介紹信等。2.團(tuán)員登記表、團(tuán)費(fèi)收繳記錄等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.各級政府、部門、單位授予職工的榮譽(yù)稱號證書、獎(jiǎng)勵(lì)決定等。2.集團(tuán)內(nèi)部表彰獎(jiǎng)勵(lì)的相關(guān)材料。（八）處分材料1.職工受到黨紀(jì)、政紀(jì)處分的決定、調(diào)查報(bào)告等。2.解除處分的相關(guān)材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.職工工資變動(dòng)審批表、工資條等。2.職工任免審批表、出國（境）審批表等。（十）其他可供組織參考的材料1.職工的健康體檢報(bào)告、職業(yè)病診斷證明等。2.職工的社會(huì)信用記錄、違紀(jì)違法記錄等。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門負(fù)責(zé)定期收集職工檔案材料，各部門應(yīng)積極配合，及時(shí)將涉及職工的相關(guān)材料移交人力資源部門。2.職工個(gè)人應(yīng)主動(dòng)向人力資源部門提交與檔案相關(guān)的材料，如學(xué)歷學(xué)位證書、獲獎(jiǎng)證書等。（二）整理1.人力資源部門對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理，按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行排序，確保材料齊全、完整。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄，便于查找和管理。3.對破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案保管（一）保管機(jī)構(gòu)集團(tuán)設(shè)立專門的職工檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行通風(fēng)、消毒，防止檔案霉變、蟲蛀。2.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案類別、職工姓名等順序排列，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱職工檔案的，應(yīng)填寫《職工檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、抽取、撤換檔案材料。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得在檔案上圈劃、批注等。（四）檔案查閱1.職工本人有權(quán)查閱自己的檔案，但應(yīng)提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.其他人員查閱職工檔案，應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定，并經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。五、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.職工工作調(diào)動(dòng)、離職、退休等原因，需要轉(zhuǎn)遞檔案。2.檔案管理機(jī)構(gòu)發(fā)生變更，需要轉(zhuǎn)遞檔案。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門根據(jù)職工轉(zhuǎn)遞檔案的原因，填寫《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并密封檔案。2.將檔案通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章。3.對檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行登記，建立檔案轉(zhuǎn)遞臺賬，確保檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確性和可追溯性。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立集團(tuán)職工檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息錄入與維護(hù)1.人力資源部門安排專人負(fù)責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入信息準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案材料，刪除已失效的信息。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并異地存放。3.制定檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的信息安全事故。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策。2.檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。（二）具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)職工檔案的收集、整理、保管、借閱、查閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。2.維護(hù)檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，確保檔案信息的安全和準(zhǔn)確。3.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，提高檔案管理水平。4.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容，對違反檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行制止和糾正。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體集團(tuán)人力資源部門負(fù)責(zé)對所屬各單位的職工檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、借閱、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。2.檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。3.檔案信息化管理情況，包括信息錄入、維護(hù)、安全等方面。（三）問題處理對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人